社員を巻き込んだオフィスリニューアルで、働き方改革から風土改革へ

2018年に2F設計フロアをリニューアルしたものの、什器が新しくなっただけで、その後の働き方に対する意識向上に繋がらなかったことを後悔しておられました。今回、1Fをリニューアルするにあたり、働き方改革につなげたいという思いと、オフィス環境改善に伴う人材確保も見据えて、社員を巻き込んでプロジェクトを推進されたプロセスなどをお伺いしました。

Q.オフィスをリニューアルされたきっかけを 教えてください

大きく二つあります。旧オフィスでは、オフィス内の事務机や収納庫などの什器が古く、また、貰い物や中古品をあちこちから集めて、その都度用意していましたので、オフィスを見渡すと什器の高さや大きさがまちまちでした。机上を広く使える人もいれば、片や本当に狭いスペースで仕事をしている人もいて、これでは思ったように仕事ができないのではと思い、オフィスをリニューアルの相談をさせていただいたのが一つです。

もう一つは、人材確保の視点です。同業他社さんでも、オフィス環境に配慮してリニューアルをされているというお話を聞いていました。例えば、書類が山積みになってごちゃごちゃしているオフィスの風景を見ていただいても、こんな職場環境では入社したいという気持ちにならないでしょうし、ブラック企業と思われるのも嫌でした。この先、企業として生き残っていくために、何とかしなければと思っていました。

職種的に、残業が多いメンバーも多く、とはいえ昔から当たり前になっている働き方は中々変えられない。オフィスリニューアルをきっかけに、働き方改革を推進することで、残業時間を減らしたいという感覚もありました。

Q.オフィスリニューアル前の貴社の働き方や働く環境における課題を教えてください

実は、今回のリニューアルは２回目でして、2018年5月に２Fの設計部のフロア、今年2019年5月に総務部と測量補償部のフロアをリニューアルしました。１回目のリニューアルは正直手探り状態で、総務部が率先してオフィス環境を整備しなければという思いが強く、ある程度総務主導で推進してしまいました。新調した収納庫を課別に割り当て、使い方はそれぞれの課で考えて運用してくださいと説明したところ、蓋を開けてみると、書類が適当に置いてあったり、段ボール箱が箱のまま置いてあったり、働き方や意識は変わっていなかったんです。

結果的に、什器が新しくなっただけで業務効率化できておらず、検討段階からもっと社員を巻き込む必要があったと後悔しています。

Q.オフィス構築時にこだわったポイントを教えてください

１回目の失敗を教訓に、２回目は社員を巻き込もうと、社員全員に働く環境のアンケートを実施し、また、若手メンバー中心のプロジェクトチームを作って、オフィスリニューアルを推進しました。

正直、アンケートやプロジェクトなど、業務以外のことに時間を費やすのはどうなのかと考えてしまう部分もありましたが、山西様（販売店ご担当者）とお話をさせていただく中で、仕事ばかりしていればよいという訳ではなく、自社の働き方を考え具現化していくオフィス構築の経験が、社員の成長にも繋がるという話をお聞きしましたので、そこは非常にうまくレールを敷いていただきました。

オフィスレイアウトで拘ったポイントは２点あります。

ちょうど総務部と測量補償部の間に、天井に届きそうなくらい高い棚があり、色々なものが積まれた状態でお互い圧迫感がありました。それはまず撤去したかったですね。また、地震など災害が起こったときに倒壊の恐れもあり、そういった防災視点で什器のレイアウトや配置を検討できたことはポイントの一つです。

もう一つは、長年中途半端な場所にサーバーが設置されており、レイアウト的に動かしづらかったのですが、リニューアルを機にオフィスの端にサーバールームを新設し、スペースが有効に使えるようになりました。リフレッシュできるスペースを作りたいとずっと思っていましたが、新たなスペースが生まれ、リフレッシュやオープンミーティングなど、多目的に使える空間になっています（取材時は、中学生がインターン研修で使っておられました）。レイアウト変更で新しいスペースを生み出す、今までになかった空間の使い方を教えていただいきました。大きさのそろっていなかった什器や書類も大量に捨てたことも、新しいスペースが生まれた要因の一つだと思います。

また今回は、ファイリング運用もしっかり学ぼうと、コクヨさんの書類整理術ワークショップにも参加しました。書類をすぐに見つけられる、どこにあるか場所がすぐに分かる、それができればその後の行動も早くなる、その積み重ねが業務効率化への一歩だと教えていただきました。以前のオフィスを振り返ると、使わないものが机に置いてあったり、何年も見ていない書類が長年保管されていたり、そういうことを改めて感じました。今回、「1年以上見ていない書類は捨てる」というルールにしたところ、かなりの書類を削減することができました。

Q.オフィスレイアウト変更後、社員皆様の働き方は、どのように変わりましたか？

まず初めに、オフィスがとても明るくなったことを鮮明に覚えています。お客様からも、オフィスがとても広くなりましたね、と言っていただきました。

（プロジェクトメンバー）入社時から以前のオフィス環境で高い棚もありましたので、部署で区切られている感覚など、それが普通だと思っていましたが、壁や什器が白くなり、高い棚もなくなりましたので、オフィスの明るさが全然違うなと改めて感じました。また、各部門にどんな什器が使いやすいかなどヒアリングを行ったことで、メンバーの要望も聞きながら進めることができました。

とにかく不要な什器や書類を大量に廃棄しましたので、それがとても爽快でした。新しいオフィスでは、物を置いたままにしないというルールを決めて運用しています。以前は、空いているスペースがあればモノを入れていましたが、現在では「使ったものは元の位置に戻す」ことが徹底できており、オフィスもきれいに使う意識が皆に浸透してきています。

最後に、コクヨマーケティングをオフィスリニューアルのパートナーとして選ばれた理由をお聞かせください

まず、販売店ご担当者の山西様は、実際にお話しすると単なるモノの提案だけでなく、課題に対する解決方法など共感するところが沢山あり、それから、仕事以外の困り事などお話しさせていただくうちに、パートナーとして信頼して相談できる方だなと実感しました。

コクヨさんには、ライブオフィス見学の時に「オフィスはつくったときが終わりではない、つくってからがスタート」と教えていただきました。まさにこれを実践しなければ、社員の意識は変わらないと思っています。それを人任せにするのではなく、社員全員で働きやすい環境にしようという意識に持って行けたらベストです。まだ道半ばですが、働き方改革と風土改革を両輪で、継続していけたらと思います。