社員参画により快適なオフィス空間を構築、人を惹きつける生産性の高いワークスペース

ヨーロッパの雰囲気を感じる洗練された空間へ

クローダジャパン株式会社

代表取締役社長窪川潤子様　人事総務部部長山田建樹様

所在地	東京都新宿区西新宿３丁目７−１
URL	https://www.croda.com/en-gb
業種	製造業
人数	48名
面積	約236坪

Q.オフィスを移転されたきっかけを教えてください

ビジネス拡大に伴い、社員数が増加し、より大きなオフィススペースが必要になったことが大きなきっかけでした。増員の度に、デスクのサイズを小さくしたり、つぎ足したりしていたのですが、社員の間で不便さも出ていました。さらに、光の入らない倉庫を執務室にして対応していたりと、今思うと機が熟していたのだと思います。また、今後のリクルーティングも意識し、より印象の良いオフィス環境を構築したいと考えていました。

Q. オフィス移転前の貴社の働き方や働く環境における課題を教えてください

会議室は遮音性が低く、会議室で話している声が部屋の外に漏れてしまっていました。そのため、重要な会議は自宅からのテレビ会議や別に会議室を借りて実施していたため、大変不便さを感じていました。さらに、社内の打合せや社外の方と商談するミーティングスペースの恒常的な不足が課題となっていました。業務上、海外とテレビ会議を行うことも多いのですが、自席で行うと周りの社員に声が大きく伝わってしまい、テレビ会議のやりづらさを感じていました。打合せしたい時、すぐにできる環境がない・周りの声が聞こえて業務に集中できない等、様々な要因で業務効率が下がってしまう恐れがありました。

また、以前のオフィスは、会議室を休憩スペースとして利用していて、社員が満足にリフレッシュできる環境がありませんでした。会議室が足りない時は、休憩スペースを潰して会議を行うこともあり、社員のQWL（Quality of Working Life＝クオリティ・オブ・ワーキングライフ）は大きな課題でした。

Q.オフィス構築時にこだわったポイントを教えてください

社員が自席以外の場所で打合せしたり、リラックスしたりできるような、仕事とリフレッシュを両立させた共有スペースをつくったことが大きなポイントです。様々な仕事のシーンに合わせて、働く場所を社員が自分自身で選べるようなオフィスにすることで、仕事の生産性が高くなるのではないかと考えました。出張者のタッチダウンや社内の打ち合わせ、集中してレポートをまとめる等する際にも利用されていて、利用頻度がとても高い空間になっています。

社員が快適に働けるよう、イス選びには拘りました。コクヨさんのショールームでたくさんのイスに座り、一番座り心地の良かったものを採用しています。イスの色は、社員にこの移転に対する参画意識を持ってもらうため、各自選択してもらうことにしました。また、参画意識という点ではもう1点、移転を機に、たくさんの言葉を集め、社名をあしらったボードを制作しました。私たち企業としての存在意義は何か、自分たちは何ができるのか等のテーマで、社員から集めた言葉を配置して制作しており、新しく掲げたスローガンのようなものになりました。ボードを見ることで、移転時どんな心情だったのか、思い出すきっかけにしてほしいですね。社員が参画意識を持つことで、移転に対するマイナスイメージを払拭することができ、引っ越しまでの工程をスムーズに進めることができました。

課題として大きかった防音にも徹底的に拘り、天井に吸音材を入れることで、声が抜けないような工夫をしていただきました。実際に声を出して音が通らないかどうか、しっかり検証をすることで、満足のいく対策を行うことができました。

Q.オフィス移転後、社員の皆様の働き方はどのように変わりましたか

移転を機に、物流部門を営業部門が挟むレイアウトに変更しました。業務上、利害が対立するシーンもある部門ですが、例えば、営業がお客様からの依頼で困っているとして、その状況を近くで見ていると、助けてあげたいという気持ちになりますよね。「協働」をレイアウトにより促進できたことで、業務効率化に繋がっています。また、物流部門に面した席には、営業部門の新人社員が座ることで、学びの環境を自然とつくることができるようになりました。

以前のオフィスは休憩スペースが限られていたため、いつも同じメンバーが使用していましたが、現在は多くのメンバーがリフレッシュスペースに集まってくるようになり、今までなかったコミュニケーションが生まれるようになりました。また、現在のオフィスビルは規模が大きく、お昼時間の混雑が想定されたため、休憩時間を12:00-12:50から11:00-14:00の間の60分に変更しました。ピークを避けられる・仕事の切れ目で休憩できる等のメリットと共に、自分に合った働き方を柔軟に選択してもらえるようになりました。

Q.さいごに、コクヨマーケティングをパートナーとして選ばれた理由をお聞かせください

コクヨさんの「スタイリッシュヨーロピアン」がテーマのご提案がとても印象的でした。イギリスにある親会社の温かみある洗練された雰囲気が、視覚的に伝わるオフィスとなり大変満足しています。

また、移転後、採用活動にも変化を感じています。面接に来てくださった方の「このオフィスで働いてみたいな」という思いが、そのまま「この会社で働いてみたいな」に繋がっているようです。この経験から、改めてオフィスの重要性を認識しました。オフィスが人を惹きつけることで、採用活動はもちろんのこと、商談もスムーズに進めてくれる。オフィスが企業の運営を助けてくれると実感しました。

今後は、初心忘るべからずの精神で、オフィスをきれいに維持していくことを意識していきたいです。また、社員からの意見を都度反映し、課題となった点を改善することで、社員により良いオフィスづくりを継続していきたいと考えています。