在宅勤務率8割の会社が踏み切った、自社ビルフロアの大規模リニューアル

会計をはじめとした基幹業務系ソフトウェアの老舗であるピー・シー・エー株式会社様は、新型コロナウィルス感染拡大を機に在宅勤務を開始。

在宅勤務開始からしばらく経ったころ「このままの状態では、元のように皆がオフィスに集まって働くということがイメージできない(赤沼様談)」と感じたことから、今後の働き方やオフィスのあり方について検討を開始。

会社として、新しい価値を創造していくためには、組織を超えたコミュニケーションが重要だと考え、2021 年 3 月に自社ビルのオフィスフロアをリニューアルされました。

今回は、第一期工事完了後(全 6 フロア中、2 フロアの改修が完了)のタイミングで、リニューアルのきっかけやリニューアル後の社員の方の働き方の変化などをインタビューさせていただきました。

まずは、今回のオフィスリニューアルを実施されたきっかけを教えてください

新型コロナウィルス感染拡大をきっかけに、当社は2020年4月頃から在宅勤務を開始しました。
約8割の社員が在宅勤務へと移行し、オフィスに出社することがほぼ無くなったのです。

IT系の会社ということもあり、パソコンさえあれば何不自由なく仕事ができます。ただ、そのようなかたちで仕事を続けている中で、一つ思ったことがありました。

今のオフィスのままで、コロナ後に「全員が元のように出社して働く日がくるのだろうか」ということです。

そのような想いをきっかけに、今後のオフィスのあり方や働き方について、考え始めました。

検討を進める前から、他社さんのオフィスを見学するなど、オフィスや働き方に関する情報収集をしており、その一環で、コクヨさんのWEB セミナーにも参加させていただきました。

その後、品川にあるコクヨさんのライブオフィス「THE CAMPUS」で最新の設備やワークスタイルを取り入れたオフィスを見学させていただき、理想とするオフィスや働き方のイメージを膨らませていきました。

「リニューアルして他部署とのコミュニケーションを取りやすい環境にし、新しい何かが生まれるようなオフィスにしたい」という想いが生まれ、この際だから思い切ってやってみようということで、コクヨマーケティング営業の篠崎さんに相談させていただきました。

リニューアル前の貴社の働き方や働く環境における課題を教えてください

コロナ前までは、週５日、決められた時間を固定席で働くというスタイルでした。
当時の課題は、部署ごとにフロアが分かれていたので、「業務上、接点のない人とは、交流することなく一日が終わる」ということでした。

「同じビルで仕事をしているのに名前も分からない」という声を社員から頻繁に聞いていたのと、会社として時代に合わせた新しい商品・サービスを開発していかなければならないという思いもあり、社内コミュニケーションについては、課題意識を強く持っていました。

しかしながら、部署単位でフロアを分けている状態では、組織でいう縦割り。

実際のユーザーさんに近い立場である私たち管理部門系の社員と開発や営業社員とのコミュニケーションもほとんど取れていない状態でした。フロアが固定されていると他のフロアに入って行きにくいという意見もあり、これは新しいアイデアを生み出す環境ではないなと感じていました。

オフィス構築時に、課題解決に向けてこだわったポイントやその理由、またそれを実現した手段について教えてください

こだわったポイントは、今回のリニューアルの目的である「組織を超えた交流、社内コミュニケーションの活性化」であり、その手段として完全フリーアドレスの導入、ABW 型の働き方を実践するという点です。

実は、計画段階で、一部の社員から「フリーアドレスは良いけど、部署ごとに座るエリアを固定したい」という意見があがっていました。

ただ、その意見に従ってしまうと、今回のリニューアルの目的である「組織を超えた交 流、社内コミュニケーションの活性化」という当初から掲げていたものとずれてしまうため、フロア横断型の完全フリーアドレス化は絶対に譲れない部分でした。

オフィス構築時に、苦労した点は何ですか？またそれをどのように乗り越えられたのか教えてください

一番苦労した点は、新しい働き方を社員に理解してもらうことです。

従来のオフィスや働き方と大きく変わるため、リニューアルを行う前に、まずは役員や管理職に対してリニューアル計画の概要やリニューアル後の働き方に関する説明会を行いました。

その後、社員へと話が下りて行ったのですが、社員から寄せられた戸惑いの声は、本当にすごかったですね。
リニューアルをやめようかと思うほどでした。

パースや図面を見せながら、リニューアル後のオフィスでどのように働くのかを説明したのですが、「フリーアドレス？固定席がない状態で本当に業務ができるのか」と不安に感じている社員もいました。

長らく、部署ごとにフロアを決め、固定席で働いていて、そのことに社員も不自由を感じずに仕事をしてきたので、いきなり自分の席が無くなってしまうとなれば、不安に感じるのも無理はないなと。

話を聞いてみると、不安を感じている社員の多くが「今の仕事のやり方を変えずに、新しいオフィスで働く」という考えを持っていました。

一方、私たちは、「将来的なありたい姿を見据え、新しいオフィスに沿って、新しい働き方を考えていく、新しいものを生み出していく」という考えでした。その意識を統一させたうえで、リニューアルに向かうために、新しい働き方に関して不安をもっている社員とは、何度も話し合いを重ねました。

基本的な想いとして、誰かの不利益になることや、築いてきた何かを奪いたいという気持ちは全くありませんでしたので、会社として今より良くなるためにリニューアルを行うんだということを繰り返し伝えましたね。

その間の細かい記憶があまりないのですが…、着工まで時間の無い中で行っていたので、とても大変だったなということは覚えています。営業の篠崎さんにも、度々、相談にのっていただきました。

オフィス構築後、社員皆様の働き方はどのように変わりましたか？感じておられる効果や予想外反応などを教えてください

「固定席」から「完全フリーアドレス」に移行したので、社員が新しい働き方に順応できるのか多少不安もありましたが、実際にオフィスが出来上がってみると、そのような不安は杞憂に終わりました。

まだ一期工事が完了(全 6 フロア中、2 フロアが完成)した段階ではありますが、以前は貸しスタジオで実施していた販売パートナーさんとの勉強会やオンラインイベントの収録を新設したライブラリーコーナーで実施したり、今まで交流の無かった人同士が隣あって仕事をしている様子を頻繁に見かけるようになったりしています。

社員それぞれが思い思いに新しいオフィス使いこなしていて、狙いどおりの働き方が実践できていると感じています。

また、私たち管理部門系をはじめとする内勤の社員は、営業や開発とはフロアが分かれていたこともあり、実際にお客様とどのようなやり取りをしているのか、販売パートナーさんとの勉強会でどのような話をしているのかなど、具体的な仕事の様子が見えづらかったんです。

リニューアル後は、職種を問わず近い席で働いているので、他部署の人がどんな仕事をしているのかを間近で見ることができ、とても新鮮です。

あと、新しいオフィスを「家族に自慢した」という社員がとても多いんですよ。
「お父さんこんなオフィスで働いているんだよ」と子供や家族に話したり、地方在住の実家のご両親にオフィスの写真を見せたり。親御さんは「素敵なオフィスだね。とてもいい会社で働いているんだね」と、とても喜んでくれているといった話も聞いています。

今はどこでも好きな場所で働いて良いというルールにしているのですか？

そうですね、ただ、いま完成しているのは、３階と５階だけなので、全体の工事が終わってからルールを整えようと思っています。

コクヨさんのオフィスを見学した際にご紹介いただいたスマートフォンの GPS を使った位置情報システムの導入も検討しています。位置情報システムを導入すれば、どのフロアに誰がいるのかわかるようになるので、より社員同士の交流が進むと期待しています。フロア内にサイネージを設置したので、そこに社員の位置情報やオフィスの密度情報などを表示したいと考えています。

最後に、コクヨマーケティングをオフィス構築のパートナーとして選ばれた理由を教えていただけますでしょうか

営業担当の篠崎さんをはじめ、チームコクヨの皆さんに、私たちの要望や熱意を汲み取っていただき、それを提案として返してくださったことが一番の理由です。

今回、私の上司である長谷川が「本気の本社リニューアル」というタイトルをつけて、単なる改装ではなく、会社をいま以上に良くしていくためにオフィスとワークスタイルを変えようと、並々ならぬ決意を持って挑んだプロジェクトでした。

せっかくやるなら思い切って、今までの当社にはないもの、新しいオフィスで新しいワークスタイルを創っていこうと。

コクヨさんは、そのような私たちの想いをかたちにしてくださったので、提案いただいたコンセプトやデザインを見て、すぐに「コクヨさんにお願いします」と伝えました。オフィス内に「小上がり」があるなんて今までの当社からすると、考えられなかったの で。こちらの想いを汲んでくださって、理想に近い提案をしていただきました。