自社内に開設したサテライトオフィスで、新しい働き方に挑戦

東京オリンピック期間中の本社社員の受け入れ体制を整えるため、製造所内の空きスペースを活用したサテライトオフィス構築計画からスタートし、「人と人とがつながり、情報が交差する、人と知識創造が交わる空間にしたい」という想いを込めたワークスペース（名称：スパイラルラウンジ）を2020年7月にオープン。
空間構築時に拘ったポイントや実際にラウンジを活用されている社員様の様子などをインタビューさせていただきました。

Q.オフィスをリニューアルされたきっかけを教えてください

きっかけは、『東京オリンピック期間中、本社社員を“田無製造所”で受け入れてもらえないか』という相談を人事部から持ち掛けられたことです。

当時、オリンピック期間中は、都内の一部区域に入場規制をするという話が出ていて、品川区大崎にある本社もその対象となる可能性がありましたので。

当初は、製造所内にある会議室をタッチダウンスペースとして開放しようという案も出ていたのですが、ちょうどその頃、世の中で「サテライトオフィス」というものが話題になっていたこともあり、『せっかくだったら、製造所内にサテライトオフィスを作ってみてはどうか』と提案し、人事や総務と連携しながら、予算化に向けて計画を進めることにしました。

現在、スパイラルラウンジとしてリニューアルしたスペースは、元々、事務所として使用していました。
計画を練り始めたタイミングで、この場所を使っていた部署が横須賀製造所へ移動することが決まり、タイミングよく空きスペースを確保できたことも、計画を推進する追い風に。

また、初めは、サテライトオフィスとして計画を進めていましたが『せっかくだったら製造所内や他拠点で働くワーカーの交流スポットとしても活用したい』との思いから、サテライトオフィスとして利用するだけでなく、製造所内の社員も使うことのできるスペースとしてリニューアルすることになりました。

Q.オフィスリニューアル前の貴社の働き方や働く環境における課題を教えてください

製造所内で働く社員は、新しい働き方や他社がどのような環境で働いているのかなど、世の中の移り変わりを「知らない」というのが正直なところでしたので、「働き方の課題はこれだ」というのを明確には持っていない状態でしたね。

「働き方改革」という言葉は知っていながらも、それが働く環境やオフィスには直結せず、仕事場はいわゆる事務机とイス（座れればなんでも良い）でするものだという固定概念があったのだと思います。

一方で、私たちは、仕事柄、コクヨさんを始めとしたオフィス家具メーカーのショールームやオフィスを見学させていただく機会があったので、『ABW的な働き方がいいな』『こういうオフィスだと生産性が上がりそうだな』というのが、具体的にイメージできていました。

そういったことから、『今の時代はこういう流れなんだよ』というのを自分たちから、社内に発信したいという想いが強かったですね。

そのために、社員がこのスペースを使って、様々な仕事のスタイルが体験できるよう、立って仕事をすることができる昇降式のテーブルやカフェ風のソファ、集中ブースなど、様々な機能の家具を配置しました。

Q.オフィス構築時にこだわったポイントを教えてください

こだわったポイントは大きくわけて２つあります。

１つ目は、今まで触ったことのない機能のある什器を入れること。

家具を選定する際、まずは、自分が仕事をする時に「何を使いたいか」というのを考えてみました。自分だったら、その時の仕事の状況に合わせて、使う家具が選べる設えが良いなと。

例えば、ソロワークの時は『集中できるブース席がいいな』とか、メンバーに相談しながらアイデアを膨らませたいと思う時は『ホワイトボードに書き込みながら話せるスペースがあればいいな』など、具体的にその場所で働いている自分をイメージし、コクヨの設計や営業の方に相談しながら、そのシーンごとに合う家具を選んでいきました。

また、自部門以外の人とも関わる機会がこのスペースで生まれたら良いなという想いもありましたので、例えば、メイン通路越しにモニターが見えるように角度を付けて設置するなど、動線にもこだわりました。

『喫煙者は喫煙ルームで何気ない会話が生まれますが、非喫煙者にはそういったスペースはないなと日頃から思っていましたので、スパイラルラウンジがそんな空間になればいいなと』

２つ目は、スパイラルラウンジの３つのエリア、ソロワークを目的とした「集中エリア」（静）と「ダイナミックコミュケーションを実現するミーティングエリア」（動/導）それらをつなぐ役割を果たす「ソファー・ウッドデッキエリア」の違いを明確に打ち出したいということ。

利用者に対し、各エリアの違いがひと目で分かるよう、カーペットの色の選定から家具選び、配置に拘りました。

Q.オフィス構築時に、苦労した点は何ですか？またそれをどのようにして乗り越えられたのか教えてください

元々、事務所として使用していたので、壁面に設置してあるファンコイルや収納庫は、当時の名残がある状態でした。

どのようにすれば「事務所感」を払拭することができるのか、それに頭を悩ませましたね。今までの製造所内にはない、新しい空間にしたかったので。
それで、ファンコイルや収納庫はどうにか隠せないかとコクヨさんに相談。

我々のリクエストに対し、設計の方からは『ファンコイルを特注の造作カウンターで隠した上で、窓面に向かってイスをレイアウトし、外を見ながら仕事ができるスペースにしませんか？』と提案いただきました。

隠すだけではなく、新しい活用方法のアイデアまで提案していただき、驚きと共に、そこまで親身になって私たちのために考えてくれる姿勢が嬉しかったですね。

結果、今まで、デッドスペースとなっていた部分でしたが、周りの視線を気にすることなく仕事ができたり、ランチタイムを一人でゆっくり過ごしたりと多目的に活用できる場へと生まれ変わりました。

収納庫については、スペースを広く使うために、コクヨさんからは『撤去してはどうか』と提案をいただいたのですが、こちらからは『収納庫は残したうえで、空間全体の雰囲気を崩すことなく上手くやって欲しい』とリクエストしました。

そこで、壁面に10台以上並ぶ収納庫の扉や引き出しの１つ１つに上から黒いシートを貼ることで、空間全体と調和をとることに成功。我々の希望を叶えていただきました。

元は、アイボリーの昔ながらの収納庫でしたが、今は見る影もありません。

また、２つ目の苦労は、運用ルールづくりです。
このようなスペースを設けることは、他の製造所を含めても初めての試みでしたので、どのように使うのかを決める「運用ルールづくり」には少し時間がかかりました。

サテライトオフィスでの利用の他、元々、製造所で働いているメンバーには、『ON/OFFの切替えの場として使ってもらいたい』という想いもあったので、コクヨさんの霞が関ライブオフィスを見学した際にご紹介いただいた「砂時計を使った時間管理」を私たちも取り入れました。
ソロワークで利用する際は、１回につき１時間までの利用とし、時間管理をデスク上に設置した砂時計で行っています。

Q.オフィスリニューアル後、社員の皆様の働き方はどのように変わりましたか

スパイラルラウンジオープン後は、本社勤務の人たちも、このスペースを使ってミーティングしている風景を頻繁に目にするようになりました。
同じ空間で仕事をしていると、「他の拠点の人たちが、今どのような仕事をしているのか」を知る機会にもつながります。

技術職の方は、『明日までに資料作らなきゃ』と言いながらラウンジ内の集中ブースで資料を仕上げたりすることも。
これは、今までにはなかった光景です。

そういった面で、狙ったとおりの使われ方をしているなと感じますね。

また、このラウンジは特に女性社員に好評なんですよ。

以前から『お昼休憩中にリフレッシュするスペースが欲しい』という要望が出ていたのですが、なかなか実現できずにいました。

今では、お昼の時にラウンジに来て『今日はどこで食べようかな』と話をしている社員の姿もあるほど、憩いのスペースとして親しまれています。

「会議室を取るまでもないけど、ちょっと相談したい」「自席周りでは話しにくい」といったシーンでもこの場を活用しています。

アシスタントさん同士の情報交換もこの場所で行われるようになりました。違う部署のアシスタントさん同士でノウハウの共有をしている場面もよく目にします。
今までは、会議室を取ったり、自席でやっていたりしたことを『せっかくだから、気分変えてラウンジでやろう』という社員が増えてきているなと。

「緩やかな情報交換の場」としての機能も大いに果たしていると感じます。

今は、事務方の社員がメインのユーザーなので、今後は現場の人たちにも使ってもらえるようになると良いなと感じています。

例えば、製造現場の社員に対し、現場のリーダーから「安全訓話」といって『こういう不安全行動があったから気を付けましょう』といった会を現場でやっているのですが、そういったものは、気分を変えてラウンジでやってもらってもらえるようになれば嬉しいなと。

「不安全行動を無くすためにはどうしていったら良いか」をここの場で、みんなでディスカッションしてみたり。

まだ限られた部署の人しか使ってないので、もっと幅広い人たちに使ってもらえるようになれば、より交流が進むと思います。
雑談でも良いので情報交換の場として今以上に活性化させることを目指しています。

そのために、まずは、この場所を知ってもらうことが重要だと思い、労働組合の会合での使用を呼びかけるなど、認知度を上げるための取組みも徐々に始めています。

Q.さいごに、コクヨマーケティングをパートナーとして選ばれた理由をお聞かせください

元々は、私自身（松本課長様）がコクヨファンだったということもありますが、一番は、営業マンの熱意、「お客様の求めるものを何とか形にしたい」という想いを感じたということが大きいですね。こちらからの要望に対して、真摯に応えようという姿勢を強く感じました。

私（鈴木様）が感じたことは、とにかく「営業の方と相性が良かった」ということです。

こちらの要望に寄り添って、一緒に良いものを作っていこうという姿勢に好感が持てました。
営業の方が、１回目の図面を持って来たとき、色々と要望をださせていただいたのですが、こちらのニーズを的確にキャッチし、提案として返してくれました。

１回目と比較し、２回目の図面が格段に良くなっていたので、それを見て『おっ、この空間で働いてみたいな』と率直に思いました。そこからコクヨさんにお願いしたいという想いが強くなりましたね。

また、営業の方だけでなく、設計の方や施工管理の方も一丸となって、今回のプロジェクトを進めてくれたので、安心してお任せすることができました。

ちょうど、施工に入るタイミングで新型コロナウィルスが蔓延してきたので、工程は当初の予定より遅れた部分はありましたが、遅れている間に配置や工程を煮詰める時間に充てることができました。

コロナ禍の施工は、感染対策に充分気を付けて進めなくてはならない部分がありましたが、コクヨの施工管理の方を中心に工程管理もきちんとしていただいたお蔭で、スムーズに進行することができました。

また、設計担当者の方は、執務スペースの提案はもちろんのこと、エントランスホールに掲示している看板のロゴを決める時にも、複数の案を持ってきてくれるなど、細部にまで拘って設計をしてくださりました。

「楽しい雰囲気のポップなロゴ」や「住友重機械工業の企業イメージを表すような、重厚感のあるロゴ」など、「スパイラルラウンジ」に相応しいロゴデザインはどのようなものが良いだろうと、設計の方を中心に、色々なアイデアを出し合いながら決めました。

決定したロゴには、「住友重機械工業」らしさを演出するために、文字の一部に歯車のイラストが入っているんですよ。

我々のスパイラルラウンジに込めた想いを形にしてくださったコクヨの営業、設計、施工管理の方には、大変感謝しています。