オフィス回帰が進み、対面コミュニケーションが増える中、新たな課題も浮上しています。1on1ミーティングやハイブリッド形式のWeb会議で不便を感じる場面が目立つようになりました。周囲に聞こえる場所での評価やプライベートな相談は気が引け、集中できないこともあります。
会議室は商談優先で予約が取りづらく、急な打ち合わせ場所の確保に苦労する方も多いでしょう。また、集中作業時に電話や立ち話に邪魔されず静かに仕事したいと感じることはありませんか？
これらの課題を解決する手段として、フォンブースが注目されています。フォンブースは、オフィス内に設置される小型の個室ブースで、電話やオンライン会議、集中作業に使用されます。本記事では、フォンブースの特徴やメリット、導入事例を解説し、快適なオフィス環境づくりのヒントをご紹介します。
※フォンブースのレンタルやサブスクリプションのサービスは行っておりませんので、予めご了承ください
フォンブースとは？
フォンブースは、オフィス内に後付けで設置できる個室スペースです。電話やオンライン会議の際のプライバシー確保、集中作業のための静かな環境提供、少人数ミーティングのためのスペース確保など、多様な働き方をサポートする設備として、オフィスで活用されています。
フォンブース＝個室スペース
フォンブースは、オフィス内に簡単に設置できる「個室空間」です。大規模な工事が不要なため、既存のオフィスレイアウトを大きく変更することなく、手軽に導入できます。この独立した空間は、オープンオフィスの中にプライベートな領域を作り出し、従業員の集中力やプライバシーの確保に役立ちます。
フォンブースは、その用途や設計によって「個室ブース」や「集中ブース」とも呼ばれ、多様なサイズや仕様が用意されています。電話やWEBミーティングだけでなく、個人の作業に集中したい場合にも利用できる点が魅力です。複数人を収容できるサイズのものは、少人数でのミーティングや1on1の面談にも適しています。
近年、需要が高まっている
Web会議が増加した近年、フォンブースの需要が高まっています。その主な理由は、優れた防音性能にあります。多くの製品は防音パネルを採用しており、外部の騒音を軽減すると同時に、内部の音が漏れにくい設計になっています。
これにより、機密性の高い情報が外部に漏れる心配がなく、安心して電話やオンライン会議を行うことができます。また、周囲の雑音が相手に届かないため、クリアな通話品質を維持できることもメリットです。
フォンブースの活用により、生産性の向上、プライバシーの確保、そして快適な職場環境の創出が期待できます。オフィスの空間利用効率を向上させる可能性もあり、現代のオフィスに欠かせない設備として注目を集めています。
フォンブースの種類
フォンブースには主に3種類のタイプがあり、それぞれ特徴が異なります。ここでは、オープン型、セミクローズ型、クローズ型の3つのタイプについて詳しく説明していきます。
1. オープン型
オープン型フォンブースは、3面がパーティションで囲まれ、1面が開放されている構造です。
主な特徴は以下の通りです。
- 設置が容易で比較的安価
- 視覚的なプライバシーを確保できる
- 周囲からのアクセスが容易で、コミュニケーションを取りやすい
オープン型は、一見すると遮音性が低いように思われがちですが、吸音素材を使用した製品を選択し、適切な設置場所を考慮することで、一定の防音効果が期待できます。
集中作業や簡単な電話対応、Web会議用などの用途で、複数のワークスペースを効率的に設置したい場合に適しています。
2. セミクローズ型
セミクローズ型フォンブースは、クローズ型とオープン型の中間的な存在です。
主な特徴は以下の通りです。
- 床と4面が囲まれているが、天井が開放されている
- クローズ型よりも安価で導入しやすい
- 一定の遮音性を確保できる
- 個人ワークやWeb会議、商談に適している
セミクローズ型は、完全な機密性は期待できませんが、日常的な業務には十分な遮音性と快適性を提供します。
3. クローズ型
クローズ型フォンブースは、床、4面の壁、天井で完全に囲まれた個室タイプです。
主な特徴は以下の通りです。
- 高い遮音性と防音性を有する
- プライバシーと機密性が最も高い
- 電話ボックスのような完全個室空間
- 機密性の高い会議や重要な通話に最適
ただし、クローズ型の導入には注意点があります。消防法上、居室として扱われる可能性があるため、消防設備の設置や火災警報スピーカーの設置が必要になる場合があります。導入前に関連法規の確認が重要です。
※本記事の内容は一般的な情報提供を目的としており、法的助言を構成するものではありません。フォンブース、特にクローズ型の導入に際しては、最新の法令や地域の規制を確認し、必要に応じて専門家にご相談ください。
各タイプのフォンブースは、オフィスのニーズや予算、使用目的に応じて選択することが重要です。オープン型は手軽さと経済性、セミクローズ型はバランスの取れた性能と使いやすさ、クローズ型は高い機密性が特徴です。どのタイプも、適切な素材選択と設置場所の考慮により、効果的な遮音性を実現できます。オフィス環境や従業員の働き方に合わせて、最適なタイプを選ぶことで、生産性の向上とコミュニケーションの改善を図ることができます。
フォンブースを導入するメリット
フォンブースを導入することで、オフィス環境は大きく改善され、従業員の生産性や満足度が向上します。以下に、フォンブース導入の主なメリットについて詳しく解説します。
セキュリティが向上する
フォンブースは、情報漏洩防止の観点から非常に有効な設備です。
特に以下の点でセキュリティ向上に貢献します。
- 機密情報の保護：重要な電話やWeb会議を周囲に聞かれることなく行えます
- プライバシーの確保：1on1ミーティングや人事面談などの個人的な会話を安心して行えます
- 視覚的な遮断：機密文書や画面の内容を周囲から見られることを防ぎます
従業員のプライバシーやキャリアに関する情報は、たとえ社内であっても適切に保護する必要があります。フォンブースは、このような機密性の高い会話や作業を安全に行える環境を提供します。
周囲の雑音に気をとられない
フォンブースは、従業員の集中力を高める上で非常に効果的です。
- 音の遮断：周囲の雑音を軽減し、静かな環境で作業に集中できます
- 視線の遮断：他の従業員の動きや視線を気にせずに作業できます
- 心理的効果：フォンブース内にいることで、「集中モード」に入りやすくなります
- 中断の防止：フォンブースを使用中の従業員は集中作業中だとわかるため、不必要な声掛けが減少します
これらの要因により、複雑な分析や創造的な作業など、高度な集中力を要する業務の効率が期待できます。
Web会議の音声品質の向上
リモートワークが一般化した現在、質の高いWeb会議環境の確保は重要です。
フォンブースは以下の点でWeb会議に最適です。
- 音声品質の向上：オフィス内の雑音が相手に伝わりにくく、クリアな音声でコミュニケーションが可能です
- プライバシーの確保：会議の内容が周囲に漏れる心配がありません
フォンブースでWeb会議を行うことで、予期せず社内の状況が外部に漏れてしまうリスクも軽減できます。
スペース効率の向上
フォンブースはコンパクトで効率的なデザインのため、限られたオフィススペースを有効活用できます。
フォンブースは1〜4人用のサイズが一般的で、少人数での打ち合わせや電話会議に最適です。これにより、大きな会議室を小規模なミーティングで占有することがなくなり、会議室の利用効率が向上します。
さらに、フォンブースは必要な場所に簡単に設置でき、レイアウト変更も容易です。これにより、オフィスの柔軟性が高まり、変化するワークスタイルにも迅速に対応できます。
フォンブースを導入する流れ
以下に、フォンブースを導入する際の主要なステップを詳しく解説します。
1.目的とタイプを決める
フォンブース導入の第一歩は、明確な目的設定です。導入目的によって、最適なフォンブースのタイプが異なるため、慎重に検討する必要があります。例えば、Web会議や電話対応が主な目的であれば、高い遮音性を持つクローズ型が適しています。一方、個人の集中作業スペースとして利用する場合は、オープン型やセミオープン型が好ましいでしょう。これらのタイプは、完全な遮音性は不要ですが、適度なプライバシーと集中環境を提供します。
さらに、使用人数も重要な考慮点です。1人用のコンパクトなブースか、複数人が入れる大型のブースかによって、選択する製品や必要な設置スペースが大きく変わってきます。小規模なミーティングやグループワークを想定する場合は、複数人用のブースを検討し、十分なスペースを確保する必要があります。目的と使用人数を明確にすることで、オフィスのニーズに最適なフォンブースを選択し、効果的な導入が可能となります。
2. 設置場所を決める
フォンブースの設置場所を検討します。
設置場所の検討時のポイントは以下のとおりです。
- オフィスのレイアウト：動線を妨げない場所を選びます
- 適度な背景音：静かすぎる場所は避け、適度に背景音がある場所を選びます。これにより、フォンブースからの音漏れが周囲の人に気になりにくくなります
- 向きの工夫：特にオープン型の場合、開口部を執務スペース側ではなく通路側に向けるなど、設置する向きを工夫することで周囲への騒音軽減につながります
- 電源やネットワーク：必要なインフラが整っている場所を選びます
場合によっては、フォンブース専用のスペースを新設する必要があるかもしれません。その際は、オフィス全体のレイアウト変更も含めて検討することをおすすめします。
3. 設置後の運用を決める
効果的な運用のためのルールを決めることも重要です。以下のような点を考慮し、オフィスの状況に合わせて運用ルールを設定します。
1.利用時間の制限
例えば、特定の人による長時間の占有を防ぎたい場合は、1回の利用時間に制限を設けます。1回につき最大2時間までの利用とするなど、明確な時間制限を設けることをおすすめします。
2.清掃ルール
使用後の清掃責任を明確にします。例えば、使用者が使用後に簡単な清掃を行う、定期的に清掃スタッフが入るなどのルールを設定します。消毒用ワイプやスプレーを設置し、使用者が簡単に清掃できる環境を整えることも効果的です。
3.予約方法
事前予約制にするか、空いていれば自由に使用可能とするか等を決定します。事前予約制の場合、オンラインの予約システムを導入するなど、効率的な運用方法を検討します。予約不要の場合でも、長時間の占有を防ぐため、使用中の表示や時間管理の仕組みを設けることをおすすめします。
4.利用目的の社内共有
フォンブースの主な利用目的（Web会議、集中作業、電話対応など）を明確にし、従業員に周知します。目的外利用を防ぐためのガイドラインを設定します。
これらのルールを明確に定め、従業員に周知することで、フォンブースの効果的かつ公平な利用が可能になります。また、定期的にルールの見直しを行い、オフィスの需要や状況の変化に応じて柔軟に調整することが重要です。
フォンブースの注意点
フォンブースを導入する際は、いくつかの重要な注意点があります。ここでは、法規制や設置場所に関する考慮事項について解説します。
法規制への対応
フォンブースのタイプによっては、消防法をはじめとする各種法規制の対象となる可能性があります。特に、完全に密閉された空間を持つクローズ型フォンブースは、法的な制限を受ける可能性が高くなります。一方、セミクローズ型やオープン型は、一般的にこれらの規制の対象外となる傾向にありますが、具体的な構造や使用方法によっては規制の対象となる場合もあります。
クローズ型フォンブースを導入する際は、地域の消防署や関連機関に事前相談し、必要な申請手続きや安全対策について確認することが重要です。また、建築基準法や労働安全衛生法などの他の関連法規についても、専門家に相談の上、適切に対応することをおすすめします。
設置場所の検討
フォンブースの設置場所を決める際は、単にスペースの確保だけでなく、様々な要因を考慮する必要があります。特に、天井の高さや既存の建築構造物（梁や防煙垂れ壁など）との干渉がないか確認することが重要です。
また、フォンブースの配置が避難経路を妨げないよう、特に出入り口付近に設置する場合は慎重に検討する必要があります。非常時の安全な避難を確保するため、建築基準法や消防法で定められた避難経路の幅員を確保することが求められます。
本記事の内容は一般的な情報提供を目的としており、法的助言を構成するものではありません。フォンブースの導入に際しては、最新の法令や地域の規制を確認し、必要に応じて専門家（建築士、消防設備士、法律専門家など）にご相談ください。法規制や安全基準は地域や建物の特性によって異なる場合があり、また時間とともに変更される可能性があるため、常に最新の情報を参照することが重要です。
フォンブースにおすすめの商品
フォンブースにおすすめな商品を3つご紹介します。それぞれの特徴を解説します。
クローズ型：WORKPOD｜優れた換気性能でクローズド環境を実現
コクヨのWORKPODは、クローズ型のフォンブースとして使用可能なブースです。1人用から4人用までさまざまなサイズがあり、用途に合わせて柔軟に選択できます。高い遮音性能を誇り、周囲の騒音を気にすることなく集中して作業や会話ができる環境を提供します。
セミクローズ型：WORKPOD TETRA｜周囲とゆるやかに繋がり多目的な用途に対応できるセミクローズドタイプのワークポッド
コクヨのWORKPOD TETRA（ワークポッドテトラ）は、セミクローズ型のフォンブースです。建具付きで個室のような意匠でありながら、天井がないセミクローズド仕様のため、周囲とゆるやかにつながります。
また、独立型のローパーティションブースで、設備工事の負担を抑え、レイアウトの自由度があり移設にもフレキシブルに対応できます。
オープン型：fore｜音環境に配慮したパネルブース
コクヨのforeは、セミオープン型とオープン型の中間的なフォンブースです。扉はありませんが、周囲を吸音性のあるパネルで囲っているため、高い吸音・遮蔽効果が得られ、ブースの外側への音もれを軽減できます。
フォンブース設置事例
フォンブース設置事例をご紹介します。
オンライン面談の効率を追求しフォンブースを導入
株式会社スポーツフィールド様は、オンライン面談や会議の増加に対応するため、フロアを拡張し、高い防音性能を誇るフォンブースを複数台設置しました。これらのブースは、床、壁、天井が完全に囲われた個室型設計となっています。
その結果、機密性の高い情報を扱う際や、オンライン会議を行う際に、周囲を気にすることなく、集中して業務に取り組める環境が整いました。この新しい設備により、従業員の皆様はより効率的かつ快適に仕事を進めることが可能となりました。
フォンブースの新設で秘匿性の高い会議を安心して行える環境に
関東化成工業株式会社様は、増加するWeb会議に対応するため、新たにフォンブースを設置しました。導入されたのは、コクヨ製のWORKPOD＜ワークポッド＞で、1人用ソファタイプ1台、1人用スタンディングタイプ1台、そして4人用タイプ1台の計3台です。セキュリティ対策として、各ブースのドアガラスの一部に目隠しシートを貼っています。
特に4人用タイプは、複数人でのWeb会議や機密性の高い対面相談、打ち合わせなどに活用されています。このタイプには、快適な会議環境を実現するため、複数人が同時にパソコンや書類を広げられる広々とした天板や、会議用モニターが設置されています。これらの設備により、効率的で快適な会議空間が実現し、多様な用途に対応できるようになりました。
オープンスペースにフォンブースを設置し必要に応じて静かで集中できる空間を確保
ピー・シー・エー株式会社様は、自社ビルのリニューアルを契機に、オフィス環境の改善に取り組んでいます。オープンスペースを基調とするオフィスレイアウトのなかに、プライバシーと集中力を確保するため、高い遮音性能を持つフォンブースを導入しました。
この新設されたフォンブースにより、従業員の皆様は周囲の騒音を気にすることなく、Webミーティングや機密性の高い会話、電話対応などを快適に行えるようになりました。その結果、オープンオフィスの利点を活かしつつ、必要に応じて静かで集中できる空間を確保することが可能となりました。
まとめ
フォンブースとは、オフィス内に後付けできる個室スペースです。フォンブースには、オープン型とクローズ型、セミクローズ型があります。それぞれに適した用途、利用人数があるため、自社に最適なフォンブースを選ぶ必要があります。
フォンブースをお探しの方は、ぜひ、コクヨの製品もご検討ください。当社は、コクヨグループ年間2万5,000件以上の豊富な実績から、お客様の働き方に合わせたオフィス空間を提案しています。オフィス移転はもちろんのこと、移転後のオフィス維持・運用に至るまで、お客様のニーズに寄り添い必要なところからしっかりとサポートいたします。オフィス移転や改装をご検討中の方はぜひコクヨマーケティングまでご相談ください。
※フォンブースのレンタルやサブスクリプションのサービスは行っておりません
また、実際にWORKPODをはじめとしたフォンブースを体感したい方は、コクヨのライブオフィス見学にお越しください。コクヨのライブオフィス見学では、法人のお客様を対象に、実際にコクヨ社員が働くオフィスをご見学いただけます。事前予約制ですので、ご見学の際は、こちらよりお申込みください。
※フォンブースのレンタルやサブスクリプションのサービスは行っておりません
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