テレワークの働き方が推進されるなか、書類のペーパーレス化は必須です。すでに多くの企業や業種でペーパーレス化が進んでいます。この記事では、ペーパーレス化を進めたい担当者に向けてペーパーレス化の手順が導入ツールなどをわかりやすく解説します。ペーパーレスの導入にぜひ役立ててください。
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ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、既存の「紙」を資料としていた業務を削減するための取り組みです。
たとえば、会議の書類などを紙で管理していると、膨大な量になり保管場所も多く必要となります。これら書類をペーパーレス化することで、管理も容易になり、資料の差し替えなども直前まで可能となり運用面でも効率化されます。導入の流れとしては、紙を電子化してクラウド管理するのが一般的です。
テレワーク推進で必要性が高まっている
テレワーク推進でペーパーレスの需要は高まっています。たとえば契約書の押印や紙の書類の整理など、「紙」を使用する業務のために出社しなければならないこともあるでしょう。これらもペーパーレス化にすることで、全面的にテレワークが可能になるのですが、物理的に紙を電子化するだけでなく社内の運用ルールも変える必要があるのです。
ペーパーレス化の現状
2020年に行われた総務省の調査では、ペーパーレス化に取り組んでいる企業は約60％と言われています。政府の政策もペーパーレス化を後押ししており、「e-文章法」や「電子帳簿保存法」の法改正などにより整備が行われて、以前より導入しやすく改正されています。この流れを受けて、ペーパーレスを導入する企業はさらに増えると予測されます。
※参考：総務省（2020）「デジタルデータの経済的価値の計測と活用の現状に関する調査研究」
経済産業省による契約における押印の見直し
コロナ禍における政府のテレワーク推進の取組のひとつに、経済産業省の契約における押印の見直しがあります。この背景には、在宅ワークで感染予防しているにもかかわらず、押印のために出社しなければならないのはおかしい、といった声が上がったことが要因です。今ではクラウド上で押印できる環境が整ってきています。
ペーパーレス化を進めるメリット
ここからはペーパーレス化を進めるメリットをそれぞれ紹介します。
テレワークを導入しやすくなる
自宅でのテレワークで、オフィスと同じ量の紙書類が必要となれば業務は成り立ちません。
ペーパーレス化することで書類管理がクラウドやサーバーで行え、オフィスと自宅の環境変化が少なくなりテレワークが導入しやすくなるのです。少ない書類で業務ができる場合でも、自宅とオフィスの往復に紙書類を頻繁に持ち出して移動することはセキュリティ上避けたほうがいいでしょう。
業務が効率よく行える
ペーパーレスを導入するメリットとして業務が効率よく行えることです。特に検索性については紙書類よりも早くなり、必要な情報を簡単に把握できるようになります。注意点としては、膨大なデータ量になると検索にも時間がかかりますので、紙書類と同じように、タイトルやフォルダー分けのルールを決めておくことが重要となります。
もう一方の効率化として、場所を問わず書類データにアクセスできることです。取引先や社内での打ち合わせで急きょ資料が必要になった場合もすぐに対応でき、こうしたことからも、業務の効率性が高まるのです。
経費削減や新しい働き方につながる
「紙」で書類を管理していると、用紙代やトナー代などの見えやすい経費の他に、オフィスの書庫面積にかかる家賃費用などの固定費も発生しています。書庫は幅900㎜奥行450㎜の一般的なサイズ例として30台で約12㎡（4坪）の面積にもなり、扉を開けるスペースなどを含めると倍近い面積を占有していることになります。ペーパーレスにすることで、書庫の台数も減らすことができ空いた空間をリフレッシュスペースなどに使い、新しい働き方の導入にも繋がっていきます。
セキュリティ強化につながる
ペーパーレス化にすることでセキュリティ面も強化されます。アクセスする書類に制限を設定することで、部外者は閲覧できなくすることが可能です。紙の場合は、うっかりカフェなどに置き忘れ紛失するといったリスクなどがあり、実際に紙書類による情報流出が半数以上という調査報告もあります。ペーパーレスの場合はシステムでセキュリティが掛けられますのでリスクも少なくなります。
BCP対策になる
ペーパーレス化はBCP（Business continuity planning）対策にもなります。クラウド上で書類やデータが保管されるため、災害時や緊急時などの書類の破損や紛失を防げます。会社が移転したときも、クラウド上に保管しておくと手間がかかりません。
ペーパーレス化を進める手順
ペーパーレス化を進めるために、まずは経営層や従業員への説明と周知をしっかりと行いましょう。
ここでは、ペーパーレス化をスムーズに進めるための手順を解説します。
経営層の理解を得る
ペーパーレス化を進めるにあたっては、全社で取り組むことが前提となりますので、まず経営層の理解を得ることからはじめましょう。
年代によっては、書類をクラウド上に保管するといったペーパーレス化に反対する方もいます。ペーパーレス化は時代の流れとともに必須で、自社以外のお客様からも電子書類でのやりとりを求められることもありメリットも多いのです。そのため、重要性を十分理解してもらうことが必要になります。
従業員に周知する
経営層に理解してもらったら、まずはトライアルで一部の部署に協力してもらい自社にあった運用を決めていきましょう。その後全社の従業員に周知を行います。組織が大きい場合は各部単位で代表のペーパーレスリーダーを選任してもらいプロジェクトとしてすすめると部門進捗も把握できすすめやすいでしょう。ペーパーレス化の目的を社員に伝えることも重要で、やらされ感ではなく納得してスムーズに進行できることを心がけましょう。
社内の「紙」業務を分類する
従業員への周知が終わった後は、社内の「紙」業務を分類します。すべての業務を同時にペーパーレス化するのは難しいため、ペーパーレス化が必要な業務の優先順位をつけていきましょう。優先度の高い業務からペーパーレス化を行い、徐々に「紙」の業務からペーパーレス化に移行していくと良いでしょう。紙書類の分類が出来ていない状態で、ペーパーレス化すると見た目はすっきりしますが、この後のファイル検索で時間がかかりますので事前準備が大切になってきます。
環境を整備する
ペーパーレス化の導入を決めたら、環境を整備します。パソコンやタブレットなどの機器をそろえていきましょう。またテレワーク推進のために、従業員の自宅におけるインターネット環境も整える必要があります。
クラウド型ツールを選定・導入する
書類の管理を紙からペーパーレスに移行する際には、クラウド型ツールの選定、導入が必要です。以下で詳しく紹介します。
ペーパーレス化に有効なクラウド型ツール
クラウド型ツールには様々なものがあります。ペーパーレス化に有効なクラウド型ツールを紹介します。
ストレージサービス
ストレージサービスとは、書類データをクラウド上に保存できるサービスのことです。クラウド上にアクセスできる環境さえあれば、いつでもどこでもデータにアクセスできます。そのため、出社しなくても、必要な書類を閲覧・確認できるのが魅力です。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールとは、Web上で打刻できるサービスのことです。従来ではタイムカードや出勤簿などの「紙」が主流でした。しかし、勤怠管理ツールは出社しなくても勤務時間を把握できるため、テレワークでも安心です。
電子決裁ツール
電子決済ツールの利用によって、上司や部署間での書類の回覧が不要になります。稟議書など紙で決済までの書類を回覧していた場合は、どうしても時間のロスが発生していました。電子決裁ツールの場合は、Web上で完結できるため、決裁までのスピードアップが見込めます。
情報共有ツール
情報共有ツールでは、社内のコミュニケーションや顧客管理などが、タイムラグなく共有できます。チャットなどで常に社員同士がつながっている状態をつくっておくと、業務の進捗状況や報告もスムーズになります。
Web会議ツール
Web会議ツールはオンラインで会議を行えるツールのことです。資料を「紙」にしなくてもデータで共有が可能になりますのでペーパーレス化することの大きなメリットを得ることができます。従来の対面会議の場合は、紙の資料を配布しなければならず、手間もコストもかかります。その点、Web会議ツールは、資料もオンラインで共有できるので、無駄に資料を配る必要がありません。
電子署名ツール
電子署名ツールは、押印などを「紙」で行わずにオンライン上で完結できるツールのことです。契約書に代表される重要書類も現在ではペーパーレス化が進んでいます。出社も郵送も不要なことがメリットと言えます。
ペーパーレス化を進める際の注意点
ペーパーレス化を進める際にはいくつかの注意点があります。ここでは、4つにわけて紹介します。
利用するクラウドサービスが自社にあっているか検討する
ペーパーレス化を進めるにあたって、まずは利用するクラウドサービスが自社にあっているかを検討しましょう。具体的にはサービス内容が自社の業務にあっているか、それに対してコストは適正かなどを判断します。不要なサービスがついていると費用対効果が悪くなるため、必要なサービスだけを選ぶことがポイントです。
従業員のICTスキルに見合っているか検証する
いざICT（Information and Communication Technologyの略）を導入しても、従業員がシステムを使いこなせないと運用ができません。ハイスペックな機能が搭載されたシステムを導入すると、不測のトラブルが起きた際に素早く対応できなくなる可能性があります。そのため、事前に従業員のICTスキルに見合っているか検証を行いましょう。
従業員のITリテラシーを高める
せっかくペーパーレス化を導入しても従業員がITに疎く、サービスを使いこなせなかったら意味がありません。従業員のITリテラシーを高めるために、研修の実施やマニュアルの作成などを行いましょう。従業員のITリテラシーが高まると、セキュリティリスクも軽減できます。
専門業者のサポートを受けると安心
今までの「紙」で管理していた書類を全てペーパーレスにするには、膨大な労力と時間が必要です。そのため、ペーパーレス化の導入は専門業者に相談することも検討しましょう。専門業者のサポートを受けると、スムーズにペーパーレス化が進みます。手間がかかることは専門業者に任せることで、自社の業務に集中できます。この場合機密情報を取り扱ってもらいますので、業務契約時の守秘義務の項目に注意してください。また導入事例が豊富な業者ですと安心感もあります。
まとめ
テレワークの推進が進み、在宅で仕事をする人が多くなったなかで、ペーパーレスの導入は不可欠となってきました。既に多くの企業がペーパーレス化を導入し、国も政策に力を入れています。ペーパーレス化にすることで、業務の効率化につながり、社員の負担も減ります。この機会にペーパーレス化を検討してみてはいかがでしょうか。
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