オフィス環境の良し悪しは、そこで働く人の生産性やモチベーションに影響を及ぼします。
一日中、自席で仕事していると息が詰まってしまうことも多いのではないでしょうか。
働く場の選択肢のひとつとして、自席だけでなく、オープンスペースをはじめとした従業員がリラックスできる空間があると、アイデアの創出を促進したり社員同士のコミュニケーションの機会が増えたり社員満足度が向上したりなど良い効果を生むと言われています。
この記事では、オフィスにオープンスペースを設けることのメリットや設置する上での注意点、事例などを解説します。
オフィスのオープンスペースとは
オフィスのオープンスペースとは、執務スペース、会議室などとは異なる個室で仕切られていない「従業員が自由に使える空間」のことです。
利用目的に応じて、リフレッシュスペースやコミュニケーションスペースとも呼ばれます。オープンスペースは、仕事の合間に、従業員が心身ともにリラックスする場としての活用や軽い社内ミーティング、社員同士の交流を促進する場など多目的に活用されます。
リフレッシュスペースについて詳しく知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
オフィスにオープンスペースを設けるメリット
オフィスに息抜きの空間があると、働き方によい影響を与えます。ここでは、オープンスペースを設けるメリットを解説します。
生産性が高まる
業務中に適度な休憩があることで、従業員の生産性を高める効果が期待できます。人間の集中力には限界があるので、長時間の勤務は生産性が落ちる可能性が高くなります。そのため、業務時間中に、従業員がオンオフの切り替えを行うことができるリラックスできる空間があると、企業全体の生産性向上につなげられます。
コミュニケーションが活性化する
居心地のよい空間は、自然と人が集まります。従業員がオープンスペースに集まり、コミュニケーションの機会が増えやすくなります。たとえば、従業員同士の情報交換や違う部署の方との交流など、さまざまな機会が生まれるでしょう。オフィス内で雑談が楽しめる空間は、企業全体の雰囲気の改善につながります。
インフォーマルコミュニケーションについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
アイデアが生まれやすくなる
人はリラックスした時に、アイデアが生まれやすくなります。業務の合間にリラックスすることで、発想力や創造性の向上の効果が期待できるためです。オープンスペースでリラックスできると、従業員は柔軟にものを考えられるでしょう。従業員同士の雑談の中からも、新しいアイデアが生まれやすくなります。
ブランディングにつながる
従業員が働きやすい環境を整備すると、企業のイメージを高められます。従業員のモチベーションも高まり、人材が定着しやすくなるでしょう。従業員の離職防止にもつながりやすくなり、優秀な人材の定着が期待できます。また、オープンスペースは、就職活動の際に自社のアピールポイントとしても有効です。
オフィスを活用したブランディングについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
オフィスにオープンスペースをつくる際の注意点
オープンスペースは、皆が快適に利用できるよう事前に運用ルールを定めておくことが大切です。
以下に主な運用ルールの例を挙げています。運用ルールは一度定めて終わりではなく、利用実態に合わせて、柔軟に見直しを図ることも重要です。また運用ルールはそこで働く人に浸透させることも大切ですので、運用ルールを分かりやすく明示する、運用マニュアルを作成して配布するなどの工夫も併せて実施することをおすすめします。
電話やWEB会議、飲食のルールを決める
例えば、リフレッシュを目的として設置したオープンスペースでは、リフレッシュに適した環境を維持するため、電話やWEB会議、飲食に関するルールも明確に定めるとよいでしょう。
具体的には、WEB会議ではイヤホンは必ずつけファシリテートする場合は専用ブースで実施する、お菓子とドリンクはOKだが食事は禁止する、などが挙げられます。
整理整頓や清掃を習慣化する
オープンスペースでは、デスクやイスを共有するため、エリア内にお掃除シートなどを置いておくなど、離席時は手軽に掃除ができるようにしておくとよいでしょう。また、「毎週木曜日14時から10分間は全社員一斉に掃除をする時間にする」と決めて、オフィス内が乱雑になることを防ぐ工夫をするなど、掃除や整理整頓が習慣化するようなルールを決めておくとよいでしょう。
オフィスの運用ルール策定の際は、以下のフォーマットを参考にしてみてください。
オフィスの運用ルールをサイン等で明示する方法は以下のブログをご覧ください。
オフィスにオープンスペースをつくる際のポイント
皆に利用されるオープンスペースをつくるには、社員の意見を取り入れたり環境の整備をしたりすることが大切です。ここでは、オフィスにオープンスペースをつくる際のポイントを解説します。
環境を整備する
オープンスペースは、従業員がリラックスできる設備があるとよいでしょう。オフィスにリラックスできる空間があると疲れが取れて、集中力も回復しやすくなります。パソコンの作業は、眼精疲労や肩こりなどの原因となるものですので、例えば、オープンスペース内に横になれるリクライニングチェアを設置するなど、働く人が気軽に休息できる設備を用意することで活用度の高い癒しの空間をつくることができます。
従業員の意見を参考にする
オープンスペースの設置を検討する際は、アンケートやヒアリングを実施して、従業員から直接意見を聞きましょう。会社の上層部や一部の従業員の意見のみを取り入れて拙速にオフィス構築を進めてしまうと、一部の人にとって最適なオフィスは作れますが、皆が活用しやすい空間とはならない可能性が高まります。オープンスペースを設置する際は、そこで働く人の意見も取り入れ、納得感のあるプロセスを経ながら進めましょう。
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オフィスのオープンスペース設置事例
コクヨマーケティングが手掛けたオープンスペース設置事例をご紹介します。
他部門との偶発的な出会いを促進するカウンターテーブルを備えたオープンスペース
株式会社石﨑本店様は、オフィス内にカフェスタイルのカウンター席のあるコミュニケーションエリアを設置し他部門との偶発的な出会いを促進しています
また、オフィス内の別のオープンスペースには、小上がりを備えた和室エリアを設けています。温かみのある照明をセレクトし、リラックス効果を演出しています。畳を敷いたエリアの奥には、カウンターを設置し靴を脱ぎリラックスした状態で仕事ができるなど、癒しの空間をつくっています。
株式会社石﨑本店様 人と人とのつながりを重視し、新たな価値を創造する快適なオフィス
多目的に利用できるオープンスペースをオフィスの中央に配置
名鉄都市開発株式会社様のオフィスは、多目的に利用できるオープンスペースをオフィスの中央に配置しています。このようなスペースをオフィスの中心に設置することで偶発的な出会いを誘導するマグネットスペースとしての役割を果たしています。
カウンターテーブルやソファー席は、休憩以外にもカジュアルミーティングやソロワークにも活用されています。
オフィスのマグネットスペースについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
名鉄都市開発株式会社様 業務にチーム、グループ会社との新たな連携を模索し成果に応じて柔軟に連携し活動するつなげる働き方を実現するオフィス
リラックスや小規模なミーティングスペースとして活用するオープンスペース
株式会社はてな様のオフィスでは、オープンスペースに、カウンター席と小上がりの畳ブース（造作家具）を設置しています。社員のリラックスや小規模なミーティングスペースとして活用しています。靴を脱いでくつろぎながら利用する畳ブースは、カジュアルコミュニケーションを促進させます。
まとめ
オフィスにオープンスペースを設けることで、働く場の選択肢が広がり、従業員同士のコミュニケーションの活発やモチベーション、満足度の向上が期待できます。
ただし、スペースの確保や防音の対策、運用ルールなどが必要ですので、設置前の準備も入念に行いましょう。
コクヨマーケティングは、コクヨグループ年間25,000件以上の豊富な実績から、オフィスのオープンスペースをはじめ、お客様の働き方に合わせた空間を提案します。
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