コクヨマーケティングでは、オフィスで使用する文具事務用品を一括管理する仕組みとして2018年から「サプライドック」という独自のソリューションを展開、現在100件を超えるお客様にご利用いただいています。 今回は、企業の永遠の課題である「コスト削減」という観点で、新しい文具事務用品の管理方法「サプライドック」についてご紹介します。
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文具事務用品管理の新しいかたち
コクヨでは、日々のオフィスカイゼンの取り組みから、サプライドックという独自のソリューションを開発、コクヨのライブオフィス見学会でもお客様に大変好評となり、2018年頃から販売を開始しています。
元々、全国にあるコクヨのオフィスでは、頻繁に使わない文具の置き場所として、オフィス内のコピーコーナーに「文具共有コーナー」を設置していました。
このコーナーには、テープカッターや穴あけパンチ、はさみなどが「型抜きシート」に配置され、「使ったら元の場所に戻す」運用で自然と整理整頓できる仕掛けにしています。
▼ 文具共有コーナー
一方で、「文具共有コーナー」に設置していない物は、部門ごとに発注・管理していた為、スペースやコストに無駄が発生していました。
そこで、共有文具以外の文具事務用品、例えばクリアファイルやふせん、ボールペンといった消耗品についても定番品を決め、合わせてコピーコーナーに設置し、一括管理する運用を開始。その場所を「サプライドック」と名付けました。
サプライドックには、補充カードをそれぞれのボックスに入れておき、残数が発注点を下回ったら補充カードを注文用のカゴに入れておくなどの、手間を掛けずに在庫状況が把握できる仕組みとしています。
それにより、発注や在庫補充などにかかる総務担当者の業務軽減に成功。当初課題であったスペースの効率化も実現しました。
▼「補充カード」による在庫管理で手間をかけずに在庫状況が把握できる
購買コストの削減策
文具事務用品に限っては、一番安く売っている通販サイトを探すなど、1円でも安く購入することがコスト削減策であると考えられてきました。
しかし、単価軽減によるコスト削減は、ほぼ限界にきており、どこで購入してもコストメリットは似たり寄ったりの状況となりつつあります。
ところが、サプライドックを導入いただいたある不動産会社様では、導入1年後、文具事務用品の年間コストが約40%もダウンしていました。
さてこの企業様は、サプライドック導入前と比べて、何がどう変わったのでしょうか。
コスト分解によるそのメカニズム
文具事務用品の年間コストが削減されたメカニズムを解説します。
当初、この不動産会社様では、部門ごとに文具事務用品を発注・管理しており、通販サイトでよくある“ボールペンが10本1パック”といった「大量パック」をよく購入されていました。この「大量パック」は、1本あたりの単価が安く設定されているため、単品で購入するより安く購入できるといったお得感があります。
ただ、部門別で文具事務用品を管理していると、ボールペン1本だけ発注したい場合、単価は高くても単品で購入するのか、単価を安くするために大量パックを選び在庫を発生させるのか？の選択に迫られていたのです。
ただし、この選択にはどちらにもコストを上げるリスクが存在しています。
しかし、サプライドックの導入がきっかけで、部門別の管理から総務による一括管理に変わり、在庫を共有化することで大量パックの商品も無駄なく使い切ることに繋がり、40％ものコスト削減に成功しました。
このことから、「一括管理という条件を満たせば、文具事務用品のコストは下げることが可能」であることが証明されたのです。
<サプライドック導入により>
共有使用する文具事務用品を「部門別管理から一括管理へ」
（発注単位が大きくなり、購入単価が下がる↓）×（無駄の発生がゼロ、購入数量が減少する↓）
このコストは購入費用の直接コストの部分です。
今回の内容には、間接的な業務コストについては言及していませんが、部門別管理からか一括管理に変化することで、発注～納品～支払に関わる工数の削減による間接コストの削減も期待できます。
サプライドックの更なる進化
障碍者対応モデルへの発展
サプライドックは「補充カード運用」により、在庫補充や発注作業にかかる総務担当者の負担を軽減するメリットがありますが、記号や色付けで業務を分かりやすくシンプルにすることで、障碍者の方でも運用管理ができるサプライドックも開発されました。大手企業様でも採用されており、安定した障碍者雇用に繋がるとして評価を得ています。
世の中の流れ「オフィスからテレワーク・在宅勤務へ」
いま、新型コロナウイルス（COVID-19）の感染拡大防止のため、テレワークや在宅勤務が一般化し、オフィスのあり方や働き方は大きく変化しています。
一方で、オフィスに出社したときに、必要な文具事務用品がいつでもそこにある状態を実現するサプライドックの必要性も増すことになりそうです。
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