「スマートオフィス」が合言葉、多様な働き方と安全性の向上を目指すオフィスリニューアルに挑戦

富士電機グループのコーポレート部門として様々なソリューションを提供する富士電機ITセンター株式会社様は、働き方改革と新型コロナウイルス対策の一環として、2021年5月に東京事業所のオフィスを全面リニューアル。既に導入していたテレワークに加えて、より柔軟かつ安全性の高いオフィスづくりを目指し、大規模なレイアウト変更とグループアドレス化に挑戦。今回は、リニューアルのきっかけやリニューアル後の社員の方の働き方の変化などをインタビューさせていただきました。

リニューアルのきっかけを教えてください

世間で働き方改革が促進されるようになり、当社でも法規制の部分に関しては長時間労働対策などを見直す必要がありました。しかし、本質的な働き方改革に取り組む場合、単なる長時間労働の是正だけでなく、もっと生産性を上げることが必要だと思いました。新たな働き方を導き出すため、今一歩踏み込んだ取り組みをしなければならないと考えた時、オフィス改革を行った方がいいなと思ったのが、きっかけの１つです。

また、2020年に新型コロナウイルスが流行し始めて、突然在宅勤務（テレワーク）が余儀なくされ、働く環境についてこれまで以上に考え直す必要が生まれました。それが大きなきっかけとなり、オフィスリニューアルを断固して取り組まなくてはならなくなりました。

リニューアル前の貴社の働き方や働く環境における課題を教えてください

部門間のコミュニケーションが課題でした。元々は、キャビネットによって部門ごとに働くエリアが仕切られており、限られた人としか話すことのできない縦割りのレイアウトでした。このリニューアルを機に、高さのある家具は全て廃棄しました。３段キャビネットに換算すると79台分くらいありました。

もう１つはコロナ禍における固定席の問題です。在宅勤務を強いる中、固定席だと出社した時、他の席は空いているのに隣同士に座ったりしなければならず、席の効率の悪さに課題がありました。また、部署内の決まった席で同じ社員同士としかコミュニケーションが取れなかったのも課題の１つです。今はデスクにモニターだけを置いて、部門ごとのグループアドレス制を導入しています。リニューアル前に、現場からは作業の効率面で大きなモニターが必要との声があがったので、その意見を採用しました。部門のエリア内であれば、どこに座っても自分のノートパソコンをモニターに繋いで自由に働くことができるようにしています。部署内でも部署間でもコミュニケーションの取りやすいオフィスづくりを目指しました。

課題解決に向けてこだわったポイントやその理由、またそれを実現した手段について教えてください

４部門のゾーニングでしょうか。リニューアル前は、４部門それぞれが島型のレイアウトで並んでいたのですが、エリアの面積に対する適正人数が分かりませんでした。今回コクヨさんにご提案頂いたグリッドプランによるレイアウト案を参考にしながら、部門の関連性を考えてゾーニングを行いました。また、これまでは関連企業さんも同じエリアで働いていましたので、コンプライアンス面をさらに考慮して少しエリアを離しました。ただし仕切りなどは設けていないので、今も顔を合わせやすい状態が保たれています。

また、当社では「80％出社率」という目標が設定されています。残り20％分の余ったエリアで、ミーティングなどを行うコミュニケーションエリアをつくりたいという思いがありました。もともとコミュニケーションを取るためのエリアは少なく、個室の会議室と、各部門内に若干の打ち合わせコーナーがあるくらいでした。今回のリニューアルでは、部門関係なく気軽に利用できるミーティングスペースを増やし、自由度の高いオフィスづくりを行った点もポイントです。ちなみに全員が出社しても、ミーティングスペースやラウンジを含めれば、必ずどこかに座れるよう席数は確保している状態です。

席数を確保しつつ新しいエリアをつくるには、先程もお伝えした79台ものキャビネットを減らすことが必要でした。不要な書類など捨てるべくものは捨てて、必要なものはクラウドファイルサーバーを利用するようにしています。個人の持ち物は、コクヨさんにご提案いただいた「個人ロッカー」の中に収めてもらっています。書類の電子化によってペーパーレス化が進み、グループアドレス制や、ノートパソコン・無線ＬＡＮの導入によって、機動性も大きく上がりました。

オフィス構築時に、苦労した点は何ですか？またそれをどのように乗り越えられたのか教えてください

まずは、短納期だったことです。決裁などのタイミングの関係で、本格的に動き始めて約６か月でリニューアルを完了させる必要がありました。

特に苦労したのは、新しいオフィスのルール決めです。今までと全く異なるオフィスになるため、ルール決めは何度も社内でディスカッションを行いました。毎週金曜日、各部門から課長さん１名に参加していただく「スマートオフィス推進ワーキング」を立ち上げ、2020年度で11回、21年度に入って12回実施しました。このワーキングを通して各部門の意見を吸い上げ、具体的なルール決めを行っていきました。

ルール決めで最も難しかったのは、やはりフリーアドレスについてです。もともと私たち事務局はオフィス全体をオールフリーアドレスにしたかったのですが、現場からは反対の意見があがりました。ディスカッションの結果、部門ごとにエリア内で座るグループアドレス制という折衷案が導入されることになりました。実はこのワーキングは今も続いていて、大体月１回は行っています。今は落ち着いたので、それほど課題が出ることはないですが、リニューアル後のオフィスのアンケートを取ったり、最近ではお掃除ロボットの導入などを検討したりしています。

これまでにオフィスについて話し合う機会はあったのでしょうか？

今まではありませんでした。リニューアル後も、例えばパソコンに占有されて使いづらいデスクがあると、もっとスペースが有効活用できるよねと考えるようになりました。リニューアルをきっかけに、このようなオフィスの課題を見つけ、ワーキングの中で話し合って解決しています。特に「スマート」という言葉が良いと思っています。私たしは「スマートオフィス化」を目指していながら、それがそこにあるのはスマートではないなど、「スマートオフィス」を合言葉に、社員それぞれがオフィスに対して目を向けるようになったと思います。

決めたルールはどのように社内へ告知されたのでしょうか？

社内説明会を行いました。各エリアに名称を付けたり、席番号や用途がパワーポイント上で分かるようにしています。この席は何時間まで、会議室は予約制といった細かいルールや、個人席がなくても全員座れる席数を確保していることなど、社員のみなさんの不安を解消するよう説明しました。

また、先ほどお伝えしたワーキングとは別に「引っ越し委員会」というものをつくりました。こちらも部門をこえたメンバーで組織されているのですが、思いのほかびっくりしたのが、誰かが勝手にグループチャットを作成してくれたことです。このチャットによって、委員会内の情報が気軽に共有できるようになり、自発的に活動してくれて嬉しかったです。これらのような活動によって、無事にリニューアルを完了させることができました。

オフィス構築後、社員皆様の働き方はどのように変わりましたか？感じておられる効果や予想外の反応（良・悪含め）などありましたら教えてください

部門ごとのグループアドレス制になったため、今まで話すことの少なかった人と話せるようになった点です。今日は課長に付いて仕事がしたいという時はロックオンして近くに座るなど、仕事の仕方を自分で考えて行動できるようにもなりました。どうしても端の席がいいとか、この席が好きとか、それはそれで仕方ないことだと思っています。でも、コミュニケーションを取る時は、今回のリニューアルの目的を意識しながら動いてほしいと思います。

また、これまでの個人の机の上は書類の山でしたが、グループアドレス制やクリアデスクを導入することで、オフィスがいつも整然ときれいに保たれるようになりました。みなさんの気持ちが大きく変わり、これまで以上に衛生面にも気を付けるようになりました。環境が変われば気持ちも変わることを実感しています。これまで部門ごとに仕切られ、どよんとしていたオフィスも、今は見晴らしが良いので気持ちが良く、このままきれいな状態を維持していきたいと思います。

コクヨマーケティングをオフィス構築のパートナーとして選ばれた理由を教えてください

当社が目指すコンセプトのさらに上をいった提案をしてくださったことだと思っています。また、私たちにはオフィスづくりについての知見がなかったので、常に寄り添い、先読みして上手に導いていただいて助かりました。

ちなみに今回のリニューアルの中で譲れなかった部分はありますか？

今まさに座っている「オープンミーティングエリア」ですね。ここと、ラウンジエリアのカーペットです。これまでのオフィスにはないエリアだったので、誰もが一目見て一新したねって思ってもらいたかったです。本当はオフィス全体のカーペットを変えたかったのですが、予算上厳しくて。だから、このオープンミーティングエリアのカーペットは芝のような緑色にして、外にいるような気持ちに切り替わるようコクヨさんに提案していただきました。このように、当初予算と合わない部分もありましたが、予算の範囲内で工夫していただき、今のオフィスが出来上がりました。

これから先、オフィス全体をフリーアドレス化していきたいと考えています。ただしそのためには、誰がどこにいるか分からない、顔と名前が一致しないなどの問題も出てくるため、何かツールが必要だと考えています。ぜひ、コクヨさんには更なる組織を越えたコミュニケーションを実現するためのツールをご提案いただきたいです。