この記事では、レイアウト変更を検討されている企業の経営者様や担当者様に向けて、オフィスレイアウト変更を行う際の全体の流れや費用の節約ポイント、事例についても紹介しておりますので、参考にしてください。
▼オフィスレイアウトの事例や空間のつくり方を写真付きで詳しく紹介！
デザインと機能を両立したオフィスにしたい方へ
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オフィスレイアウト変更の流れ
オフィスレイアウト変更の流れや工程ごとのポイントを解説します。
プロジェクトチームを発足する
オフィスレイアウトの変更を始めるにあたり、まずは担当者を選びましょう。選ばれた担当者を中心にチームを結成し、レイアウト変更の準備を進めていきます。従来は総務部門が中心となることが多かったのですが、最近では従業員のニーズをより正確に把握するため、様々な部門からメンバーを集めてプロジェクトチームを作るケースも増えています。
社員が参加してオフィスづくりを行うことには、主に次のような利点があります。
社員参加型のオフィスづくりのメリット
- 働く場所や組織に対する関心が高まり、愛着が生まれます。また、部門の垣根を越えてプロジェクトを進めることで、新たなコミュニケーションの機会が生まれます
- 実際にオフィスを使用している社員の意見を取り入れることで、現状の課題や改善点をより的確に把握し、対応することができます
- 異なる部署、年齢層、性別などの多様な意見を集めることで、新しい視点や発想が得られます
- 変更の理由や期待される効果を理解し、自分自身が決定プロセスに関わることで、変化に対する不安を軽減できます
目的を定める
オフィスレイアウト変更の目的は、計画の大事な軸となります。変更したい理由や、現状のオフィスの問題点をまとめましょう。業務に集中できる環境を作りたい、リフレッシュスペースを作りたい、WEB会議に対応した場を増やしたいなど、目的を明確化します。目的が複数ある場合は、優先順位をつけましょう。
目的設定のポイント
オフィスレイアウトの変更は、企業の生産性と社員の満足度を大きく左右する重要な取り組みです。しかし、各部門や個人の要望に過度に応えようとすると、本来の目的を見失う恐れがあります。そのため、プロジェクト開始時に目的を明確に定め、担当チームのミッションとして共有することが大切です。
社員の意見を収集し課題を可視化する
目的設定には、現状のオフィス環境と社員の働き方を正確に把握することが重要です。具体的には、書類の量や社員の在席率などの客観的データに加え、全社員の意見を収集し、問題点を可視化しましょう。WEBアンケートなどのデジタルツールを活用することで、より効率的に情報収集ができます。
コクヨマーケティングでは、個々の社員の声から働く環境や働き方の課題を明らかにする「はたナビ プロ」という無料の環境診断サービスを提供しています。診断結果をもとに、働く人お一人お一人の声を反映したオフィスプランのご提案も可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。
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他社のオフィスを見学して理想とするオフィスや働き方のイメージをつかむ
新しいオフィスの計画を考える前に、他社のオフィスを参考にするのもおすすめです。最近注目のABWやフリーアドレスなど、新しい働き方を実践している現場を見ることで、自社に合ったアイデアが浮かぶかもしれません。
プロジェクトチームで見学すると、メンバー間で異なる印象や気づきを共有でき、プロジェクトの方向性を整理するのに役立ちます。また、同じ場所を見ることで、チームの認識を揃えやすくなります。
コクヨでは、実際にコクヨ社員が働く場を間近でご覧いただける「ライブオフィス見学」を全国各地で実施しています。ご来場いただきコクヨ社員がトライアンドエラーしながら働く現場をぜひご覧ください。
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業者を選ぶ
コンセプト、デザイン、内装工事などの工程を、どの業者に依頼するのか検討します。まずは、これらを一括で依頼するのか、分けて依頼するのかを選択する必要があります。分けて依頼を行う場合、それぞれにこだわる事で満足度は高くなりますが、その分だけ業者選びや打ち合わせにかかる時間がかかります。また、内装工事を複数の業者に依頼すると、調整を行うためのプロジェクトマネジメント費が別に発生する事もあります。1つの業者に一括で依頼すれば、よりスピーディーに計画を進め、施工スケジュールを全て把握してもらえる安心感があります。
見積り依頼・契約をする
レイアウト変更の目的やコンセプトを提示し、デザイン力や提案力、必要な工期、作業内容、アフターフォローの有無を確認、予算内で目的を達成できるのかを判断します。希望や予算と合致しない場合は、業者の選び直しも必要です。
スケジュールを立てる
業者と打ち合わせを行いながら、施工スケジュールを立てます。併せて社内告知や、規模によってはオフィスの一時移転といった社外向けの告知スケジュールも立てましょう。施工中は通常通りにオフィスが使えなくなるため、社員に業務の前倒しやスケジュール調整を促さなければなりません。予定が遅れると通常業務にも影響するため、余裕のある日程の設定が重要です。
レイアウト変更の実施
レイアウト変更の実施段階では、細かい確認作業が必要となるため、ToDoリストを作成すると便利です。施工完了後は、目的達成の確認を行うことが重要です。課題解決の有無、作業効率の向上、社員満足度の改善などの観点から評価を行いましょう。もし不備が見つかった場合は、レイアウトや運用方法を再検討したり、必要に応じて業者に連絡を取り、改善に努めることが大切です。このようなプロセスを通じて、より良い職場環境の実現を目指しましょう。
コクヨ霞が関ライブオフィスのリニューアルに際して、総務が対応したことや、総務担当者ならではの苦労話をこちらのブログでご紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。
オフィスレイアウトの変更は自社で行う？それとも業者に依頼する？
オフィスのレイアウト変更は、一般住宅の模様替えと異なるポイントが多く存在します。例えば、家具の移動だけでなく、配線工事や内装工事、業務効率や快適性を意識した導線やセキュリティゾーンの設定など、ポイントは様々です。また、消防法や地震における家具の転倒防止対策など、専門的な知識が必要とされる作業が発生する場合もあり、自社の社員だけで行うと負担は大きいでしょう。専門の業者に依頼する事によって、これらの負担が大きく軽減され、効率的にレイアウト変更を行う事ができます。
オフィスレイアウトの種類やトレンドについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
「働きやすいオフィスレイアウト」については以下の記事でご紹介しています。
オフィスのレイアウト変更を依頼する業者選びのポイント
業者を選ぶ際は、実績・デザイン・対応力・ヒアリング力の4つのポイントを確認しましょう。
実績が豊富か
豊富な実績がある事は、ノウハウがある証です。業者の公式ホームページに公開されている事例を確認し、これまでの実績を確認しましょう。施工実績の多さや、自社のオフィス規模と同じような施工実績があるのかが重要です。
小規模オフィスから大規模オフィスまで
コクヨグループ年間25,000件以上の豊富な実績を持つコクヨマーケティング納入事例
（左）尾道造船株式会社様300名|オフィスデザイン・レイアウト事例（右）富士通株式会社様27名|オフィスデザイン・レイアウト事例
デザインが豊富か
多彩なオフィスデザインの提案が可能であるか、あるいは依頼したいイメージのオフィスを実現できるかどうかを確認しましょう。オフィスデザインは、モノトーンを基調としたスタイリッシュなものから、ナチュラルな素材を活用したオフィスまで様々です。
イメージに沿ったデザインを得意とする業者に依頼すると、施工がスムーズです。
（左）株式会社トータテハウジング|オフィスデザイン・レイアウト事例（右）株式会社ピー・シー・エー様|オフィスデザイン・レイアウト事例
予算内でどこまで対応できるのか
予算内でどこまで対応できるのかは、業者によって大きく異なります。予算を汲み取り、理想のレイアウトを提案してくれるだけでなく、予算内で実現が難しい場合の対応にも注目します。可能な範囲の代替案を提案してくれる業者は信頼できます。また、価格だけで決めるのではなく、作業内容やスケジュール、レイアウト変更の目的が達成できるかどうかを考えた上で、ベストな費用かどうかを判断しましょう。
丁寧にヒアリングしてくれるか
レイアウト変更を成功させるためには、業者とのスムーズな意思疎通が重要です。丁寧にヒアリングしてくれる業者は、レイアウト変更の目的をしっかりと把握し、使いやすいオフィスを一緒に考えてくれます。
株式会社公文教育研究会東京神奈川本部様|オフィスデザイン・レイアウト事例
デザインと機能を両立したオフィスにしたい方へ
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オフィスレイアウト変更の費用を節約する方法
オフィスレイアウト変更の費用を節約するには、デザインや内装工事などをトータルで行う事ができる一社にまとめて依頼する事がおすすめです。これによって、各業者へ個別に頼むより、費用を安く抑える事が可能です。また、レイアウト変更は限られた期間の中で行わざるを得ないケースが多く、業者間とのやり取りは担当者様に多大な負担がかかります。トータルで依頼できる業者を選択する事で、担当者様の業務負担の軽減にも繋がります。
コクヨマーケテングでは、オフィスの移転・新設・増員など、オフィスの大きさや人数などのご要望に合わせて、プロのアドバイザーがご希望に沿ったレイアウトと3Dパースを無料で作成する「無料レイアウト相談」を実施中です。レイアウトだけでなく、オフィス家具の選定や各種工事などオフィスのトータルプランニングも可能です。サービスに関する詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
大～小規模までレイアウト変更事例
500名以上のレイアウト事例
株式会社トライアルカンパニー様（規模600名/6720㎡）福岡県|オフィスデザイン・レイアウト事例
クリエイティビティを高めるため、全館フリーアドレス対応のワークスペースにリニューアルを行いました。
301～500名のレイアウト事例
ピー・シー・エー株式会社様（規模660㎡）東京都|オフィスデザイン・レイアウト事例
組織を超えたコミュニケーションの促進を目的に、自社ビルのリニューアルと共にオフィスの大規模なレイアウト変更を実施しました。ソロワークやミーティング、集中ワークなど業務の内容やモードに合わせて働く場所を選択することができる執務スペースとして改装。それぞれのフロアにテーマを持たせ、内装や家具、機能で変化を付けることで、ABW型の働き方を促進する環境にしています。
101～300名のレイアウト事例
トヨタユナイテッド静岡株式会社様（規模150名/1,200㎡）静岡県|オフィスデザイン・レイアウト事例
３社の合併に伴い、本社をリニューアル。オフィス全体が見渡せるレイアウトにしました。
51～100名のレイアウト事例
株式会社公文教育研究会 兵庫事務局様（規模約67人/430㎡）兵庫県|オフィスデザイン・レイアウト事例
兵庫県にある事務局の集約再編に伴うオフィスリニューアル。社員同士の顔が合わせやすいレイアウトになっています。
31～50名のレイアウト事例
山陽株式会社様（規模32名）大阪府|オフィスデザイン・レイアウト事例
社員同士のコミュニケーション促進と生産性の高いオフィスを目指しリニューアルを計画。
フリーアドレス導入によって生みだされた余剰スペースに、コミュニティエリアを設置しました。
30名以下のレイアウト事例
マツダジャパン株式会社様（規模16名）東京都|オフィスデザイン・レイアウト事例
自社ビル竣工にともなう移転リニューアル。円滑なコミュニケーションと作業効率の両立を兼ね備えたレイアウトです。
デザインと機能を両立したオフィスにしたい方へ
オフィスレイアウトやオフィスデザインについてまずは無料相談
まとめ
オフィスのレイアウト変更を依頼する業者は、実績・デザインの豊富さ、予算内の対応力、ヒアリング力の4つのポイントで比較しましょう。
コクヨマーケティングでは、年間25,000件以上の豊富な実績から、お客様の働き方に合わせた空間をご提案いたします。
20名前後のコンパクトなオフィスから、500名以上の大規模オフィスまでご対応可能です。
レイアウトの変更作業だけでなく、スケジュール管理、コスト調整、品質管理、関係者調整など、関連する業務全般をワンストップでご依頼頂けます。専門スキルを持ったメンバーが対応いたします。ぜひお気軽にお問い合わせください。
オフィス移転・改装レイアウトの課題を解決します
