アウトソーシングとは｜メリットやデメリット、委託時の注意点をわかりやすく解説

アウトソーシングとは、社内の業務の一部を社外の組織へ委託することです。この記事では、中小企業の経営者や総務ファシリティ責任者、担当者に向けて、アウトソーシングのメリット・デメリット、注意点などをわかりやすく解説します。アウトソーシングを検討する際に、ぜひ役立ててください。

アウトソーシングとは

アウトソーシングは、直訳すると「外部調達」であり、社内で不足しているリソースを外部から調達し、企業経営に寄与することを目的としています。「外部委託」や「外注化」も、アウトソーシングと同様の意味を持ちます。以前は主に、会計や情報システムなどの専門分野の業務を外部委託していましたが、近年は、人事や営業、総務などの様々な分野でアウトソーシングが活用されています。

人材派遣との違い

人材派遣とアウトソーシングでは、金銭を支払う対象が異なります。人材派遣は「人材」に対して、アウトソーシングは「業務や成果」に対して対価を支払います。また業務指示の方法も異なります。人材派遣の場合、企業の担当者が派遣社員に対して直接指示しますが、アウトソーシングの場合、アウトソーシング先の組織内で責任者から担当者へ業務指示が行われます。

シェアードサービスとの違い

シェアードサービスとは、グループ会社内のひとつの企業に特定の業務を集約させ、業務効率化やコストカットを実現するものです。シェアードサービスとアウトソーシングは、業務の委託先企業が異なります。シェアードサービスは外部企業ではなくグループ内企業に委託するため、アウトソーシングとはいえません。

アウトソーシングの主な種類

アウトソーシングは委託業務の内容によって分類されています。ここでは、アウトソーシングの主な種類について解説します。

BPO

BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略語で、業務プロセスの全てや一部を委託することです。BPOが該当する業務分野は、主に人事や総務、経理などの領域です。委託業務の一例として、人事業務の勤怠管理や採用面接の日程調整、経理業務の社会保険手続き、経理業務の給与計算や年末調整が挙げられます。

KPO

KPOとは、「ナレッジ・プロセス・アウトソーシング」の頭文字をとった言葉で、知的業務処理のアウトソーシングを指します。情報分析などの専門性が求められる業務を外部委託するケースが該当します。自社サイトの上位表示を目的としたSEO施策や、営業成績・売上などのビッグデータ分析や資料作成が一例としてあげられます。

ITO

ITOとは「インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング」の略語で、IT分野に特化したアウトソーシングを意味します。該当する業務領域は、社内システムの開発やネットワークインフラ・サーバーの保守などです。社用パソコンの管理や、システム関連の問い合わせ対応、情報セキュリティー対策などの業務委託もITOに含まれます。

アウトソーシング市場は拡大傾向

アウトソーシングの需要は年々増加しています。IT専門調査会社IDC Japanの調査によると、2020年の国内におけるBPOサービスの市場規模は、前年から3.9%増の8,484億円と発表されました。また、2025年には1兆785億円にのぼる見通しと公表しています。慢性的な人材不足が需要増加の背景にあり、アウトソーシングの活用はさらに広がると考えられています。

※参考：国内ビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）サービス市場予測を発表｜IDC Japan

アウトソーシングが求められる背景

アウトソーシングの市場が拡大傾向の理由について、アウトソーシングが求められる背景を解説します。

人材不足が慢性化している

アウトソーシングが求められる背景として、人材不足の慢性化が挙げられます。若年労働人口が減少しているため、多くの企業で人材不足の解消が困難な状況が続いています。アウトソーシングを活用し、社内リソースを優先度の高いコア業務に集中させることで、企業価値向上の推進が求められています。

技術が日々進歩している

技術が日々進歩していることも、アウトソーシングが求められている要因のひとつです。近年では、最新技術を必要とする業務に、企業内の人材だけで対応するのは困難な状況です。特にIT分野では、この傾向が顕著に表れています。専門分野に対応できる外部リソースとして、アウトソーシングを活用する企業が増加しています。

アウトソーシングを活用する4つのメリット

アウトソーシングを活用することによって、様々なメリットが得られます。ここでは、4つのメリットについて解説します。

効率的に業務を進められる

アウトソーシングを活用すれば、効率的な業務推進が可能です。採用活動を行うことなく、体制をすぐに整えられるため、スピード感のある経営を実現できます。委託業務の分野を専門とする外部企業にアウトソーシングするため、業務品質も保たれます。委託を終了することで、ビジネスの迅速な撤退も可能です。

経費削減につながる

経費削減につながることも、アウトソーシングの活用のメリットとして挙げられます。社員の新規採用や社内人材の育成によって人材を確保するよりも、アウトソーシングを利用してリソースを調達する方が、低コストに抑えられる場合があります。設備投資や経費が発生する業務の場合は、外部委託によってコスト削減も期待できます。

コア業務に専念できる

アウトソーシングを活用することで、利益に直結するコア業務への専念が可能です。企業には、利益に直結していないサポート業務が数多く存在します。これらの業務をアウトソーシングすれば、多くの社内リソースをコア業務に配置できます。コア業務に専念できる環境によって、生産性向上につながることもメリットです。

専門のノウハウを利用できる

専門のノウハウを活用できることも、アウトソーシングのメリットとしてあげられます。アウトソーシング先の企業や人材は、豊富な経験や知識を持っています。外部ノウハウを活用すれば、社内の人材が業務対応する場合と比較して、業務の品質や対応スピードを向上させることも可能です。

アウトソーシングを活用する4つのデメリット

アウトソーシングを活用する際には、デメリットも把握する必要があります。ここでは、4つのデメリットについて解説します。

ノウハウや技術が蓄積されない

特定の業務領域のすべてをアウトソーシングすると、社内にノウハウが蓄積されません。経験や知識が少ない場合、経営方針の変更などに伴う内製化への切り替えは困難でしょう。委託先企業の倒産やサービス終了によって、強制的にアウトソーシングできない状況が訪れる可能性もあります。将来のリスクを考慮したうえで、アウトソーシングを活用してください。

コストが増加する場合もある

アウトソーシングを利用することで、コストが増加する可能性もあります。外部企業に業務を委託する際には、手順や注意点を整理して共有する必要があります。社内で効率的に推進できている業務を委託する場合は、逆にコストが増加してしまう場合があります。アウトソーシングする業務の見極めが重要です。

業務内容を把握しにくい

業務を外部に委託すると、どのように業務が行われているかを把握しにくくなります。業務管理が不足している場合、品質の低下や、重大なミスを招く可能性があります。業務内容の可視化や、委託先企業との定期的なコミュニケーションを行い、業務把握を怠らないようにしてください。

情報漏洩のリスクが高まる可能性がある

情報漏洩のリスクが高まる可能性があることも、アウトソーシング活用のデメリットです。企業活動の中では、機密情報や個人情報の漏洩リスクが常に存在しています。外部委託によって、情報にアクセスできる人数や、情報のやり取りの回数が増えると、漏洩リスクは高まります。セキュリティレベルや従業員のモラルなどを含めて委託先を選定しましょう。

アウトソーシングを活用する際の注意点

近年、アウトソーシングを活用するシーンが増えています。ここでは、活用時の注意点について解説します。

契約は詳細な取り決めを行う

アウトソーシングの契約では、詳細な取り決めを行ってください。トラブルや事故が発生した場合にも対応できるように、責任の所在や、業務の範囲、機密保持などを規定しておくことが重要です。また、偽装請負にも注意しなければなりません。実態が人材派遣であるにもかかわらず、業務の請負を偽装することは禁止されています。

アウトソーシング活用が適切か検討する

アウトソーシング活用の妥当性を検討することが重要です。マニュアルや業務フローを作りやすい定型業務はアウトソーシングに向いています。ただし、外部委託の前には、人材不足の原因分析が必要です。社内で効率化できる業務や不要な業務が含まれているなど、アウトソーシングが部分的に不要な場合もあります。

まとめ

業務の外部委託であるアウトソーシングを活用することで、企業は様々な恩恵が得られますが、デメリットを招く可能性もあります。アウトソーシングの活用時は、契約内容の詳細な取り決めや、そもそも活用することが適切なのか、メリットやデメリットを鑑みながら判断して、賢く活用するようにしましょう。

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