クライアントとの関係強化と社員同士のコミュニケーション活性化を目指し、新しい働き方に挑戦

入居しているビルの老朽化に伴い、オフィス移転を計画。移転計画を策定するにあたり、社員の意見や考え方を取り入れた新しい働き方を実現するため、プロジェクトチームを結成。オフィス移転により理想の働き方を実現されたモランボン様。成功までのプロセスをインタビューさせていただきました。

Q.移転のきっかけを教えてください

以前は、府中市宮西町にあるビルに1992年から入居していましたが、老朽化に伴い、ビルを売却する話が出ていました。
であるならば、今までのビルではできなかった思い切った改革を行おう、そして新しいモランボンの門出は、やはり創業の地であるこの府中で、という想いで動き始めたのが移転のきっかけです。

Q.移転前、貴社の働き方や働く環境における課題を教えてください

課題は数多くありましたが、やはり当社の企業理念である「薬食同源（やくしょくどうげん）」(普段の食生活で健康を維持する)を根底にお客様に食提案を行っていく企業でありながら、お客様をお呼びする施設やスペースが少なかったことが非常に大きかったかなと思います。
その他では、全社員が固定席で働いており、かつ勤務するフロアが分断されていたため、社員同士のスムーズなコミュニケーションが取りづらい環境でした。お互いに社内で働いているにもかかわらず、携帯電話でやり取りしているのが日常の風景となっていました。
また、当社はビル内や営業車内での喫煙を禁止し、禁煙を推奨するなど、健康経営にも取り組んでおりますが、働く環境(セントラル空調で温度調節が難しい)や、従業員の働き方(紙文化・不要物を捨てない・勤務時間・有給休暇取得)にも課題がありました。

Q.オフィス構築時に課題解決に向けて行ったポイントやその理由、実現した手段について教えてください

移転を進めるにあたり「オフィス環境研究会」というプロジェクトを選抜メンバーにて立ち上げました。

そのメンバーで数多くの先進的なオフィスを見学させていただいて、オフィスでの取り組み過程や方法を学ばせていただきました。また、ヒアリングやアンケート等の実施により社員の「新オフィスはこうでありたい！」という声を吸い上げました。そして、設計会社・コクヨ様との定期的な協議の場を設け、オフィス見学で学んだ事や社員の声を少しずつ形にしていきました。
また、オフィス環境研究会の下に、ICT・スリム化・営業支援といった自社の課題を解決するための3つのテーマをもった分科会を設置し、その分科会には各部門から実行力のあるメンバーを中心に選抜しました。選抜メンバーが各部門の課題を分科会に持ち寄り、課題解決するために定期的に協議を行いました。

このようなプロセスを経て進めることで、一方的に決めたものを押し付けるのではなく、社員参画型にて課題解決に取り組んだため、新オフィスへ移転した後もスムーズに新しい働き方へ移行することができました。

Q.オフィス構築時に、苦労した点は何ですか？またそれをどのようにして乗り越えられたのか教えてください

何かを変えようとする時、やはり反対意見が必ず出ます。

その反対意見を出した人に、変える意図を理解してもらうためには、まずは「体験してもらう」ことが大切であると考えました。そのため、できることは移転前からテスト実施をしました。例えば、フリーアドレスやオフィスカジュアルの導入や文房具の共有化の取り組みなどは、移転の半年以上前からテスト実施を始めました。
体験してもらうことで、改革の意図や効果に理解をいただくことにより、当初あがっていた反対の声も段々と無くなっていったように感じました。

あとは、移転により倉庫・備品の保管スペースが約半分になること、これは大きな問題でした。　
分科会のテーマの1つが「スリム化」だったのですが、一番最初に取りかかったのは、『捨てる事』です。とにかく移転前に保管されている書類や備品等の半分は捨てないと移転できない為、捨てることを徹底しました。社員が迷って「これは捨てていいの？」と聞いてくるものは、大体「捨ててください」と言っていたように思います。最初は迷っていても捨て始めると勢いがついてくるもので、予想以上に身軽になることができました。

Q.オフィス構築後、社員皆様の働き方はどのように変わりましたか？感じておられる効果を教えてください

執務フロアが2Fと3Fと2フロアに分かれていますが、フロア中央に自由に行き来することのできる内階段を設置しました。

また、予約なしで使用できるミーティングスペースを多く設けたとこもあり、社員同士のコミュニケーションがすごく活発になったと思います。
服装に関しては「オフィスカジュアル」を導入しました。その日の働き方に応じた気持ちよく・働きやすい服装で業務に取り組んでもらうことで社員の柔軟な発想や業務効率の向上を期待しました。導入当初は反対派も多く、ごく一部の社員だけが取り組んでいる状態でしたが、社長にも積極的に取り組んでいただけたことで少しずつ浸透し、現在本社では完全に浸透しています。

更に、オフィス移転をきっかけに労働時間の管理方法を見直しました。
本社の稼働時間を19:30までと決め、やむを得ず19:30以降に退社する場合は、事前に上長の許可を得た上で人事部に申請する運用に変更しました。変更当初は、申請する人数が多かったのですが、今はかなり少なくなってきていて、効率的な働き方を社員が意識するようになったと感じております。

Q.今回、コクヨマーケティングをオフィス構築のパートナーとして選ばれた理由を教えてください

コクヨ様のライブオフィスを見学させていただき、コクヨ様が実際に取り組んでおられる様々な働き方の工夫に非常に共感しました。また、移転後に当社が目指している働き方に対するサポートを真摯にしていただき、自然な流れでコクヨ様と新しいオフィス・新しい働き方を構築していきたいという想いになりました。全面的にご協力いただいた事、心より感謝しております。