BCP対策とは、企業が緊急事態時に事業継続するための手段を決めておく計画の事です。
近年、地震や水害に加え、新型ウイルスの流行など、備えるべきリスクが増えています。
BCP対策は、このような緊急時の被害を最小限に抑えるために必要とされます。
この記事では、企業の経営者や担当者様に向けて、BCP対策の詳細について解説します。ぜひ参考にしてください。
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BCP（事業継続計画）対策とは
まず、BCPとは何かを詳しく説明いたします。
概要
BCPとは「Business Continuity Plan」の頭文字を取った言葉で、企業が緊急事態時の被害を最小限に抑え、事業が継続できるように対策や方法をまとめた計画のことです。
大規模な自然災害やウイルスの流行、テロ攻撃や情報漏洩事故など、企業はあらゆる緊急事態が起きた際に、事業を継続・早期復旧させる必要があります。
事業継続できなければ、企業は取引先や顧客からの信頼を失い、倒産する可能性も出てきます。そのような事態を回避するために重要な役割を担うのがBCP対策であり、BCP対策は企業のリスクマネジメントに必須であると言えます。
東日本大震災で大きく注目されている
BCPについては、欧米では1970年代、日本では1980年代から議論が始まり、主にシステムの分野での対策が取り組まれていました。
その後、2011年の東日本大震災で多くの企業が被災し、倒産に至った経緯などから、BCP対策が改めて注目され始めました。さらに2018年の西日本豪雨、2020年の新型コロナウイルス感染症の拡大から、BCP対策はますます重要性が高まっています。企業は未曾有の緊急事態時に備えて、年々警戒心が強める必要が出てきています。
BCP・BCM・防災の違い
BCP・BCM・防災の違いはどのような点でしょうか。それぞれの違いを説明いたします。
BCMとは
BCMとは事業継続マネジメントのことを指し、「Business Continuity Management」の頭文字を取った略語です。「事業継続に向けた計画」であるBCPに対して、その体制を「マネジメントする」のがBCMです。BCPはBCMの一部分であるという事を覚えておきましょう。
（出典）内閣府「事業継続ガイドライン第三版」
防災とは
BCPと防災はよく意味が混同されがちですが、それぞれ目的が異なります。防災は、災害を未然に防止し、人や建物、資産への被害拡大を防ぐことが目的です。一方、BCPは企業が災害にあった時の事業継続や復旧に重点を置いています。
BCP策定のメリット
BCPを策定することは、企業にとって多くのメリットがあります。以下に主なメリットを挙げます。
リスク管理
BCP対策に伴い、事業に潜在するリスクを明確にし、それらに対処するための計画を立てることは、企業のリスク管理の向上につながります。自然災害やサイバーセキュリティの脅威、人的資源の欠如など、予見可能なさまざまなリスクに対して事前に対策を立てることで有事の際の迅速な対応が可能となります。
事業継続能力の向上
BCP対策は、有事の際の企業の事業継続能力向上につながります。計画的な対応策を持つことで、ある日突然、災害等が発生した場合でも復旧時間を短縮し、顧客や取引先へのサービス提供の維持が可能となります。
信頼性の向上
BCPを策定し、緊急事態や災害に対処するリスク対応を整備しておくことは、取引先や投資家からの信頼を得るうえで非常に重要です。
緊急事態や災害は、企業に深刻な影響を及ぼす可能性があります。しかし、BCPを策定していれば、予見可能なリスクに対して早期かつ適切な対応ができ、被害を最小限に抑えることができます。これにより、取引先や投資家は企業がリスク管理の重要性を認識し、事前の対策を講じていると感じます。
他の企業と比較して緊急事態に対する準備が整っている企業は、信頼性や安定性が高いと見なされる傾向があります。
社内コミュニケーションの改善
BCPの策定プロセスは、組織内のコミュニケーションを改善する機会となります。さまざまな部門や担当者が情報を共有し、相互に連携する必要があります。BCPの策定は、組織全体の一体感と協力関係を促進します。
これらのメリットにより、BCPの策定は企業の持続性、競争力、信頼性の向上に役立ちます。
BCPは危機管理体制の一部としても機能し、事業活動の安定性を確保することができます。BCPを策定することにより、組織は予測可能な災害や事象による損失を最小限に抑えることができます。また、BCPの策定は企業のイメージやブランドの保護にも役立つでしょう。
BCP対策の目的
BCP対策の目的には、下記の3つが挙げられます。
緊急時に速やかに対応する
BCP対策は、緊急時に企業が早期復旧に向けて速やかに対応できることを目的としています。
BCP対策によって、企業は緊急時でも倒産や事業の縮小の可能性を下げることが可能です。あらかじめ緊急時の対応を決めておけば、迷ったり、誤った行動を取ったりする事も防げるでしょう。逆に、計画が曖昧な場合、復旧への時間がかかり、更に損害が拡大するパターンも考えられます。そのため、策定後は社内でよく周知しておく事が重要です。
経営戦略に役立てる
BCP策定の過程で、どの事業を優先して復旧するか話し合う事で、改めて重要業務が可視化できます。根幹となる事業や、それに対して重要度の低い業務などを洗い出せるので、企業が経営戦略を見直す上でもBCPの策定は役立ちます。
企業価値・信頼性を高める
BCP対策をすることは、企業のイメージアップ効果にも繋がります。緊急事態でも安定して経営できる事、不足の事態に対応できる事が、ビジネスパートナーとしての信頼性を高めるからです。そのため、BCP対策を行っている企業は取引先としても選ばれやすい傾向にあります。
BCPを策定する流れ
ここでは、BCP対策を策定する際の6つのステップについて解説します。
1.自社に合った方針を決める
BCP対策を行う事で何を目指すのか、しっかりと方針をたて、共有する事で、緊急時に社員一人ひとりが適切に動く事ができます。
想定される自然災害やリスクをリストアップした上で、発生時の自社への影響度などを考え、自社のBCPが対象とする災害・リスクを絞り込みましょう。社員や顧客を守るため、取引先からの信用を守るためなど、自社の経営理念や基本方針とすり合わせる事によって、自社に適した方針を考える事も大きなポイントとなります。
2.社内体制を整える
BCP対策の内容は企業の複数の部門に関係するため、策定にはプロジェクトチームを編成して進める場合が多いです。
プロジェクトチームの各作業を調整するために事務局を設置する場合があり、多くの企業では総務部が担当しています。運用の指揮を執る責任者や、各部門からの参画者が決まったら、緊急時に必要な取引先や協力会社との連携も検討してください。また、BCP策定の取り組みは、チーム内だけでなく、全社員が情報を共有するべき事柄です。全社員に対しても、BCPの周知徹底が図れるような社内体制の整備を行いましょう。
3.優先事業を決める
複数の事業を展開している企業の場合、優先的に復旧する事業を決めましょう。
優先度の判断基準としては、「会社の売上に最も寄与している事業」「作業遅延により、損害が大きくなる事業」「市場シェアや会社の評判を維持するために重要な事業」などが挙げられます。主観的な判断ではなく、売上高・利益・顧客の数など、複数の観点から検討する事が大切です。
4.事前案を策定する
事業の優先順位が決まったら、さらに事業ごとの業務を洗い出し、復旧させる業務の優先順位をつけて事前案を策定します。
中核事業が停止した場合、どのくらいの期間までなら会社の体力が持つのかを考慮する事が重要です。あらかじめ事業を継続させるための業務・リソースを把握し、復旧時間にどれ位かかるのか、あらゆる場合のシミュレーションを行う事で、より具体的な事前案を策定できます。事業に必要な資源が被災して利用できなくなった場合、臨時従業員、資金、情報のバックアップなど資源の代替を確保する手段の検討が必要です。拠点の複数化や他企業との提携、アウトソーシングやテレワークなど、費用対効果と照らし合わせながら考えましょう。また、社員の連絡手段や指示系統の確立なども、事前対策として必要となります。
5.BCP発動基準や体制を整備する
BCPを策定するためには必ず「BCPの発動基準」と「BCP発動時の体制・要員」を明確にする必要があります。発動基準が曖昧だと、発動に時間がかかる事で損害が大きくなる可能性があります。また、緊急時は冷静な判断が困難であるため、事前にチームを形成し、トップダウンで素早く動く事のできるようにしましょう。誰が指示を受けて実際にどのような行動するのか、細かい部分まで具体的に決めると混乱が防げます。
6.社内で共有する
最終的には、緊急時に全社員が共通の情報にアクセスできるよう、これまでに定めたBCPを文書化しましょう。緊急時の対応手順を文書としてマニュアル化しておくことで、非常時にも社員がスムーズな行動を取りやすくなります。中小企業庁が用意しているフォーマット(BCP様式類)を使用する事で効率的に作成できるので、そちらも参考にしてみてください。
運用方法のポイント
BCP対策は想像上のリスクに基づいており、初めから完璧な計画を目指す必要はありません。
大規模な自然災害や事故は、いつ発生するか予想がつかず、予期せぬ被害が発生する可能性も十分にあります。BCP対策は改善を繰り返しながら、徐々に精度を高めていくことが大切です。
また、BCP対策にテンプレートは存在しないので、他社のBCP対策を自社に当てはめてもうまく機能しない場合があります。時間はかかりますが、自社の状況に合わせて策定し、訓練を繰り返して実現可能なBCP対策を作り上げましょう。
策定後は運用・改善が必要
BCP対策は日常的に運用・改善する必要があります。具体的には、下記の方法と参考にすると良いでしょう。
継続的なテストと改善を行う
BCP対策の精度を上げるには、継続的にテストと改善を行うことが重要です。
策定内容に沿ってテストを行う事で、BCPの内容に問題がないか検証しましょう。そこで課題を洗い出し、必要があれば都度計画を改善していきます。完成したBCP対策がうまく機能するかどうかは実際に緊急時にならないと分からない点が多いかもしれません。しかし、BCPに対して意識を高めるためにも、緊急時を想定したテストを継続的に行う事に行う事が大切です。また、BCPが実際に発動し収束した後は、問題が無かったかどうか振り返り、新しい課題に基づいて計画を更新するようにしましょう。
社内にBCP文化を定着させる
BCP対策の策定後は、社内にBCP文化を定着させる事が大切です。
そのためには、社員にBCPを周知・教育し、継続的に訓練する必要があります。ここでは、具体的な教育方法・訓練方法を紹介いたします。
＜効果的な教育方法＞
社内で行う教育としては、社員研修・ディスカッション・勉強会・eラーニングなどを用いるのが効果的です。
BCP対策は、策定に関わったメンバーだけが内容を理解しているだけでは意味がありません。経営陣や全社員にBCPを共有できるよう、複数の教育方法を実践してみましょう。最低限知って欲しいことは携帯カードにまとめることも有効な方法です。「BCPの方針」「災害が起きた直後に行うべき行動」など、重要な項目を記載しておきましょう。そうする事で、社員は全ての情報を網羅できずとも、緊急時に正しい行動を取りやすくなります。
＜定期的に実施したい訓練方法＞
BCP訓練には様々なものがあります。社員が無理なく訓練を行うためには、難易度を上げすぎず、習慣化しやすい訓練を行う事が大切です。定期的に訓練を実施することで、緊急時にもそれぞれの社員がBCPに基づいた判断ができるようになります。具体的な訓練方法としては、グループ討論形式の机上訓練・発動・移動訓練・バックアップデータを取り出す訓練などが挙げられます。この他にも、社内・社外問わず積極的に防災訓練に参加する事で、BCPに対しても意識を高めるきっかけになります。
まとめ
BCP対策を行う事によって、緊急時に被害を最小限に抑え、社員の暮らしを守る事ができます。
日頃の社員教育や訓練の他、BCPに対応したオフィス環境を整えておく事もポイントです。
BCP対策に伴い、オフィス環境の見直しをご検討されている方は、コクヨマーケティングにぜひお気軽にご相談ください。
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