フリーアドレスには、スペース効率の向上だけでなく、社員の自律性の促進やコミュニケーションの向上、組織変更への迅速な対応が可能となるといったメリットがあります。
その一方で、フリーアドレス化した際に必ず直面するのが、 「荷物の移動が面倒・・・」「郵便物の受け渡しはどうしたら良い？」などといった、荷物の収納場所や移動に関する問題。
従来あった個人のワゴンや引き出しが無くなるので、荷物の問題に関しては、フリーアドレス導入前にきちんと設備を整えておく必要があります。
今回は、フリーアドレス導入する上で、事前に必要となる“フリーアドレスの荷物対策”についてご紹介します。
「収納環境の整備」をしましょう
個人で使う書類やパソコンは「パーソナルロッカー」へ
パーソナルロッカーとは、オフィス用の個人用収納庫のことです。
個人で使用する書類やパソコン、その他の仕事道具は、このパーソナルロッカーで管理します。出社後、その日に必要な仕事道具をパーソナルロッカーから取り出し、外出や退社時にオフィスから出る際は、ロッカーに荷物をしまいます。
セキュリティ面を考慮し、鍵やダイアルなどで施錠できるものがおすすめです。
扉を閉めた時に自動的に施錠するタイプなど、施錠タイプも様々な種類がありますので、運用とセキュリティのバランスを踏まえた上で、検討しましょう。
プッシュオートロックやダイヤルロックは、鍵を使わずに施錠でき、鍵の管理が不要なので、運営者側の負担を軽減したい場合にはおすすめです。
また、ロッカーの各庫内にPCなどが充電できる“電源付きのタイプ” や扉に郵便物の受け渡しに便利な“メール穴が付いたタイプ”など様々な機能の商品がありますので、コスト面や利便性も踏まえた上で、検討しましょう。
コートやジャケットの収納には「ハンガーラック」や「多人数ロッカー」を使う
コートやジャケットの収納には、ハンガーラックや多人数用のロッカーを設置し、まとめて管理しましょう。
少人数の場合は、ハンガーラックでも対応できますが、人数が多い場合や営業社員中心の会社など、特にジャケットを着用する社員が多い場合は、置きジャケットへの対応も考慮し、多人数用のロッカーを設置するのがおすすめです。
また、ハンガーラックや多人数用のロッカーの設置が難しい場合は、イスの背面に、オプションでハンガーが取り付けられるものもありますので、併せて検討してみてはいかがでしょうか。ジャケット程度の長さの洋服でしたら掛けることができます。
デスク周りの収納問題を解決！
今までは、ワゴンや袖机に収納していたカバンや書類。
フリーアドレスでは、収納場所がなく、書類を机上に広げ作業面を圧迫する一因に。また、カバンは汚れが気になり、隣の椅子に置いてしまい席数が減ることも。
書類やカバンなどの荷物を置く場合は「移動式のワゴン」を使う
荷物をしまうのではなく、使うものをすっきりと「置く」ためのフリーアドレスに配慮したワゴンを使用することで、机上面を圧迫することなく、広い作業スペースが確保することができます。
最低限、カバンの置き場所は確保したい場合は「カバンフック」がおすすめ！
「移動式ワゴンを置く場所がない場合」や「書類などの荷物はほとんどないが、カバンを置く場所はきちんと確保したい場合」は、カバンをかけておくことができる「カバンフック」がおすすめです。カバンフックは、オプションパーツとして、デスクの下に取り付けられるタイプやイスの脇に取り付けられるタイプがあります。
荷物の移動に欠かせない「社内用持ち運びバッグ」
フリーアドレスの場合、出社時や社内移動時など、固定席と比較し、パソコンや仕事道具をもって移動する頻度が上がります。そのため、フリーアドレス移行後、「荷物の移動が大変だ・・・」と感じている方は多いようです。
荷物の移動には「社内用持ち運びバッグ」を使う
自分のロッカーから、PCやよく使う書類などをまとめて移動、収納できる「モバイルバッグ」の活用がおすすめです。移動の頻度が高い方は、アクティブに動くことのできる「肩にかけられるタイプ」だと両手が空くため、更に便利です。
持ち運びバッグ選ぶ際は、持ちやすさや机上での使いやすさはもちろんですが、ロッカーへの収納のしやすさも考慮しましょう。
また、引き出しに入れていた電卓や文房具などのワークツールをひとつにまとめて持ち運びができるポーチタイプの持ち運びバッグは、移動先の机上で立てて使用できるので省スペースに使えて便利です。
文具は「一括管理式」がおすすめ
今までは、個人のワゴンや引き出しに置いていたクリヤーホルダーやハサミ、セロテープなどの文房具。
フリーアドレス移行により、デスクは共有化するため、今までのような保管方法をとることが難しくなります。また、パーソナルロッカーも収納スペースが限られているので、個人で管理するには限界があります。その為、オフィスで使う文具消耗品の管理方法を見直す必要があります。
オフィスで使う文具は、共有の収納庫で「一括管理」する
オフィスの文具消耗品は、集中管理式にすることで、個人の手持ちが減るため、フリーアドレスワーカー中心のオフィスに最適です。
また、総務担当者の業務削減やオフィススペース削減、消耗品購買コスト削減効果が期待できるほか、オフィスの整理整頓にもつながります。
▶フリーアドレスのオフィスにおすすめ！文具消耗品の一括管理＜サプライドック＞については、こちらから
フリーアドレスお役立ち資料
フリーアドレス導入を進める際の参考資料をご紹介します。
こちらでご紹介する資料は、コクヨマーケティングのホームページから無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。
・はじめてのフリーアドレス導入ガイド（全14ページ）
フリーアドレスご検討の方向け、基礎知識、メリット・デメリットなどフリーアドレス導入のポイントをご紹介しています。
・フリーアドレスに最適なオフィス家具の選び方（全30ページ）
フリーアドレス用のデスクや収納庫、イス、集中ブースの選び方をご紹介しています。
・フリーアドレスを導入したオフィスのオフィスレイアウト納入事例集（全16ページ）
フリーアドレスを導入したオフィスのレイアウトやオフィスデザイン事例をご紹介しています。
「働き方」を考えて、必要なツールを用意しましょう
フリーアドレス導入の際に、事前に押さえておきたい「荷物の対策」についてご紹介しました。
フリーアドレスを成功させるためには、フリーアドレス用のイスやデスクを揃えただけでは不十分です。実際にフリーアドレスで働くことを想定しながら、必要なツールを事前に準備しておくことが大切です。
コクヨには20年を越えるフリーアドレスオフィス実施の経験があります。
自ら体験を重ねることで、机上の空論ではない、実際の社員の行動・気持ちから考えたオフィスの提案が可能です。今回、ご紹介したフリーアドレスのオフィスにおける荷物の課題をはじめ、フリーアドレスのオフィスで起こりうる課題に対して、御社の働き方を踏まえた上で、最適なソリューションを提供いたします。
フリーアドレスの導入を検討中の方はもちろん、今フリーアドレスを実施している中で、上手くいってないなと感じていらっしゃる方も、ぜひコクヨマーケティングへご相談ください。
オフィス移転・改装レイアウトの課題を解決します
