実用的な備えと社員の防災意識向上を両立

館内のフロア移転をきっかけに、防災用品の見直しを検討。増員を想定した防災用品の導入と働き方に合わせた防災運用を実施。

防災用品見直しをされたきっかけを教えてください。

社員数の増加に伴い、1フロアから2フロアに増床するという計画があがり、2020年3月と5月の2回に分けてフロアの移転を行いました。何年か前に前任の防災担当者が防災用品を管理していましたが、食品の賞味期限が切れており、ヘルメットや非常用袋なども経年劣化していたことから、フロア移転をきっかけに防災用品の見直しを行うことになりました。

防災用品の導入において苦労した点はありましたか？

フロア移転の際は、具体的にどのような防災用品を導入すればよいか決めていませんでしたが、先行して、スペースは確保していました。
移転業務が進んでいくにつれ、個人情報を取り扱った資料が想像以上にあり、当初の予定から書類保管スペースが増えたことで、防災用品の収納スペースを確保することに苦労しました。

防災用品はどのような基準で選ばれたのでしょうか？

親会社では、グループ社員含め、全社員分の防災備蓄品をビル内で保管していることを聞いていましたが、災害発生時の受渡フロー等が明確になっておらず、当社の社員の働き方に合わせたものを最低限自社で準備しようと思いました。

防災用品を選ぶ際に、コクヨさんをはじめとして商品カタログの取り寄せ・ショールーム見学へ行ったなかで、コクヨさんが提案されているパッケージやまとめ方が省スペースかつ効率が良く、また、フロア移転を通して熱心に担当頂き、レスポンスよく弊社に向き合っていただけた対応の良さから、コクヨさんにお願いすることにしました。

想定したより防災用品を収納できるスペースが確保できず、コクヨさんからは省スペースで収納できる防災用品PARTS-FIT＜パーツフィット＞を、増員を想定した従業員数×3日分で、帰宅支援セットも含め、いくつかのパターンを提案いただきました。

当初、災害時は、社員がオフィスに3日間滞在することを前提に検討しようと思いましたが、小さなお子さんがいて帰宅できる状況であれば帰りたいと思う社員もいると思いましたので、2日分の防災用品（PARTS-FIT＜パーツフィット＞）と1日分は帰宅支援セット（※1日目分の水・食料含む）の3日間分備蓄することにしました。（2日はオフィス滞在分、1日は帰宅支援分として備蓄）

帰宅支援用セットはリュックタイプのもので、家に帰宅するまで1日は持ちこたえられるような防災用品が入っています。

防災用品の運用において工夫されていることはありますか？

災害時、防災担当者がいないと備蓄品を配布できない事態を防ぐため、帰宅支援用のリュックは各席の机の下に設置しました。個人に渡すという考え方もありましたが、そうすると席の移動の際、中身の入替など管理が煩雑になります。また、弊社は、業務委託や派遣の人数が多く、入退社のサイクルが1ヶ月もないこともありますので、その都度、防災用品を回収することは手間だと思いました。そのため、あくまでも座席に付随する防災用品といった運用にしました。

その他の備蓄品は、収納庫やベンチ下など空いている収納スペースに保管するといった運用としました。収納庫の鍵は、複数人で管理し、何かあれば、その数名で配布するというルールはつくっています。

リュックは、災害時にすぐに開封できるよう、結束バンドを鍵代わりとしました。

▲机とベンチ下に設置。机の下のリュックは奥に設置してあるので、足にあたることもないそうです。

結束バントは面白いアイデアですね

リュックは席の下に設置しているため、災害時以外に開封してしまう人がいるだろうということで、結束バンドの案をコクヨさんからいただき、ナイスアイデアだと思いました。

今回納品いただいたコクヨの防災用品「PARTS-FIT」＜パーツフィット＞は省スペースで収納できる商品なのですが、その実感はありましたか？

収納スペースにきっちり収まり、思った以上の防災用品を収納できたと思います。

コクヨさんの霞が関オフィスと品川オフィスに見学に行った際、防災用品がとてもきれいに収められていて、弊社も最初はあんな風に管理をしたいと思いました。

私たちは、防災用品の収納に関して知見がなく、どこに何をいれたらよいかわからなかったので、コクヨさんに現地調査いただき収納場所をシミュレーションしてもらいました。

移転で増床したとはいえ、スペースは限られていましたので、リフレッシュエリアや喫煙室のイスの下のスペースにも収納してもらいました。意外にも、ぴったり段ボールが収まっていたので、見たときに驚きました。

▲収納庫にぴったり収納

▲リフレッシュエリアのソファー下と収納庫に保管

▲執務エリア内の収納庫と喫煙室のソファー席にも保管

コートハンバーの下には保存水を設置しましたが、これもコクヨさんのアイデアです。

コートハンガーの下は見える場所ではありますが、パッケージのデザインがスタイリッシュで、オフィスになじみ、違和感がなく、他社さんのものとは違うかなと思います。

コクヨさんには、防災用品の選定から収納まで、さまざまにご提案いただきました。移転の際、設置する什器や家具、レイアウトなどを認識くださっていたので、スムーズに対応いただけて助かりました。

防災用品の導入にあたり、社員の方からの声などありましたらお聞かせください。

防災用品導入時には、オフィス内で備蓄している防災用品の写真などを掲載して広報しましたが、社員が気になるのは帰宅支援用のリュックの中身のようでした。リュックに入っている防災用品も、資料では広報していたのですが、実際に手に持ちたいという意見もありましたので、1ヶ月と期限を区切って、オープンスペースに展示しました。社員からは、「想像以上にいいものが入っているし、安心感があるね。」といった声があがりました。

▲多機能ナイフが男性社員から好評。また、帰宅時長時間歩くことを想定し靴擦れ防止シートも収納

防災対策に関する社員の方への周知に関して、何か工夫されていることはありますか？

防災用品導入後、全社員が参加する月に一度のオンライン会議で、なぜ3日分の備蓄品が必要かというところから、どのような防災用品をどこに保管しているのか、また災害時の動きを想定した説明も行いました。

その他、ナレッジツールを利用し、社員に周知しています。ナレッジツールとは社員全員が閲覧できる、情報集約ツールです。防災で検索すると関連資料がでてきて、そこで中途入社された方も理解できるようにしています。

最後に、コクヨの防災用品を選んでいただいた理由や発注に至った経緯などありましたら教えてください。

コクヨさんとはフロア移転の際からずっとお付き合いさせていただいています。他社さんも利用させていただいていますが、コクヨさんのスピード感が他と違い、絶対の安心感があり、ぜひともとお願いしました。今年に入って短期間で、働き方に合わせた防災用品の提案から納品まで、スピード感をもって対応していただけたことは、私たちとしても心強かったです。

また、現地調査の際、収納庫以外にも、ソファーの椅子の下やコートハンガーの下などいろいろな収納スペースの提案を受け、納品時には開梱作業までご対応いただけて、とても助かりました。

はじめは入りきらないと思っていた防災用品は、全て効率よく収納することができました。

その他、防災用品の期限前にメール通知する「防災備蓄品期限管理サービス」といったアフターフォローも助かります。総務担当者は入れ替わりがあることを考えると、期限の前に通知されるサービスがないと管理は難しいのかなと感じます。