スマートオフィスとは？｜特徴やメリットとデメリット・導入時のリスクを解説

スマートオフィスとは、オフィスでの業務を快適に、より便利に、さまざまなIT技術や高速ネットワークを活用して、スマート化を進めたオフィススタイルのことをいいます。この記事では、スマートオフィスのメリットやデメリットをご紹介しています。スマートオフィスの導入を検討する際は、ぜひご参考にしてください。

スマートオフィスとは

スマートオフィスとはIoTやAIなどのIT技術を導入し、高速ネットワークを活用した快適な環境作りを推進するオフィスのことです。情報システムやパソコン・スマートフォンなどの各種デバイスに、高度な情報処理能力や管理・制御能力を持たせることで、オフィスのスマート化が期待できます。

スマートオフィスのメリット

スマートオフィスは場所を選ばずに働けるだけでなく業務効率や生産性にもメリットがあります。詳しく解説していきます。

どこでも働けるようになる

ネットワーク環境があれば、場所を問わず働けます。出先や出張先でも会社と同じ感覚で働けるだけでなく、カフェやコワーキングスペースでの勤務も可能になります。また在宅勤務や海外在住の方を雇用できるようになるでしょう。

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業務効率や生産性が向上する

スマートオフィスによって社員がより働きやすくなり、組織の活性化や社員の満足度向上になります。社員同士の人間関係が良好になり、業務の効率化や生産性の向上が期待できるでしょう。

ストレスの軽減につながる

オフィス出社だけでなくリモート勤務も可能になると、働き方を選択できるようになります。混雑した通勤電車に乗る必要もなくなり、通勤や会社帰りの時間が短縮されるので通勤時のストレスを軽減できるでしょう。

スマートオフィスは、導入や運営のコストの負担だけでなくリモートワークによるモチベーション低下などの問題も出てきます。ここではデメリットについて解説します。

導入コストがかかる

スマートオフィスは、既存のシステムや設備を入れ替えることになります。当然、IoTやAI、クラウドサービスなどの導入コストが発生します。業務内容によっては初期費用が多額になる可能性があるので、導入前に費用の試算をすることが大切です。まずは高速通信環境の整備や、セキュリティ対策などから検討していきましょう。

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セキュリティ対策が必要になる

スマートオフィスは会社の機密情報が漏えいする可能性があるため、セキュリティの対策が重要になります。また社員のセキュリティに対する意識を高める教育も求められます。

さらにリモート勤務を実現するためには、不正アクセスやウィルス感染などを防止できる、安全性と信頼性の高いシステムを導入が必要になってきます。

スマートオフィスを導入する際のポイント

スマートオフィスを導入する際は、現状の把握とアナログ機器の見直しを行いましょう。ここでは、導入時のポイントを解説します。

社内の現状を把握する

オフィス内のWi-F環境や電波が入りづらい場所など、通信環境を把握する必要があります。社内のPCやスマートフォンのIoTシステムとの連携が可能かどうかの確認を行います。社内のサーバー、各種OA機器の受信接続の確認をしましょう。

アナログ機器のデジタル化を行う

オフィスのスマート化は、身近にあるものから始められます。固定電話やファックス、タイムカード、紙の社内報など、デジタル化ができるものは多くあります。特に固定電話やFAXなどは、回線不要のサービスで代用ができ、紙類はPDF化によって紙代やインク代の節約が可能になります。まずは、デジタル化ができるアナログ機器の見直しからはじめましょう。

不具合時のマニュアルを準備しておく

スマートオフィスを導入する際、IoT機器の故障や不具合が発生する可能性があります。業務に支障がないように、マニュアルを必ず用意しましょう。特にスマートオフィスは通信環境の不具合の影響が大きいため注意が必要になります。

スマートオフィスのセキュリティ対策

スマートオフィスのセキュリティ対策を行うことで、会社の情報漏洩やウィルスの侵入を防止できます。

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不正侵入を防ぐ設定を行う

初期設定されているユーザーIDやパスワードは必ず変更しましょう。パソコンやスマートフォンなどは、デフォルトIDとパスワードのままの場合、不正アクセスによるセキュリティーリスクが高くなります。IoT機器の侵入の手法は、デフォルトIDとパスワードが利用されることが多いため、設定の変更は必須になります。

ファームウェアやソフトウェアを最新の状態にする

業務で使うデバイスは、ファームウェアやソフトウェアを常に最新の状態にしましょう。最新の状態は、既知の脆弱性に対して攻撃されるリスクを軽減できます。アップデートの情報を定期的に確認し、最新のセキュリティパッチを適用する必要があります。

使用していないIoT機器のネットワークを遮断する

ネットワークに繋がらない機器は遮断することで情報を守れます。Bluetooth機器は、使い終わったらBluetooth接続を解除しましょう。こうすることで、外部ネットワークからのアクセスがなくなり、サイバー攻撃や不正アクセスの危険も少なくなります。

スマートオフィス活用による効果の具体例

スマートオフィス活用の効果は大きく、様々な場面で応用できます。具体例を解説します。

テレワークの導入

スマートオフィス化による最適なデジタルワークプレイスの整備により、テレワークが導入されていない企業でも、場所を選ばない働き方が実現できます。テレワークを導入する際は、デジタルな空間でも業務を完結する仕組みを構築しましょう。

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室内環境の管理

スマートオフィスは、温度や湿度、二酸化炭素を感知するセンサーなどを用いて、室内環境の可視化が可能になります。人感センサーや照度センサーなども組み合わせることで、さらにオフィス内の室内環境を最適化できるでしょう。

会議室の利用状況の可視化

スマートオフィスを導入すると、会議室の利用状況を可視化できます。部屋の空き状況や予約状況だけでなく、他の部屋の使用頻度も管理できます。オフィスを移転する際やリニューアルの時には、参考になるでしょう。

不審者の感知

IoTによる監視システムの導入によって、社内に不審者が侵入した場合でも自動で検知できるようになります。従業員のいない深夜の時間帯や警備員が巡回していない時でも、社内の安全を確保できます。

まとめ

スマートオフィスは、既存の働き方を変え、業務を改善する可能性があります。IT技術を導入し、業務の効率化や快適なオフィスづくりを目指しましょう。

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