一般的にオフィスの移転サイクルは5～10年に1回程度と言われており、移転が決まったものの「何から手をつければよいかわからない」「自社に合うオフィスは？」などお悩みの方も多いのではないでしょうか。また、オフィス移転ではやらなければならないことも多く、担当者にとって大きな負担となってしまいます。本コラムでは、オフィス移転のスケジュールやポイントについて詳しく解説します。また、「オフィス移転チェックリスト」も無料配布しているので、ご移転の際にご参考いただければ幸いです。
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オフィス移転のスケジュール
オフィス移転を効率的に進めるためには、適切なスケジュール管理が不可欠です。移転の規模によって準備期間は異なりますが、一般的に物件探しを含めると、約15ヶ月前から準備を始める必要があります。
スムーズな移転を実現するために、「オフィス移転チェックリスト」を活用しながら計画的に進めることが重要です。このチェックリストを使うことで、必要な作業を漏れなく把握し、適切なタイミングで実行することができます。
参考として、以下に最大300名程度のオフィス移転における一般的なスケジュールを表にまとめています。この表を参考に、自社の状況に合わせてスケジュールを調整してください。表を指針として活用し、余裕を持って準備を進めることで、スムーズなオフィス移転が実現できるでしょう。
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現オフィスに関する業務
入居中の現オフィスに関する業務として、主に「解約通知」「原状回復工事」などがあります。以下で詳しく解説します。
解約通知
オフィスを退去する場合、一般的に解約日の6か月前にビル管理会社やオーナーへ「解約通知」を提出する必要があります。但し、解約通知を提出するタイミングはビル管理会社やオーナーによって異なるため、事前に賃貸契約条件を確認するとよいでしょう。但し、最低契約期間内に解約通知を提出する場合、違約金が別途発生することもあります。こちらもあわせて確認するとよいでしょう。
原状回復工事
原状回復工事とは「オフィス退去時に入居前の状態に戻す工事」のことです。一般的に、契約終了までに原状回復工事を完了させる必要があります。主な工事範囲は、床や壁や天井、電気関連、什器や備品などです。工事範囲によっては、指定業者での施工が求められる場合もあります。契約書に記載があるので、事前に確認するとよいでしょう。
▼原状回復工事について詳しく知りたい方はこちら
本記事では、「解約通知」や「原状回復工事」に関する一般的な傾向について解説しています。実際は賃貸借契約の内容により本コラム記載内容と大きく異なる場合がございますのでご注意ください。なお、本情報は一般的解説を目的としており、個別の法的助言ではありません。当社は本情報利用による損害について責任を負いかねます。具体的な法的判断・行動は、必ず適切な専門家にご相談ください。
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新オフィスに関する業務
新オフィスに関する業務として、主に「ありたい姿を考える」「ビル選定」「コンセプト検討」「与条件設定」などがあります。以下で詳しく解説します。
ありたい姿を考える
ビルの選定やレイアウトプランを検討する前に、まずは「ありたい姿」を考えましょう。「オフィス移転を機に実現したい働き方」や「現状の働き方やオフィス環境の課題は何か」などを考えることで、ありたい姿が見えてくるでしょう。ありたい姿が見えてくることで、オフィス移転先の条件が見えてくると言われています。
ビル選定
「必要な面積」「希望するエリア」「予算」を決めてから、仲介業者へ問合せするとスムーズに進めることができるでしょう。また、事前に仲介業者や不動産会社のウェブサイトで物件の下調べをすることで、空室率や賃料の傾向などをつかむことができます。内見をする時には、周辺環境やセキュリティを確認するとよいでしょう。例えば、来客が多い企業の場合、しっかりセキュリティ管理ができるビルがおすすめです。
▼物件の探し方について詳しく知りたいはこちら
コンセプト検討
「ありたい姿」を基にコンセプトを検討しましょう。コンセプトを決めることで「企業ブランディングの強化」「社員にとって働きやすいオフィス環境」などの効果があると言われています。また、コンセプトを検討の際に社員向けにサーベイを行うこともおすすめです。サーベイを行うことで、意見を定量化できるので、効率的に集約できるでしょう。
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与条件設定
新オフィスには「何人入居するのか」「会議室は何部屋必要か」「デスクトップパソコンや複合機は何台設置するのか」など必要な与件を整理しましょう。例えば、オフィス移転を機にフリーアドレスを導入する場合、デスクトップパソコンやノートパソコンの必要数が変わってきます。自社のこれからの働き方にあわせて与件整理をするとよいでしょう。
▼オフィス移転をする時にRFP(提案依頼書)を作成することで、与条件を整理できます。RFPについて詳しく知りたい方はこちら
レイアウトと設備計画
コンセプトと与条件にあわせて、レイアウトを検討します。書類の収納計画もあわせて策定するようにしましょう。レイアウトにあわせて電話やLANなどの設備の配置計画を策定します。移転の3か月前までにレイアウトを確定できるよう計画を進めましょう。レイアウトプラン決定後、各種工事や什器の手配を行います。
スケジュール検討
移転日に合わせて、入居中オフィスの原状回復工事、新オフィスの内装工事、電話LAN工事、什器搬入、引越し作業などのスケジューリングを行います。ビルによっては、作業時間に制約が設けられている場合もあるので、事前に確認するとよいでしょう。また、工事内容によっては工事業者が指定となる場合もあります。こちらもあわせて事前に確認するとよいでしょう。
コスト算出
オフィス移転にかかるおおよその費用を算出しましょう。
▼オフィス移転をする時には、各種内装工事が発生します。内装工事について詳しく知りたい方はこちら
引越し準備 ・社員説明会実施
引越しの日程が決まったら、社員へ引越し説明会を開催します。移転後のレイアウトや書類収納庫の棚割り、 パソコンなどの電子機器の移動方法、廃棄物の処理方法や作業スケジュールに加え、 新オフィスのコンセプトやどのような働き方をするのかなどもこのタイミングで社員へ共有するようにしましょう。移転前に伝えることで、移転後のトラブル回避にもつながります。
▼引越し説明会のポイントをまとめた資料を無料配布しています。
届出・手続き
オフィス移転に伴い、法務局、税務署、社会保険事務所等への届出が必要です。提出期限がある書類もありますので、チェックリストを確認しながら、抜け漏れなく速やかに対応するようにしましょう。
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オフィス移転当日、移転後に発生する業務
オフィス移転当日やその後、発生する主な業務は「引越し作業」「竣工図の準備」などがあります。以下で詳しく解説します。
新オフィスへの引越し
引越し日には、実施図面を持って、新オフィスの確認を行いましょう。また、鍵の引き渡し方法は、事前に不動産会社へ確認しておきましょう。実施図面通り進んでいるか、傷などないか、を確認するとよいでしょう。
竣工図準備
竣工図は、レイアウト変更やリニューアル、配線計画の見直しなどに使用するため、 新オフィスの施工業者から取り寄せて、大切に保管するようにしましょう。
事後評価
移転後も快適なオフィス環境を維持し続けるためには、社員が新オフィスに対して、機能や環境をどう評価しているか、 目指している働き方が実現できたかなど、移転後のオフィス環境を振り返ることが大切です。また、働き方にあわせて運用ルールを策定することで、社員にとって快適なオフィスになるでしょう。
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まとめ
オフィス移転業務は、外部業者との連携や社内調整など多岐にわたり、専門的な知識も要します。また、限られた時間の中で行わざるを得ないケースが多く、オフィス移転を担当される方には、多大な負担がかるのが現状です。 その為、オフィス移転をスムーズに進めるためには、数多くの実績やノウハウをもった専門業者に依頼するのも選択肢の一つです。
コクヨマーケティングは、お客様のオフィス移転をスムーズに進めるために、移転の計画立案から、移転後の運用まで、オフィス構築を担当される総務の方の立場に寄り添い、サポートさせていただきます。お客様のオフィス移転がよりよいものになるようお手伝いさせて頂きますので、ぜひ、お気軽にご相談ください。
