株式会社ソディック様は、放電加工機メーカーの先駆者であり、「工作機械」「産業機械」「食品機械」と様々な分野で世界中のものづくりに貢献されています。
このたび、主に営業やサービスなどお客様と関わることが多いメンバーが在籍している本社建屋2階フロアのリニューアルを実施されました。リニューアル前の課題やオフィス構築時にこだわったポイントなど、リニューアルを担当された小平 麻友美 様、鈴木 裕紀 様、古藤 愛梨 様にお話を伺いました。
株式会社ソディック
総務部 本社総務課 課長代理 小平 麻友美 様、総務部 本社総務課 鈴木 裕紀 様、古藤 愛梨 様 様
| 所在地 | 神奈川県横浜市都筑区仲町台3-12-1 |
|---|---|
| URL | https://www.sodick.co.jp/ |
| 業種 | 製造業 |
| 人数 | 200名 |
| 面積 | 約72坪 |
オフィスリニューアルのきっかけを教えてください
横浜にある本社では、2017年より新たな建屋の建設や既存建屋のリニューアルなどオフィスの環境整備を順次実施しており、2階フロアは30年ほど経過しているオフィスでしたので、今回リニューアルを実施することになりました。
オフィス構築前、貴社の働き方や働く環境における課題を教えてください
2階フロアで働くメンバーは、ベテラン社員が半分以上を占めており、若手社員の育成やノウハウの共有・継承を進めるため、質量ともに今まで以上のコミュニケーションが取れるよう、働き方の改革とそれに合わせたオフィス環境の整備が急務となっていました。また、テレワークの導入によりWEB会議が増えたことで、WEB会議の際に個室会議室を使用するメンバーが多く、会議室が足りない（使用したいときに使用できない）という問題が発生し、WEB会議が実施できる環境の整備も課題でした。
オフィス構築時に、課題解決に向けてこだわったポイントやその理由、またそれを実現した手段について教えてください
フリーアドレスの導入
働き方の改革のため、フリーアドレスの導入を実施しました。今までは役職席が端にあり、部署ごとにデスクが配置されるいわゆる島型対向式のオフィスでしたが、リニューアル後は20席以上あった役職者席を2席まで減らしています。オフィスの雰囲気が大きく変わりました。また、社員が気分や働き方に合わせて選べるように、オフィス内の椅子は様々な種類、色を取り入れました。社員の自律的な働き方をサポートできたらと考えています。
固定電話の廃止
フリーアドレスの導入に伴い、固定電話を廃止し、PCで受電ができる環境を整備しました。固定電話とは違い、音質の変化やタイムラグ、PCのフリーズなど問題もありますが、ヘッドセットで受電することにより、両手が使用できるため、電話をしながらメモを取ることができる、場所を選ばずどこでも受電できる、など良い声も多く聞かれています。
健康経営取得に向けたオフィス整備
現在、株式会社ソディックでは健康経営の認定を目指しています。そのため、什器は昇降デスクや座りながら体が動かせるingチェアー、腰への負担を軽減する椅子等、働く社員の健康を意識して選定しました。また、コミュニケーション課題に対応すべく、フリーアドレスの導入やリフレッシュスペースの設置も併せて実施しています。
空調の整備
以前の空調は、部分的な温度調節ができないもので、快適に業務が行える環境ではありませんでした。当初、空調のリニューアルは実施しない方向で話が進んでいましたが、各部署へヒアリングを実施した際に強く声が上がったため、当初のリニューアルスケジュールを後ろ倒ししてでも、空調整備を実施することにしました。
オフィス構築時に、苦労した点は何ですか？またそれをどのように乗り越えられたのか教えてください
社員の意識変革
当初フリーアドレスの導入には、ほとんどの部署が前向きではありませんでした。そのため、各部署のメンバーにヒアリングを実施し、各部署の意見を取り入れながら、実際のレイアウトや運用に落とし込み、話を進めていきました。
また、ヒアリングの際は「フリーアドレスのメリットをお伝えする」ことを意識していました。ヒアリングという工程をワンクッション挟んだおかげか、現在は特に問題が発生することなく、フリーアドレスの運用ができています。さらに、ヒアリングで普段関わることのない方々とのつながりができたことから、以降のコミュニケーションも円滑に行えており、とても重要なプロセスであったと実感しています。
ペーパーレス化の推進
収納場所が半分程に減ったため、ペーパーレス化は必至でした。単に紙を削減してほしいと依頼をしても難しいと考え、まず印刷専門部門にPDF化の作業対応を依頼し、ペーパーレス化の流れをつくりました。そして、1つの部署でトライアルを実施し、その実績を横展開する形で全部署と話し込みを行いました。また、総務自身も、会社として所有していた過去の書類を積極的に削減し、その姿勢を見てもらうことで、全体のペーパーレス化を促進していきました。
オフィス構築後、従業員の皆様の働き方はどのように変わりましたか？感じておられる効果や予想外の反応（良・悪含め）などありましたら教えてください
フリーアドレスの導入により、クリアデスクをルールとしているのですが、常にデスク上が片付いていて物がないため、オフィス全体がすっきりしてきれいに見えます。以前のオフィスは重厚感のある、昔ながらの伝統的な雰囲気だったのですが、現在はオフィス全体が明るくなり、リラックス感を感じる、やわらかい雰囲気の空間になりました。リニューアル後のオフィスには様々な種類の椅子を配置しているのですが「昨日こんな椅子に座ったよ」というような、なにげない会話が増え、コミュニケーションが増加しているように感じています。
また、新たに設置したリフレッシュエリアは飲食可としているのですが、設置しているアイスクリームが、想定より早く売り切れてしまいました。リフレッシュエリアをしっかり活用いただけている結果なので、構築担当者としてはうれしい限りです。
コクヨマーケティングをオフィス構築のパートナーとして選ばれた理由を教えてください
元々、既存の内装業者さまとリニューアルの話を進めていたのですが、具体的なイメージがまとまらず、計画がうまく進んでいませんでした。そのタイミングで、コクヨさんにパースを作成していただき、具体的なイメージに落とし込むことができ、リニューアルの計画が軌道にのりました。何度も来社いただき、社内のことを理解してくださっていたため、安心感がありました。コクヨさん以外にも複数の企業のオフィス見学を実施し、最終的にコンペを実施しましたが、今回のオフィス構築は、コクヨさんにお願いすることなりました。
打合せを進める中で、社内打合せに使用する際の資料等を適切なタイミングで提供してくださり、コクヨさんの中での意思決定も早かったことが、大変ありがたかったです。提案力も高く、造作家具や照明などのアドバイスもいただけて、より素敵な空間になったと思います。
オフィス移転・改装レイアウトの課題を解決します
