「働きやすい環境」の重要性が、年々高まっています。適切に設計されたオフィス環境は、単なる快適さだけでなく、生産性の向上や優秀な人材の確保・定着といった、企業の競争力にも影響を与えると言われています。
本記事では、理想的な職場環境の特徴や、その実現に必要な要素について詳しく解説します。また、働きやすい職場づくりに成功した企業の具体的な事例も紹介し、実践的なヒントをお伝えします。
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職場環境とは？
職場環境とは、従業員が働く場所やそこでの人間関係、文化などのことを指します。具体的には、オフィスの環境や設備だけでなく、社内のコミュニケーションや労働環境、リーダーシップスタイルなども含まれます。良好な職場環境は、従業員のモチベーションや幸福感に影響を与えます。
職場環境を整えることの重要性
職場環境を整えることの重要性について解説します。
生産性の向上
職場環境を整えることで、従業員の生産性が向上します。例えば、集中できる環境を提供することで、業務に取り組む際の効率が向上します。
従業員の健康促進
快適で健康的な職場環境を整えることで、従業員のストレスが軽減され、健康促進につながります。具体的には、適切な照明や快適な椅子の導入や休憩スペースを設けるなどの対策が挙げられます。
離職率の低下
良好な職場環境を整えることで、従業員の会社へのエンゲージメントが高まり、離職率の低下に貢献します。従業員が働きやすい環境にいると、組織に長く留まる傾向があり、その結果、採用コストの削減につながります。
従業員エンゲージメントの定義や必要性は、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
働きやすい職場とは
従業員にとって働きやすい職場とは、どのような職場環境なのか、詳しく解説します。
パフォーマンスを発揮できる環境
従業員の生産性を最大化するためには、多様な業務ニーズに対応できる柔軟なオフィスレイアウトが不可欠です。具体的には、集中作業に適した静かなブース、オンライン会議に最適化された個室、そして自由なディスカッションを促進するオープンスペースなど、様々な「場」を用意することが効果的です。このように、従業員が業務の性質や状況に応じて最適な環境を選択できるようにすることで、個々の能力を最大限に引き出し、組織全体のパフォーマンス向上につながります。多機能で適応性の高いワークスペースは、柔軟な働き方に対応し、従業員の創造性と効率性を高める重要な要素となるのです。
健康的に働ける環境
従業員が快適に働け、健康でいられる環境も、働きやすい職場といえます。快適に働くには、リラックスして休憩できる場所やコミュニケーションが取りやすい環境が大切です。また、長時間使っていても疲れにくい什器などを選ぶことも働きやすい環境につながります。
良好な職場環境の特徴
良好な職場環境には、いくつかの特徴があります。ここでは、5つの特徴について解説します。
コミュニケーションが円滑にとれる
上司と部下、同僚間のコミュニケーションが円滑にとれている職場では、人間関係も良好といえます。予約なしで利用できる打ち合わせスペースなど円滑にコミュニケーションがとれるようなレイアウトにすることでコミュニケーションが活性化します。
教育体制が整備されている
職場環境が良好で働きやすい企業は、教育環境が整備されています。上司部下の対話を促す1on1スペースや、大会議室で新人および中堅社員向けの研修、またはワークショップが行えるよう可動式の什器やモニターをそろえておくなど、自社の教育体制に合わせた環境を整備しましょう。
活発に意見交換ができる
上司や部下などの立場に関係なく、部門を超えて活発に意見を交換することで、滞りなく業務を進めることや、柔軟な対応ができることも、職場環境が良好な特徴です。また新しいアイデアが入ってくることで、他の企画や施策に展開することもできます。気軽に意見交換ができる場があることでより部門を超えたコミュニケーションがとりやすくなります。
働く時間と場所を選べる
職場環境が良好な企業では、フレックスタイム制やリモートワークなどを導入して、働く時間や場所を自由に選べます。特に、リモートワークの導入は、通勤時間の減少につながり、仕事と家庭の両立がしやすくなります。
福利厚生が整備されている
休暇制度や福利厚生が充実している企業も、職場環境が良好といえます。例えば、長期休暇や有給休暇が取りやすい、住宅手当や家賃補助がある、スポーツ施設や娯楽施設の割引制度があることです。従業員のストレスを軽減でき、仕事へのモチベーションの向上が期待できます。
働きやすい職場環境が生むメリット
働きやすい職場環境にすることで得られるメリットについて、以下で3つ紹介します。
業務の生産性が向上
従業員にとって働きやすい職場環境になると、仕事へのモチベーションを高く維持できて、生産性が向上します。また、働きやすい職場環境は、仕事に対する集中力を高めるため、作業の効率化やスキルアップにもつながるといえます。
離職者の減少
職場環境が整うことで、社内全体の雰囲気が改善され、ストレスも軽減できるため、離職者や休職者が減り人材採用にかかるコストも削減できます。人材採用は、募集や教育などのコストがかかります。離職者や休職者の減少は、コスト削減の面でもメリットといえるでしょう。
企業イメージの向上
働きやすい職場環境は、企業イメージの向上にもつながります。職場環境が整っていると、自社に誇りを持って働く従業員が増え、質の高いサービスが提供できます。また、リクルート効果も期待できます。従業員と経営者が共に、企業のブランドイメージを高める意識で働くことは、大きなメリットです。
良好な職場環境をつくるために必要な要素
良好な職場環境をつくるには、欠かせない必要な要素があります。ここでは、3つの要素について解説します。
従業員の健康管理を行う
従業員の健康管理は、良好な職場環境をつくるために重要です。仕事や家庭のストレスが溜まると、大きな病気になる可能性もあります。従業員の健康状態を把握するためにも、産業医やカウンセリングを導入しましょう。
適切なワークライフバランス
良好な職場環境をつくるには、適切なワークライフバランスも大切です。ワークライフバランスとは、仕事と仕事以外のバランスを保ち、両方を充実させることです。各従業員に合うワークライフバランスを実現できるように、環境を整えましょう。
スキルアップ支援
スキルアップ支援など人材育成を行っているかどうかも、良好な職場環境に繋がる要素の一つです。従業員個人の市場価値を高められるスキルアップ支援を行うと、企業の戦力になります。スキルアップを支援するには、セミナーや勉強会を積極的に実施しましょう。
働きやすい職場環境をつくる方法
働きやすい職場環境は、どのようにつくればよいのでしょうか。ここでは、新人研修や資格取得支援などについて解説します。
OJTを実施する
自社に入社したばかりの従業員には、新人研修制度として、OJTの導入がおすすめです。OJTとは、職場で上司や先輩が指導役になり、新人従業員が業務知識を学ぶ方法です。フリーアドレスを導入することで、必要な時に近くで指導することができ、上司とのコミュニケーションも取りやすくなります。また、効率的な教育方法として、業務マニュアルを作成すると、ミスが減り指導しやすいといえます。他にも、勉強会の実施やセミナー参加などを継続しましょう。
コクヨ霞が関オフィスでは、フリーアドレスを導入しており、その日に座る席を「自動抽選式」で決めています。新入社員と教育係の先輩社員が近くの席で仕事ができるよう「OJT実施中の社員専用の席」を設置しています。
コクヨ霞が関オフィスの「OJT専用席」の取組みは、以下のブログでご紹介しています。ぜひご覧ください。
オフィス環境を見直す
オフィス環境は業務効率に影響を与えるため、使い勝手が悪い場合には見直しが必要です。従業員にとって居心地のよいオフィス環境は、業務へのモチベーション向上につながります。必要に応じて、オフィスレイアウトの変更やリフォーム、移転などを行いましょう。
また、オフィス設備の多くは年数を経過するに従い劣化していきますが、オフィスの快適さは必ずしも経過年数に比例しません。
社員が働きやすい環境を運営維持することで、保つことは可能です。 運営維持ができていないと、『隅に荷物が放置されている』、『ホワイトボードが汚れたまま』、『晴れた日が続いているのに傘立てに傘が溢れている』などの不具合が徐々に蓄積し、オフィス環境の悪化を招きます。
コクヨでは、オフィスは「畑の土」と捉えています。畑の土が悪いと、どんなに良い種を蒔いてもうまく育つことはありません。オフィスも同じで、働く環境が悪ければ、社員のパフォーマンスが上がらず満足のいく成果を得ることはできません。
オフィス環境は畑の土と同じように「日々耕すこと＝運営維持をすること」で、社員がイキイキと働ける環境となり、求める成果を得ることができます。コクヨでは快適なオフィス環境の維持のため、「オフィスカイゼン委員会」という取組みを行っています。
▲カイゼンボード コクヨ霞が関ライブオフィス
カイゼン提案を社員から受け付けたり、カイゼン活動の進捗状況を掲示したりするために 使用しています。
オフィスカイゼン委員会の取組みについては、こちらのブログでご紹介していますので、ぜひご覧ください。
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従業員の声を参考にする
働きやすい環境の整備には、従業員の声を反映することも重要です。その理由として、まず従業員は日常業務を通じて職場環境の課題や改善点を直接体験しているため、現場の実態を的確に把握できることが挙げられます。また、従業員の意見を尊重し環境改善に反映させることで、組織へのエンゲージメントや業務へのモチベーションが向上します。さらに、従業員のニーズに基づいた施策を立案することで、より効果的かつ効率的な環境改善が可能となります。
このような従業員の声を効果的に収集し分析する手段として、コクヨの働く環境診断「はたナビプロ」の活用が有効です。はたナビプロは、WEBアンケートを通じて、働く人お一人お一人の声から課題を見える化する「働く環境診断サービス」です。診断ツールを用いることで、主観的な意見だけでなく客観的かつ定量的なデータの取得が可能です。また、オフィス環境からコミュニケーション、働き方まで、職場環境を多角的に分析できる点も特徴的です。他社とのベンチマーク比較ができるため、自社の強みや課題を明確に把握できます。
コクヨの働く環境診断「はたナビプロ」は、以下のページで詳しくご紹介していますので、併せてご覧ください。
福利厚生の整備
福利厚生が充実していると、従業員の満足度が高まります。住宅補助や医療補助の導入だけでなく、従業員のリフレッシュやストレス軽減のために、フィットネスクラブや宿泊施設の割引制度もよいでしょう。また、オフィスにコーヒーサーバーを設置すると、満足度向上だけでなく、仕事のオンオフの切り替えを促すことにもつながります。福利厚生は、通勤手当や社員食堂、育児・介護関連などもあるため、幅広く取り入れることをおすすめします。
【事例】コクヨマーケテング福岡ライブオフィスのコミュニケーション施策
福岡オフィスでは、気軽なコミュニケーションの場として活用できるカフェカウンターにコーヒーメーカーを設置しています。
また、コミュニケーション促進施策として「〇〇部長のおごりCOFFEE」という企画を実施しています。その名の通り部長達のおごりコーヒー豆を挽いて社員に飲んでもらうシステムです。
ただし、1人で飲むのは禁止。会社にいるメンバー同士で誘い合って、社員２人が揃い、「おごられリスト表」に名前等を記載することで、無料でコーヒーが飲めるしくみです。
〇〇部長のおごりCOFFEEについては、こちらのブログで詳しくご紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。
資格取得支援を行う
資格取得支援制度を導入している企業も働きやすいといえます。資格取得支援制度とは、業務に必要な資格を取得する際に、講習代や受験料などを企業が支援する制度です。資格を取得できた従業員には、資格手当をつけると、スキルアップとモチベーション向上につながります。
休暇取得を促す
働きやすい職場環境を整えるには、休暇を取得しやすくすることも必要です。有給休暇や長期休暇の消化率を上げる、育児・介護など家庭の事情に対応した休暇をつくる、産休・育休が取得しやすいようにするなど、全従業員の理解を深めていくことが大切です。近年は、女性特有の事情による休暇をつくる企業もあります。
働きやすい職場環境づくりに成功した事例
フリーアドレスの導入や各部門の集約など、従業員が働きやすい職場環境づくりに成功した企業の事例を紹介します。
パイロットオフィスを経て自分たちの手で働きやすい職場環境を構築
出光興産株式会社徳山事業所様は、若手社員のやりがいの低さや定着率の問題を解決するため、効率的な働き方とワークライフバランスの改善を目指してオフィスリニューアルを実施しました。ABW（Activity Based Working）の考え方に基づいたフリーアドレス化を中心に据えたこの取り組みは、以下のように進められました。
最初にコクヨの働く環境診断「はたナビ プロ」という働く環境診断ツールで現状分析を行い、東事務所と本館事務所にパイロットオフィスを設置。社員が新しい働き方に慣れる期間を設けながら、理想のオフィス像を社員全員で検討し、作り上げていきました。
リニューアルにあたっては、会議室の数を減らし、その分のスペースをワークポイントに充てることで、従来比1.3倍のワークスペースを確保。1on1ミーティングスペースや個人の集中ブースなど、目的に応じた多様な空間を用意しています。さらに、食堂も仕事ができる環境に改装し、多目的に使用できる設えに。
オフィス改装1か月後のアンケートでは概ね良好な反応が得られており、現在も定期的なワーキンググループで新たな取り組みを検討されています。タウンホールミーティングなど、新しいコミュニケーション施策も実施しており、社員の働き方に変化が見られ始めているようです。
出光興産株式会社徳山事業所様の事例はこちらのページで詳しくご紹介していますので、併せてご覧ください。
スタッフ部門から新しい働き方に挑戦！
2022年３月より従業員のエンゲージメント向上を目的に、職場環境改善として大規模リニューアルを順次実施されており、総務と各部門の若手メンバーで組成したプロジェクトメンバーを中心に、新しい働き方に対応できるオフィスを構築されました。
パイロットオフィスとして、全社に先行して、スタッフ部門のフロアのリニューアルを実施しました。
この決断の背景には、従業員全体に新しいオフィス環境のイメージを持ってもらいたいという狙いがありました。総務・経理フロアを「実験台」として先行リニューアルすることで、他の従業員が自分たちの職場改善を考える際の具体的な参考例を提供。
昇降式デスクなど様々な大きさや機能のデスクを導入し、モデルルーム的な役割を持たせました。また、フリーアドレスも採用し、当初は従業員の方の不安や抵抗もあったようですが、何度も協議を重ねて協力を得ることに成功。
保守的な企業文化の中でフリーアドレス導入には懸念の声もありながら、会社の文化を変えていく方針のもと、トライアンドエラーの姿勢で取り組みました。現在は管理職の方を含めて全員の方がフリーアドレスで業務を行っています。
三菱電機株式会社福山製作所様の事例はこちらのページで詳しくご紹介していますので併せてご覧ください。
ピー・シー・エー株式会社様
ピー・シー・エー株式会社様は、新型コロナ感染症をきっかけに、自社ビルをリニューアルしました。執務スペースは、フリーアドレスを導入して、業務の内容やモードに合わせて働く場所を選択できます。また、遮音性に配慮したソロブースを設置しています。
ピー・シー・エー株式会社様の事例はこちらのページでご紹介しています。
株式会社エムティエス様
株式会社エムティエス様では、新社屋に物流センターとオフィス機能を集約しました。また、従業員がより働きやすい環境であるために、保育室も併設しています。執務室や社員食堂にはキャスター付き家具を採用し、簡単にレイアウト変更ができるようにしました。
株式会社サクラクレパス様
株式会社サクラクレパス様では、創業100周年記念事業として、新本部棟に研究部門・技術開発部門・生産事務部門を集約しました。執務スペースは移動や連携可能な家具を導入して、ミーティングコーナーはリラックスできる空間を演出しています。
株式会社公文教育研究会
株式会社公文教育研究会様は、兵庫県内4拠点ほどの事務局を集約し、兵庫事務局をオフィスリニューアルしました。エントランスはブランドカラーのブルーを採用した入りやすい空間に、ワークエリアはフリーアドレスを導入しています。
ブラザー販売株式会社（関西事業所）様
ブラザー販売株式会社様の関西事業所では、新しい働き方に対応した空間とショールーム機能を取り入れました。執務スペースはフリーアドレスを採用しています。ショールーム横の応接会議室はガラス間仕切りを用いて、開放的で明るい空間になりました。
まとめ
働きやすい環境とは、従業員が能力を発揮できて、健康的に働ける環境のことです。
環境が整うと、業務の生産性や企業イメージの向上などのメリットがあります。
働きやすい環境の実現には、オフィスの設備やレイアウトの変更がおすすめです。
コクヨマーケティングは、年間25,000件以上の豊富な実績から、お客様の働き方にあった空間提案を行っています。
オフィス移転から移転後のオフィス維持・運用までワンストップでサポートします。
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