従来はオフィス内に社員それぞれの固定席があり、その場所で業務に従事するのが当たり前でしたが、近年では「フリーアドレス」を採用する企業が増えています。フリーアドレスは業務効率化などのメリットがある一方、私物の収納方法については課題が生じる場合もあります。この記事ではフリーアドレスにおすすめの便利な収納グッズをご紹介します。
フリーアドレスの環境を整えるために
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私物の持ち運びに便利なグッズ
フリーアドレスを導入したオフィスでは、会議やミーティングなどで座席を変更する際、PCや会議資料などを持って移動します。席を移動する度に、荷物を持ち運ぶ必要があるため、大変だと思われる方も多いでしょう。ただ、最近は持ち運びに便利グッズが登場しています。そのようなグッズを活用することで、フリーアドレスのオフィスでも快適に働くことができます。フリーアドレスのオフィスで活用したいおすすめの便利グッズをご紹介します。
荷物が多い方におすすめ！PCなどの仕事道具を持ち運べるバッグ
荷物が多い方は、社内での荷物持ち運び用として書類はもちろん、パソコンや私物をまとめて入れられるモバイルバッグが便利です。手提げタイプのバッグやショルダータイプのバッグがあります。手提げタイプのバッグは、手前が大きく開くため、中身が取り出しやすく便利です。ショルダータイプのバッグは、その名の通り肩にかけて使用でき、両手が空くためオフィス内の移動が多い方におすすめです。
手提げタイプのモバイルバッグ(コクヨ mo・baco/モ･バコ)
ノートパソコンはもちろん、複数冊ノートや書類なども入ります。手前が大きく開くので荷物が取り出し易く便利です。
ショルダータイプのモバイルバッグ(コクヨ mo･baco up/モバコアップ)
肩にかけて使えるので、移動の多い方に最適です。
モバイルバッグ(モ･バコ mo･baco/モ･バコ アップ )に関する詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
ACアダプターをPCに差したまま※収納できる！ショルダータイプのモバイルバッグ(コクヨ PC･ツールバッグBIZRACK )
今回ご紹介したモバイルバッグ3点の中で最も大容量のタイプです。最大の特徴はパソコンにACアダプターを差したままでも収納できる※その収納力の高さです。※ノートパソコンの大きさは13.3インチまで対応
また、内部にはマウス収納用のポケットやペンホルダーなどが付いており、中で荷物が乱雑にならないよう工夫されています。フタにはマグネットが付いていてワンタッチで閉められるのも嬉しいポイントです。
コクヨ Bizrack(ビズラック)の詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
モバイルバッグを選ぶ際の注意点
モバイルバッグを選ぶ際は、価格やデザイン以外にも注意すべきポイントがあります。基本的にこの手のバッグは就業後にオフィスのロッカーにしまって帰るため、商品を選ぶ際は「収納のしやすさ」も考慮しましょう。一人一台ロッカーが割り当てられている場合は、自分のロッカーにきちんと収まるかを事前に確認しましょう。
荷物が少ない人におすすめ！PCと小物をスマート持ち運べるバッグインバッグ
ノートパソコンをメインに仕事を進めている方は、ノートパソコンやちょっとした書類、事務用品をスッキリとスマートに収納できるバッグインバッグがおすすめです。収納量は先にご紹介したモバイルバッグよりも下がりますが、スマートフォン用のポケット(6.7インチまで)やノートパソコン用のポケット(13.3インチまで）などもついていますので、荷物が少ない方は、このバッグで充分対応可能です。バッグインバッグでありながら、バッグに入れず単体でも持ち運べるデザインですので、オフィス内での移動の際にも大活躍する一品です。
バッグインバッグ（コクヨ BIZRACK）
内部には、小物が収納できるポケットが複数ついています。フタ付きなので、移動の際に荷物が飛び出る心配がありません。
社内の移動にも大活躍！
コクヨ バッグインバッグ（ビズラック BIZRACK）の詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
バッグを持ちたくない方におすすめ！PCに装着して小物を持ち運べるスタンド型ノートPCオーガナイザー
ここまで、モバイルバッグやバッグインバッグをご紹介してきました。ただ、基本的にノートパソコンとスマートフォンさえあれば仕事が完結する場合は「バッグはかさばるので、ペンやスマートフォン、イヤホンなどの小物だけノートパソコンと一緒に持ち運べれば良い」という方もいらっしゃると思います。そんな時は、ノートパソコンに装着して小物類をスマートに持ち運べるノートパソコンオーガナイザーがおすすめです。
スタンド型ノートPCオーガナイザー(コクヨ BIZRACK)
ゴムバンドで簡単にノートパソコンに装着できます。社内移動時に、パソコンの上に載せたマウスやペンを落とす心配がありません。
左右を後方に折り曲げて固定するとスマホスタンドになります。
スタンド型ノートPCオーガナイザー(コクヨ BIZRACK)の詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
番外編①：机上面を広く使える＆小物の持ち運びに便利なグッズ
フリーアドレスの場合、固定席と比べて机上面が狭くなるケースが多いため、ペンや付箋のようなデスク周りで使う細かいものも、コンパクトに収納できるグッズがあれば便利です。立てて使えるものや持ち手が付いているものなど、さまざまな種類があります。
ペンや消しゴム類を立てて収納できるペンケース(コクヨ ネオクリッツシェルフ)
スタンド式なので、散らばりがちなペンや消しゴムなどの小物も机上で省スペースに使用できます。
コクヨ ネオクリッツシェルフに関する詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
電卓やスマートフォンなどのワークツールをまとめて持ち運べる （コクヨ Haco･biz/ハコビズ)
ワークツールが一覧できるスペース設計で、スマホスタンドとしても使用できます。
先にご紹介した社内持ち運び用バッグ(モバイルバッグ/モ･バコ アップ)やパーソナルロッカーなどに収納しやすい無駄を省いた四角い形状です。
コクヨ（Haco･biz/ハコビズ)に関する詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
番外編②：書類を立てて収納できる便利グッズ
フリーアドレス制のオフィスでは、従来の固定席と比べて作業スペースが狭くなりがちです。ノートパソコンと書類を平積みにすると、あっという間に机の上が埋まってしまいます。
そこで、おすすめなのが「ファイルボックス」です。ファイルボックスを使用することで、書類を立てて収納できるため、省スペース化が可能になります。また、必要な書類をすぐに取り出せるので、業務効率の向上にもつながります。さらに、デスクの上をすっきりと整理整頓することができ、快適な作業環境を実現できます。
クリヤーホルダーを立たせて使え持ち運びやすい可動式取っ手付きのファイルボックス(コクヨ ファイルボックスKATASU)
ファイルボックス(KATASU)は、持ち運びに便利な可動式取っ手付きのファイルボックスです。フリーアドレス時の座席の移動、書類の持ち運びに非常に便利です。また、書類を左右に仕分けできる仕切り付きで、利用頻度の高い書類とそうでない書類の仕分けが自然にでき、不要な書類の整理整頓にも役立ちます。
また、「見出し付きのクリヤーホルダー」との併用で、必要な書類が見つけやすくなり業務効率が向上します。
ファイルボックスを使った書類整理方法を以下のブログでご紹介していますので、ぜひご覧ください。
フリーアドレスを導入したオフィスの書類整理方法をこちらの記事で詳しくご紹介しています。
フリーアドレスのオフィスにあると便利なグッズ
ここからは、フリーアドレスを導入しているオフィスに備品としてあると便利なグッズをご紹介します。
パーソナルロッカー
パーソナルロッカーとは、オフィス用の個人用収納庫のことです。フリーアドレスのオフィスの場合、個人で使用する書類やパソコン、その他の仕事道具は、パーソナルロッカーで管理すると便利です。出社後、その日に必要な仕事道具をパーソナルロッカーから取り出し、外出や退社時にオフィスから出る際は、ロッカーに荷物をしまいます。
セキュリティ面を考慮し、鍵やダイアルなどで施錠できるものがおすすめです。扉を閉めた時に自動的に施錠するタイプなど、施錠タイプも様々な種類がありますので、運用とセキュリティのバランスを踏まえた上で、検討しましょう。また、ロッカーの各庫内にPCなどが充電できる“電源付きのタイプ” や扉に郵便物の受け渡しに便利な“メール穴が付いたタイプ”など様々な機能の商品がありますので、コスト面や利便性も踏まえた上で、検討しましょう。
パーソナルロッカーなど、フリーアドレスの荷物の収納方法について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
フリーワゴン
フリーアドレスの場合、固定席と異なり、デスク周りに荷物を収納するための引き出しなどが無いケースがほとんどです。そういった場合は、フリーアドレス用のワゴンがおすすです。このようなワゴンが無い場合、荷物の置き場がなく、机の上に荷物を置くことになり、作業スペースの圧迫につながります。一方、フリーワゴンを使用することで、机上面を圧迫することなく、広い作業スペースが確保することができます。
卓上型テレワークブース
自席でのWEBミーティングや周囲の視線を気にすることなく業務に集中したい時などは、卓上型のテレワークブースがおすすめです。コクヨの卓上型テレワークブース「キュノン(QUNON)」は、上面まで覆うフロントパネルと、顔がすっぽり収まるサイドパネルが特長の商品です。音源である口元をしっかりカバーし、ブース内側には吸音ウレタンを使用しており、WEBミーティングの周囲への音漏れにも配慮しています。
フリーアドレスとは？
フリーアドレスとは、オフィス内で社員が固定席を持ちません。デスクを共用で利用することで自分の働き方にあった、自分の好きな席で働くワークスタイルのことです。まずは導入するメリットも含めて基本的な内容を解説します。
注目される働き方
自分の従来のオフィスのようにデスクトップパソコンを配置し、固定電話を引いてあるような固定席は基本的に持ちません。そのときオフィスにいる人が空いている席を自由に選んで使える働き方です。働き方改革の一環で注目され、導入する企業が増えています。ICTやモバイル端末の普及、ペーパーレス化により、決まった場所で働く必要がなくなったこともフリーアドレスの導入の一因になっています。
導入するメリット
オフィス内の席を固定していないことで、チームの人員に増減があったり、プロジェクトごとにメンバーが入れ替わったりしても、大がかりな変更を加えずに済みます。フリーアドレスでは毎日隣で働くのが同じ顔ぶれであるとは限りません。 さまざまな人と接することで視野が広がることや、コミュニケーションが活発化する可能性もあります。自分にとって居心地がよいと感じる場所で仕事をすることで、業務効率化につながり、社員の自律的な働き方を促進するきっかけにもなります。
フリーアドレス導入で起こる私物収納の課題
フリーアドレスを導入することで得られるメリットはいろいろありますが、固定席がないことで私物の収納に関しては課題が出てきます。社員が快適に働くためには、収納の課題をクリアにしておかなければなりません。仕事道具の持ち運びや収納スペースの問題、セキュリティ面の不安について詳しく解説します。
仕事道具の持ち運びが大変
従来のように固定席があれば、デスクの上や引き出しの中に仕事に必要な道具を置いておくことができます。出勤して自分のデスクに行けば、一式仕事道具がそろっていますが、フリーアドレスの場合、デスクは他の人と共有して使用するため、自分専用の収納スペースはありません。これまでデスクの引き出しにしまっていたものを、毎日ロッカーから作業するデスクまで持ち運ばなければいけません。
個人ロッカーでは収納が不十分
フリーアドレスを採用しているオフィスの場合、一人一台、専用の個人ロッカー(パーソナルロッカー)を用意します。パーソナルロッカーには、ロッカーの各庫内にPCなどが充電できる“電源付きのタイプ” や扉に郵便物の受け渡しに便利な“メール穴が付いたタイプ”など様々な機能の商品がありますので、コスト面や利便性も踏まえた上で、検討しましょう。 ただ、パソコンや業務ツール、書類などの業務で使用する仕事道具に加えて、通勤時に着る私服も合わせて収納するには難しいかもしれません。特にコートやブーツなどかさばるアイテムがある冬場は、収納に困ることがあります。
セキュリティ面が不安
一般的にフリーアドレスのオフィスに設置されているデスクは、収納スペースがあまり備わっていません。離席する際にパソコンや書類などを置いたままにしておけば、盗難や紛失のリスクがあります。特に規模の大きい企業はもともとオフィス内で働く人員が多く、社外の者が出入りしても気づかない可能性があります。区別が付きにくいオフィスではセキュリティ上の課題が生じやすいため、入退室管理などセキュリティチェックを徹底しておくことが大事です。
私物収納のポイント
オフィスをフリーアドレスにした際、従来と同じ感覚でいると混乱を招く場合もあり、私物の収納に工夫やルールが必要です。ここからは私物収納のポイントについて解説します。
ルールを決める
フリーアドレスの導入を決定したら、新しい環境に合わせたルール作りをすることがポイントです。固定席とは違い、フリーアドレスでは同じデスクを複数で使用します。離席するときは次の人がデスクを使用することができるように、自分のパソコンや書類などはパーソナルロッカーにしまい、デスク上に何もない状態にする「クリーンデスク」をマナーとして徹底することが大切です。また、デスク周りにクリーナーやウェットティッシュなどを設置し、離席時に清掃することをルール化しておくことで、デスクを清潔に保つことができます。
そして、私物を最小限に抑えることで周囲が乱雑になるのも防ぎましょう。とくに荷物を足元に置くのも乱雑に見える原因のひとつです。隣の椅子に置いて席数が減ることもありますので、デスク周りの荷物の扱いを事前に考慮しておく必要があります。
ペーパーレス化を推進する
従来のように書類を多く使う業務形態のままでは、紙を収納する場所がなくなります。紙の文書を電子データとして保存するように変更すれば、書類を収納していたスペースを別の目的に有効活用することもできます。共有フォルダにデータを保存するのも紙を減らす方法のひとつです。自社の業務に合わせたルールを作りながら、ペーパーレス化と書類廃棄を推進しましょう。
共有の収納スペースを準備する
個人ロッカーに入らないものについては、まとめて収納できる共有のスペースを確保するのもいいでしょう。例えばコートやジャケット、ブーツなど、仕事中は身につけないものを収納しておくコートハンガーの設置を検討しましょう。人数が多いオフィスやジャケットを着用する営業職が中心のオフィスならば、大人数用のロッカーやクロークがおすすめです。
私物を減らす方法
フリーアドレスを導入したオフィスでは、固定席と比べて個人の私物を保管可能なスペースが減るため、できる限り私物を減らす工夫をしましょう。オフィス内でできる私物を減らすアイデアをご紹介します。
文房具を共有物として一括管理する
社員が共通して使用するような文房具は、一括管理することで個々の私物を減らせます。例えばハサミやセロハンテープ、ステープラーなどの基本的な文房具は自由に使える共有物として、共通ロッカーやテーブルなどに設置しておくと個々で所有する必要がなく、ロッカーから持ち運ぶ必要もありません。
一人ひとりが所有しているよりも、共有物にしたほうが在庫の重複などの無駄を減らすことができコスト削減につながります。私物を減らすことができれば、社員にとっても自分の収納スペースを有効的に使えるメリットがあります。
コクヨマーケティングの霞が関ライブオフィスで実施している文具消耗品の一括管理方法をこちらのブログで詳しくご紹介しています。
フリーアドレスお役立ち資料のご紹介
フリーアドレス導入を進める際の参考資料をご紹介します。
こちらでご紹介する資料は、コクヨマーケティングのホームページから無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。
・はじめてのフリーアドレス導入ガイド（全14ページ）
フリーアドレスご検討の方向け、基礎知識、メリット・デメリットなどフリーアドレス導入のポイントをご紹介しています。
・フリーアドレスに最適なオフィス家具の選び方（全30ページ）
フリーアドレス用のデスクや収納庫、イス、集中ブースの選び方をご紹介しています。
・フリーアドレスを導入したオフィスのオフィスレイアウト納入事例集（全16ページ）
フリーアドレスを導入したオフィスのレイアウトやオフィスデザイン事例をご紹介しています。
まとめ
固定席を持たず、好きな場所を選んで仕事ができるフリーアドレスにはメリットもありますが、私物の収納については困りごとも生まれてきます。個人ロッカーの設置や共有の収納スペースの確保など、オフィスの状況に応じた対策が必要です。フリーアドレスでもスムーズに仕事ができるよう、働き方をサポートするツールを活用していきましょう。
コクヨマーケティングでは、コクヨ社員が実際に働くオフィスを体感できる「オフィス見学会」を実施しています。フリーアドレスの導入を検討している方は、ぜひコクヨマーケティングまでお気軽にお問い合わせください。
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