「創業150周年に向けて」老舗企業の働き方変革

株式会社佐渡島様は、1876年創業の歴史ある鉄鋼商社です。鉄・非鉄の専門商社として全国各地や海外にも拠点を持ち、グローバルに事業を展開されています。単に製品を販売するだけでなく、お客様のニーズに合わせて最適な製品を提案し、必要に応じて加工までを一貫して行われており、時代の変遷に合わせて革新を続けてこられました。
このたび、時代の流れに合わせて自分たちの働き方も変化させていくことを決断され、本社オフィスの大規模なリニューアルを実施されました。代表取締役社長の佐渡島様、リニューアルプロジェクトに携わられた柴田様、増田様、総務ご担当者様にお話をお伺いしました。

まず、今回のオフィスリニューアルのきっかけについて教えていただけますか

（佐渡島様）
主なきっかけは、コロナ禍による働き方の変化です。パンデミックを経験し、時代の流れに合わせて自分たちの働き方も変化させていく必要性を強く感じました。これからの時代に即した働き方を実現するには、オフィス環境の刷新が不可欠だと考えました。

リニューアルの目的は具体的にどのようなものだったのでしょうか

（佐渡島様）
固定電話廃止、本社従業員全員にスマートフォン支給、デスクトップPCからノートPCへ切り替えを行い、インフラ面の整備を行うと共に、Web会議スペースの設置など働き方を変えるためのオフィス環境を整えました。今も継続して従業員にとってより働きやすい環境になるよう、その日の業務や気分に合わせて働く場所を選べるなど、自律的な働き方を促進する環境を整備しています。また、リニューアルを機に、一部社員が着用していた制服を廃止し、働き方変革だけでなく意識変革を進めていくきっかけにもしていきたいと考えました。

リニューアル前の貴社の働き方や働く環境における課題を教えてください

（柴田様）
主に3つの課題がありました。1つ目はペーパーレス化の推進です。紙の書類が多く、リニューアル前のオフィスは常にデスクの上に書類があふれていました。業務効率の向上やセキュリティ対策の強化を目指し、ペーパーレスを推進しました。2つ目は、古くて新しい会社という印象が伝わるオフィスにすることです。弊社はまもなく創業150年を迎えますが、リニューアル前のオフィスは長い歴史が一目でわかる、昔ながらのオフィスだったように思います。時代の変化に対応していきたいという社長の強い想いもあり、第一印象で「現代的な新しさ」を感じるようなオフィスに改築したいと考えました。3つ目は、コミュニケーションを促進させることです。リニューアル前のオフィスでは、フロア間の移動はほぼなく、他部門とのコミュニケーションが少なかったため、お互いの業務内容が見えにくい状況でした。コミュニケーションを増やし、相互理解、業務連携を進めていきたいと考えていました。

それらの課題解決に向けて、オフィス構築時にこだわったポイントや実現した手段について教えてください

紙を使わない・増やさない働き方への移行

（柴田様）
まず、ペーパーレス化については、ノートPCに切り替えるなどインフラ面の整備を行い、さらに複合機やプリンターの設置台数を減らすことで、そもそも書類を使用しない・増やさない環境を整えました。オフィスリニューアルを機に、書類は3割削減しています。クラウドの整備を同時に進めていたことで、スムーズな削減に繋がりました。座席は固定席運用ですが、社員の働きやすさを優先的に考え、引き出しのないタイプのデスクを採用したこともあり、デスク上に書類が山積みになることなく、スッキリした状態を維持できており、オフィスの印象が大きく変わりました。

ファーストインプレッションが印象的なエントランス

（柴田様）
古くて新しい会社という印象が伝わるオフィスにするため、明るさと開放感を重視しました。あえて動線を斜めにして奥行を強調し抜け感を演出、エントランスから入った時の印象にこだわりました。また、1階はホワイトベースの什器にオークカラーのカフェエリア、植栽のグリーンを多用することで明るい印象に、2階はブラックやウォルナットなど落ち着いた色味の什器を採用することでシックな印象にするなど、フロアごとに雰囲気を変えています。

社員の交流が活発化するオフィスレイアウト

（増田様）
コミュニケーション促進については、以前は3階にいた管理本部のメンバーを2階にしたことで営業部門と同じフロアで業務をすることになり、日常的な交流が増え、業務の連携がしやすくなりました。また、1階には新たにカフェエリアを設置し、リラックスした打合せやリフレッシュができるような空間をつくりました。カーペットの貼り分けで空間を区切り、植栽で目線を遮るなどして、周囲の目を気にせず使えるよう配慮しています。

オフィス構築時に苦労した点や、それをどのように乗り越えられたかについて教えて
ください

プロジェクトチームとの連携

（増田様）
最も苦労したのは、営業を続けながらのリニューアル工事です。工事の工程に合わせて、オフィス内を都度移動しながら業務を行なわなければならず、社員の協力が不可欠でした。これを乗り越えられたのは、プロジェクトチームの力が大きかったと思います。プロジェクトはオフィスリニューアルが形になる前から動き出し、各部門から選出されたメンバーと定期的な議論を行い、「ありたい姿」を描きながら検討を進めていきました。メンバーが現場への周知や協力依頼を積極的に行ってくれたおかげで、無事リニューアルを完了することができました。

オフィスリニューアルの意図や目的の明文化

（柴田様）
経営層への説明やリニューアル費用の捻出も大きな課題でした。今までに実施したことがない規模の改修でしたので、まずオフィスリニューアルの意図や目的を明確にし、明文化した内容を元に経営層へ説明を繰り返し行いました。社長の想いとプロジェクトメンバーで検討した方向性が一致していたこともあり、承認を得ることができました。今回は大阪本社のオフィスリニューアルでしたが、これは全社的な変革・挑戦の一環と位置付けており、これから自社（㈱佐渡島）がどう成長、発展していくのか、全社員に発信していきたいと考えています。

オフィス構築後、社員の皆様の働き方はどのように変わりましたか？また、感じておられる効果や予想外の反応などがありましたら教えてください

（佐渡島様）
最も顕著な変化は、コミュニケーションが取りやすくなったことですね。今年の採用活動が例年になく順調に進んだことからもそのポジティブな効果を感じました。これまでと異なり、人事担当者だけでなく営業担当者も時間のない中、積極的に採用活動に携わってくれたことが結果につながったのだと思います。
また、来社いただいたお客様から「変わったね」という声を多くいただくようになり、会社の印象が良い方向に変わったことを実感しています。

（増田様）
部門間のコミュニケーションが大きく改善しました。特に管理本部が2階に移動したことで大きな変化を感じています。同じフロアで働くことで、管理本部の役割や取り組みへの理解が深まり、部門間の協力体制が強化されました。採用プロセスにおいても、以前は管理本部がほぼ単独で採用活動を行っていましたが、現在では他部門との連携が容易になり、面接スケジュールの調整や、フォロー面談への他部門メンバーの参加など、より効果的な採用活動が可能になりました。さらにフロアを共有することで、新入社員のフォローアップや、部門を超えたメンターシップの機会が自然と増えました。今後もさらに連携が進み、会社全体のパフォーマンス向上にも繋がっていくことを期待しています。

（柴田様）
今回のオフィスリニューアルは社員の意識改革と組織文化の変革をもたらす契機となったように感じています。オフィスリニューアルに伴い、文房具の使用に不便が生じると考えたプロジェクトメンバーが、自主的に文房具を共有できるよう考え、忙しい業務の合間を縫って準備から設置までを行ってくれました。これは、まさに社長が望んでいる「指示されてやるのではなく、自分で考えて行動する」を体現するものであり、大変嬉しい出来事でした。

（総務ご担当者様）
カフェエリアの利用も活発で、現在は昼食やリフレッシュなどで主に利用されています。今後は社内イベントを開催するなど、部門を越えたコミュニケーションの場として活用できるよう検討を進めていきたいと考えています。

コクヨマーケティングをオフィス構築のパートナーとして選ばれた理由を教えてください

（佐渡島様）
コクヨさんとは長年のお取引関係があり、信頼関係が築けていたことが大きな理由の一つです。また、品川オフィスで開催されているフェアにも何度が足を運びましたが、その都度新しい提案に感銘を受けていました。特に印象的だったのは、単なる家具の提案ではなく、働き方に主軸を置いたオフィス空間の提案をされていたことです。その空間提案アプローチが、私たちの目指すオフィス環境の実現に最適だと判断し、パートナーとして選ばせていただきました。

（柴田様）
コクヨさんのオフィスやショールームを見学させていただきましたが、実際に目にした什器の質感やモノの良さは抜群で、細部まで丁寧に作り込まれていることに感銘を受けました。長期的な使用を考慮すると、安価で簡易的な仕上げではなく、高品質な製品を選択することが重要だと考えていたので、コクヨさんにお願いすることに決めました。カタログでは伝わりにくい質感やこだわりを、ショールームで直接体感できたことも大きな利点でした。

（増田様）
長年の実績に基づく安心感が、パートナー選択の大きな要因となりました。方向性が二転三転する場面がありましたが、コクヨさんは常に真摯に対応してくださいました。また、工程などにおいても柔軟に対応いただき、無理な要望にも応えていただきました。

（総務ご担当者様）
私はリニューアル後のインテリアを担当しましたが、アクタスさんとの連携による提案が魅力的でした。インテリアの選定においては、アクタスの実店舗で直接アドバイスを受けながら検討できたことが、最終的な仕上がりの質の高さにつながりました。来社した方からも「きれいなオフィスですね」と評価いただき大変嬉しく思っています。