個室ブース型WEB会議スペースの新設で、秘匿性の高い会議を安心して行える環境に

世界で初めて「プラスチック上へのめっき技術の実用化」に成功し、自動車外装用製品をはじめ様々な分野において国内外で広く実績を残されている関東化成工業株式会社様は、新型コロナウイルス感染拡大で変化した働き方に対応するため、個室ブース型のWEB会議スペースを新設されました。
今回は、WEB会議スペース新設に至った背景などをインタビューさせていただきました。

オフィスに個室ブース型のWEB会議スペースを新設されたきっかけを教えてください

我々は、主に自動車外装用のめっき製品を製造しており、主要なお取引先様である自動車メーカーの方との打合せをするために、当社の設計や開発、営業部門の者が、出張で愛知県方面へ頻繁に伺っていました。

しかし、新型コロナウイルス感染拡大以降、出張を控えるようになったため、今まで対面で行っていた打合せは、WEB会議へと変わっていきました。
オフィス内でWEB会議を実施する機会が増え、そこで直面したのが「急増したWEB会議に対応した場所がない」という問題です。

お取引先様との打合せは、発売前の製品に関するものが多く、秘匿性の高い情報を扱うため、セキュリティ上の理由から自席でWEB会議を行うこともできません。そのため、やむを得ず既存の会議室をＷＥＢ会議でも使用している状況でした。

こちらの建物内には、全部で４部屋の会議室があります。一番大きい部屋は２０名前後収容可能な広さがあるのですが、WEB会議を行うために、一人で大きい会議室を使用しているケースも多々あり、様々な面で非効率な状態でした。

また、開発や営業、設計部門メンバーは、製造現場のメンバーに対面で仕様等の相談をしながら仕事を進めるシーンが多いため、出社が必須でテレワークでは仕事ができないという事情も抱えていました。

そのような背景の中、既存の会議室で「対面での会議」と「WEB会議」の両方を行っており、常に会議室が足りない状況でした。また、2022年に入り、対面での打合せも徐々に増えはじめ、そのことも会議室不足に拍車をかけることとなりました。

慢性的な会議室不足の中、対策を検討していたところ「近頃、駅構内や商業施設でよく目にする“電話ボックスのような個室”をうちのオフィスにも設置してみてはどうか」と思ったのが個室ブース型のWEB会議スペース新設に至ったきっかけでした。

個室ブース型のWEB会議スペースを新設される際に特にこだわった点はありますか？

お取引先様との打合せ内容が外に漏れてしまうことが無いように「音漏れ対策」には非常にこだわりました。
そのためWEB会議用のスペースを新設する際は「四方が壁に覆われている個室ブース型」というのは譲れない条件でした。フルクローズドな環境であれば遮音性も高く、会議等の秘匿性を確保できると思い、特にその点を重視しました。

また、設置場所にもこだわりました。

WEB会議スペースを設置したことにより、「遠隔地のお取引先様との打合せもスムーズになり業務効率化が進んでいる点」や「WEB会議を積極的に活用することで、感染対策を行っているという当社の姿勢」を社外の方にも知っていただきたいという思いがありました。そのため、ロビーにある社外パートナー様との打合せコーナーの向かいにWEB会議スペースを設置しました。

コクヨのWORKPOD＜ワークポッド＞を選ばれた理由を教えてください

導入前に比較検討のため個室ブースを扱う各メーカーのショールームに足を運び、それぞれの製品を体感してみました。
実際に個室ブースを使ってみて、遮音性や使い勝手、デザイン、大きさなどを確認した結果、特に、遮音性能の高さが決め手となり、コクヨさんのWORKPODを導入することに決めました。

また今回、４人掛けタイプの個室ブースも併せて導入したのですが、コクヨさんの製品は、ソファ席の幅がゆったりと取られていて、４人で入っても圧迫感が無かったというのもWORKPODを選んだ理由です。

最終的には、WORKPOD１人用(スタンディングタイプ)を１台、WORKPOD１人用(ソファタイプ)を１台、WORKPOD４人用を１台導入しました。

コクヨWORKPOD＜ワークポッド＞※製品紹介サイトへのリンク

それぞれの製品の使い分けや利用ルールについて教えてください

スタンディングタイプは、WEB会議だけでなく、電話をする際にも利用しています。
私も実際にオフィス内では話しにくい内容の時はスタンディングタイプのWORKPODを利用しています。
ソファタイプ(１人用)は、WEB会議時はもちろんですが、セミナーや講習会を受講する際にも利用しています。
４人用は、オフィスから複数名でWEB会議に参加する際や、対面で秘匿性の高い社内会議、社外の方との打合せをする時に使用しています。

いずれのタイプも事前予約制としており、利用したい時に社内のワークフローソフトから各自で予約をしています。
時間制限は特に設けていませんが、今のところ「予約がいっぱいで利用できない」といったことは発生していないので、現状の運用で上手く回っていると思います。

WORKPOD設置後の社員様の働き方の変化や感じておられる効果について教えてください

WORKPOD導入後、既存の会議室をWEB会議で利用するといったことはなくなりましたので、慢性的な会議室不足が解消されました。
また、WORKPODを導入したことにより、お取引先様との重要な情報を取り扱うWEB会議も秘匿性が確保された空間で安心して行うことができるようになりました。
出張して対応していた部分がWEBに変わったことで、業務効率化が進み、お取引先様からのご要望にもスピード感をもって対応できるようになったと感じています。