働き方改革やテレワーク推奨の流れから、オフィスを縮小化したり、中枢機能を地方に移転したりする動きが広まっています。
オフィス移転には、引っ越し以外にも多くの業務があります。
この記事では、オフィス移転コンサルに依頼するメリットやデメリット、コンサルタントの選び方について解説します。
オフィス移転コンサルとは
オフィス移転コンサルは、オフィスを移転したり、オフィスの規模を拡大縮小したりするときに必要な業務を代行してくれるコンサルタントです。コンサルタントに依頼することで、オフィス移転までの自社での業務削減、スムーズに移転を進められるなどのメリットがあります。コンサルタントの種類や請け負う業務について、解説します。
オフィス移転コンサルの業務
オフィス移転コンサルの業務は、多岐にわたり、それぞれの業者が得意としていることも異なります。例えば、内装工事、ネットワーク工事、什器、引っ越しなどの各業者の手配以外にも、移転先を選定したり、レイアウトを考えたりすることを請け負うこともあります。オフィスのレイアウト変更や移転にかかる費用の計算や、移転後の問題解決のサポートもおこなうため、自社担当者の移転業務を軽減が期待できます。
オフィス移転コンサルの種類と会社
オフィス移転コンサルの主な種類は、不動産会社や建設・内装会社、オフィス家具を取り扱うメーカー、引っ越し・運送会社、デザイン・設計会社などに分類されます。オフィス移転コンサルは、分野により特色や得意分野が異なります。例えば、一般的に不動産会社は物件に関連する情報収集や交渉することを得意としています。自社の希望にあった分野のオフィス移転コンサルを選ぶことが、大切です。
オフィス移転の流れ
オフィスを移転するときは、実際にオフィスを移すまでにさまざまな手続きが必要です。オフィス移転の流れを解説します。
オフィスの移転先の決定・旧オフィスの解約手続き
オフィスを移転する場合、まずは移転先のオフィスを決める必要があります。移転先を選ぶときは、移転の目的や方向性、将来のありたい姿やコンセプトを明確にすることが重要です。一般的に1年以上前から移転先のビルの検討、内見をし、6か月前までに移転先の決定、契約をするスケジュールとなります。移転にともなう現在のオフィスの解約通知は6か月前に提出するケースが多いです。あわせて現在のオフィスの原状回復工事も確認するとよいでしょう。
レイアウトの確定
移転先が決まったら、新しい働き方のコンセプトに基づき、新しいオフィスのレイアウトを検討します。一般的にコンセプトを決めた後に与件整理をして、レイアウトを具体化させていきます。経営者の思いを反映すると同時に、社内プロジェクトメンバーや現場の社員の意見を取り入れることで、より満足度の高いレイアウトが作れるでしょう。レイアウトが確定してから、電話やLANなどネットワーク設備の配置計画の検討に入ります。
内装・電気・通信・空調工事
続いて、移転先オフィスの内装やネットワーク工事を行う業者を手配します。一般的に空調、照明、防災などのビル設備に付随する工事はビル指定業者が請け負うことが多いです。「貸方基準」に工事区分の記載があるので、あわせて確認するとよいでしょう。また1月～3月は移転が増えるため、早めの業者手配がおすすめです。
引っ越し・各種手続き
新規オフィスでスムーズに業務を始めるためにも、得意先や協力企業、自社の社員へ適切なタイミングで移転を通知しましょう。移転後は、必要な書類の届け出が必要です。法務局や税務署、社会保険事務所など提出先と書類は多岐にわたります。提出に期限が設定されているものもあるので、期限内に忘れずに提出しましょう。
オフィス移転コンサルに依頼するメリット
オフィス移転コンサルに依頼すると、移転に必要な業務を代行してもらえる以外にもさまざまなメリットが生まれます。
専門的なアドバイスを受けられる
オフィス移転専門のコンサル会社や、不動産会社、オフィス家具メーカーなど、さまざまな会社がオフィスコンサルを展開しています。そのため、各社得意とすることも異なります。自社のコンセプトにあった専門知識や実績、経験のあるオフィス移転コンサルを選べば、的確なアドバイスを受けられます。より満足度の高いレイアウトを検討するためにも、自社の課題を把握し、コンセプトを明確にするとよいでしょう。
オフィス移転に関する業務を代行してもらえる
オフィス移転に必要な業務も代行してもらえます。移転業務を軽減することができ、通常業務が滞る心配がありません。引っ越しの手続きやオフィスレイアウトの提案なども任せられますが、すべての業務をオフィス移転コンサルが代行できるとは限りません。対応可能な範囲は、事前に確認しましょう。
業務負担を削減できる
オフィス移転コンサルタントへの依頼は、時間的なコストや社員の負担削減にもつながります。引っ越しの手配やオフィスレイアウトなど、移転に必要な業務を自社でまかなおうとすると、社員は通常業務に加えて、移転業務に時間を割かなくてはなりません。外部に業務を委託すれば、社員は通常業務に集中できます。予算にあわせて、フレキシブルに業務対応の依頼も可能です。
移転後のアフターフォローができる
オフィス移転後に発生した問題や不具合にも、対応してもらえる場合もあります。実際に働き始めてから問題が表面化したり、人員の増加でレイアウトの変更が必要になったりすることもあるでしょう。移転後に発生した業務も、オフィス移転コンサルに代行可能です。
オフィス移転コンサルを依頼するデメリット
オフィス移転業務を移転コンサルに依頼するデメリットについて解説します。
費用が高くなる場合がある
オフィス移転コンサルに依頼すると、コンサルへの報酬を支払う必要があります。業者の見極めを誤ると、高額な報酬額や着手金や保証金などの名目で、別途費用を請求される可能性が出てくるでしょう。移転先のビルと管理会社の結びつきの強さによっては、減額交渉が難しい場合も考えられます。
業務が円滑に進まない可能性がある
オフィス移転コンサル会社の担当者とスムーズに意思疎通ができないなど、トラブルが発生した場合、円滑に移転業務が進まず、通常業務に支障がでてくる可能性があります。計画性がなかったり、強引に移転業務を進めようとしたりする担当者をあてがわれると、移転業務が難航しかねません。時間と手間が余計にかかり、計画どおりにオフィス移転ができないといった問題が発生する可能性もあります。
オフィス移転コンサルの選び方
自社にあったコンサルを選ぶ
自社のニーズにあったオフィス移転コンサルを選びましょう。オフィス移転コンサルは、会社により得意分野が異なります。自社が不得意としているジャンルに強いコンサルタントを選べば、移転業務の負担が減らせます。
法令や条例の知識があるか
オフィスを移転でレイアウトは、建築基準法や消防法など法律を遵守したうえで考える必要があります。移転コンサルは、法令や条例に詳しいコンサルタントを選びましょう。
明朗会計であるか
オフィス移転コンサルを決定する時は、費用とサービス内容を事前に確認しましょう。あまりに安い費用では、充分なサービスが受けられないことも考えられます。見積の費用について疑問がある場合は、すぐに問い合わせましょう。明確な解答を得られない業者への依頼は、再検討した方がよいでしょう。明朗会計は、不正請求の防止にもつながります。
まとめ
オフィス移転コンサルは、オフィス移転に関して引っ越し業者の選定やインフラ工事などの手続きや、
目的やコンセプトにあわせたレイアウトの提案を行うコンサルタントです。
オフィス移転コンサルに依頼することで、自社の社員に移転業務を任せる必要がなく、
時間短縮や社員の負担削減につながります。
コクヨマーケティングでは、オフィス移転だけでなく、移転後の維持・運営までサポートしています。
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