ハイブリッドワークとは、オフィスワークとテレワークを組み合わせた働き方のことです。
新型コロナウイルスの感染対策としてテレワークを導入する企業が増え、ハイブリッドワークに注目が集まっています。
この記事では、ハイブリッドワークの導入を検討している企業の担当者様に向けて、メリットや課題についてご説明いたします。
ハイブリッドワークとは？
ハイブリッドワークとは、複数の働き方を組み合わせるワークスタイルです。例えば、オフィスワークとテレワークを組み合わせ、状況に応じて働く場所を選べるようにします。特に近年は、オフィスか自宅かだけでなく、シェアオフィスやコワーキングスペースといった働く場としての新たな選択肢が増えています。ハイブリッドワークは新しいワークスタイルとして認知されつつあり、今後主流になると考えられています。
ハイブリッドワークが必要とされるようになった背景
ハイブリッドワークが注目されるようになったのは、コロナ禍においてテレワークの導入が急激に進んだためです。
テレワークには多くのメリットがある反面、実際に取り組んでみると課題を感じる従業員も多くいます。
そこで、従業員一人ひとりの状況に応じた最適な働き方を実現するための方法として、ハイブリッドワークが必要とされるようになりました。
ハイブリッドワークのメリット
ハイブリッドワークには様々なメリットがあります。ここでは、具体的なメリットを紹介いたします。
オフィススペースの有効活用
ハイブリットワークを導入すれば、従業員は必ずしもオフィスの自分の席で働く必要はありません。テレワークによってオフィスで働く従業員が減ると、オフィスのスペースに余裕が生まれます。この余ったスペースに、休憩ラウンジや集中ブースなどを新たに設置するなどして、有効に活用できます。不要になったスペースを削減し、オフィスの縮小を目指すことも可能です。
生産性が向上する
ハイブリッドワークを認めると、従業員は自分の業務内容に応じて働き方を選択できます。
オフィスで他の従業員と直接話し合いながら進めたほうが取り組みやすい業務もあれば、自宅で黙々と進めた方が効率的な業務もあります。
業務に合った場所が選択できるようになることで、これまでより生産性を向上させることが可能です。
従業員の満足度が向上する
ハイブリットワークが可能になれば、従業員それぞれの裁量で業務に合った環境を選ぶことができるため、満足度も向上します。また、子育てや介護との両立が必要な従業員は、ハイブリッドワークによって負担が軽減され、離職率を抑えることも期待されます。
優秀な人材を確保できる
ハイブリットワークは多様な働き方に対応できるため、従業員は適切なライフワークバランスを実現しやすくなります。自分のライフスタイルに合わせて柔軟に働けるかどうかは、仕事を選ぶ上で重要なポイントです。働きやすい環境が整備されていると、優秀な人材が入社を希望する可能性も高くなります。また、入社後も長く働いてもらいやすく、会社の長期的な成長にもつながります。
ハイブリッドワークを導入する上での課題
ハイブリッドワークの導入には課題もあります。ここでは、具体的な課題点について解説します。
コミュニケーション方法について見直しが必要
ハイブリッドワークを導入すると、従来のコミュニケーション方法では意思疎通がしづらくなる可能性が高いです。オフィス内で行っていた相談や雑談をどのように行うか検討し、情報共有や連絡の方法について、ある程度のルールを決めると良いでしょう。例えば、チャットツールを導入してどのように運用するか決めたり、定例Webミーティングを開催したりすると、ハイブリッドワークの導入後もスムーズなコミュニケーションを実現しやすいです。
勤怠管理が難しい
ハイブリッドワークでは、従業員が様々な場所で働きます。そのため、勤怠管理が難しくなり、もともと予定していなかった業務や緊急の会議にも対応しにくくなります。このような課題を解決するためには、勤怠管理ツールやグループウェアの導入が必要です。ツールを有効活用し、従業員が離れた場所にいてもスムーズに管理できるようにしましょう。
帰属意識が薄れる可能性がある
ハイブリットワークの制度により、テレワークに取り組む従業員と出勤する従業員が二分化する場合があります。それに伴って、前者は後者と比べて直接コミュニケーションを行うことが少なく、職場に対しての帰属意識が薄れていく可能性もあります。オフィスは単に働く場所だけでなく、従業員同士のコミュニケーションの強化や、組織のビジョンを共有するための場所でもあります。組織のエンゲージメントを高めるために、状況に応じて出社日を決めたり、オフィスに来たくなるような工夫をしたりすることで、ある程度はオフィスワークとテレワークを両立させるようにすると良いでしょう。
ハイブリッドワークを成功させるためのポイント
ハイブリッドワークを成功させるには、いくつかのポイントを意識する必要があります。
ハイブリッドワークに対応できる環境を整備する
オフィス環境の整備
ハイブリッドワークの成功を目指すためには、環境を整備する必要があります。まずオフィス環境は、従来の固定席を廃止あるいは削減してフリーアドレスを導入することで、従業員がその日の業務内容や状況に合わせて働く場所を選べるようになります。固定席が減った分、集中ブースやミーティングスペースなど、目的に合わせて使えるワークスペースを設置することで、より効率性や生産性も高まります。特にWEB会議を行うシーンが増えるため、遮音性の高い個室型ブースの導入がおすすめです。
ICT環境の整備
テレワークを実現させるため、オフィスのPCをテレワーク用PCから遠隔操作する方式にしたり、オフィスPCを持ち帰る事のできる方式を取り入れたりする必要があります。また、Web会議システムや勤怠管理システムの導入なども必要です。チャットツールがあると、メールや電話よりも気軽にコミュニケーションを取ることができて便利です。
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ハイブリッドワーク導入の方策を打ち出す
ハイブリッドワークを導入する際は、事前に自社の方策を打ち出しましょう。
対象者・勤務場所・時間などについても細かい条件を設定しておくと、従業員は迷わずハイブリッドワークに取り組むことができます。また、ハイブリッドワークは、自然災害などの緊急時でも事業の継続や復旧ができるようにする事業継続計画（BCP）としても有効です。BCPの内容も方策に盛り込んでおくと、いざという時にスムーズに対応でき、リスクや被害を抑えることができます。
社内やチームでのルールづくりを行う
ハイブリッドワークを導入することで、従業員が別々の場所で業務に取り組む機会が増えます。そのような状況でスムーズにやり取りするためには、あらかじめ報告・連絡・相談などに関するルールを設定しておくと混乱を防ぐことができます。また、状況の変化に応じてルールを見直すことも大切です。
ハイブリッドワークで業績を向上させるためのコツ
ハイブリッドワークを導入しつつ業績も向上させるには、どうすればいいのでしょうか。ここでは具体的なコツを紹介いたします。
オープンな情報共有やフィードバックの提供を行う
ハイブリッドワークにおいて業績の向上を目指すには、こまめな情報共有やフィードバックが必要です。特にリーダーやマネージャーから部下に対して積極的に情報共有を行い、フィードバックも定期的に実施しましょう。このような取り組みを意識することで、日頃から目線合わせを行い、課題点も把握しやすくなります。
よりコミュニケーションを意識的に取る
業務を円滑に行うため、ハイブリッドワークの導入後もコミュニケーションを意識的に取ることが大切です。例えば、部門間でコミュニケーションツールを統一したり、チームを横断したチャットルームを設けたりすると、メールや電話よりも気軽にコミュニケーションを行うことができます。
まとめ
テレワークが浸透した今、ハイブリッドワークは主流な働き方となる可能性が高く、合わせてオフィスを見直す必要性も高まることが予測されます。
年間25,000件以上のオフィスづくりの実績をもつコクヨマーケティング株式会社は、お客様に合わせたオフィスをご提案しております。
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