新しい働き方が広がる中、人数増減に柔軟に対応できるフリーアドレスや、生産性向上に繋がると言われているABWの動きをとりいれたオフィスづくりが増えています。しかし、その一方で、オフィス内で社員の位置情報が把握できないなどの課題もあります。その課題解決に座席管理システムが使われることが多くあります。本記事では、おすすめの座席管理システムや、システム導入の際に見直しておくとよいポイントについて詳しく解説します。
座席管理システムとは
座席管理システムとは、「社員の座席情報を確認できるシステム」を指します。座席管理だけでなく、会議室の予約や出勤状況の可視化ができるシステムもあります。特に、フリーアドレスを導入している企業や来客が多い企業が導入しているケースが多いです。自社の目的にあわせて検討するとよいでしょう。
座席管理システムのメリット
座席管理システムを導入することで、「時間削減」や「社員の居場所が把握しやすい」などさまざまなメリットがあると言われています。以下で詳しく解説します。
時間削減
フリーアドレスの場合、好きな席を選ぶことができるメリットがある一方で、社員によっては出社するたびに席を探すことに苦痛を感じることもあると言われています。また、空席探しに時間を取られることをストレスに感じる社員もいるでしょう。座席管理システムを導入することで、空席がどこにあるか把握でき、また席をランダムに決めることができるため、時間削減に繋がるだけでなく、ストレス軽減にもなるでしょう。
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社員の居場所が把握しやすい
フリーアドレスやABWの働き方を取り入れたオフィスでは、部門の垣根を超えた偶然のコミュニケーションが取りやすくなる一方で、社員の位置情報の把握が難しくなります。例えば、上司はメンバーの様子が見えづらくなり、メンバーは上司に相談しづらくなるかもしれません。座席管理システムを導入することで、社員の位置情報が把握しやすくなり、スムーズにコミュニケーションがとれるようになるでしょう。
出社状況の可視化
在宅勤務とオフィスへの出社を組み合わせたハイブリッドワークが広がったことで、出社状況の把握が難しくなったと言われています。座席管理システムを導入することで、出社率を可視化できます。ただし、システムによって対応していないこともあるため、事前に確認するとよいでしょう。
座席の利用率向上
座席管理システムを導入することで、ログデータがとれるため、座席の利用率を把握 することができます。それによって、よく使われる座席や、あまり使われていない座席がわかるでしょう。それらのデータを基にオフィスのリニューアルを行うことで、より使いやすいオフィスになるでしょう。
座席管理システムのタイプ
座席管理システムは、大きく「多機能型」「座席管理特化型」にわけることができます。以下でそれぞれの特徴について詳しく解説します。
多機能型
多機能型とは、「座席管理以外の会議室予約、備品管理など多目的に利用できるシステム」を指します。具体的には、「座席予約」「社員検索」「利用時間の把握」「会議室予約」などができます。受付システムと連動できるシステムもあるので、来客が多い企業におすすめです。機能が多い分、費用が高くなります。
座席管理特化型
座席管理特化型とは、「座席管理に特化したシステム」を指します。座席の利用状況や座席の予約などができます。多機能型に比べて費用を抑えることができるので、導入しやすいでしょう。
座席管理システムの機能
座席管理システムを導入することで「座席予約」「社員検索」などができます。「多機能型」「座席管理特化型 」のどちらでも備わっていることが多い、主な機能について以下で詳しく解説します。
座席予約
座席管理システムを導入することでオフィスに行って空席を探すことなく、スムーズに座席予約ができます。システムによっては外出先から予約できるものもあるため、自社の働き方にあわせて検討するとよいでしょう。主な座席予約方法は、「①レイアウトから直接選ぶ」「②条件指定で検索して選ぶ」の2つです。また、システムによっては、ランダムな抽選機能を搭載しているものもあります。フリーアドレスを導入したものの固定席化してしまうなどの課題がある時におすすめです。
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社員検索
フリーアドレスやABWを導入したオフィスの場合、誰がどこにいるか探すことが難しい場合があります。座席管理システムを導入することで、社員がどこにいるかをすぐに確認することができます。確認方法は主に「①レイアウト上から探す」「②社員検索で探す」の2つです。位置情報を把握できることでスムーズに相談ができるでしょう。
利用時間の把握
座席管理システムを導入することで、「座席の利用時間を把握すること」ができます。これによってよく使われる席と使われていない席がわかるため、レイアウト変更をする時に参考になるでしょう。また、勤怠実績データとして使うこともできます。
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座席管理システムの選び方
自社に合った座席管理システムを導入することで、快適なオフィス運用ができるでしょう。座席管理システムの選び方を以下で詳しく解説します。
予約機能の種類
オフィスの運用実態とあわせて、「時間単位での予約が可能か」「数か月先の予約が可能か」「指定条件での予約が可能か」など予約機能の種類を確認するとよいでしょう。例えば、来客が多い企業の場合、数か月先の予約が可能なシステムがおすすめです。但し、システムによっては、予約機能に制限がある場合もあるので、自社の使用目的にあわせて事前に確認するとよいでしょう。
社員が利用しやすいシステム
社員にとって使いづらい座席管理システムを導入すると、「正確なデータが取れない」「座席予約が煩雑で利用率が低下する」などの問題が発生し、業務効率の悪化に繋がる可能性があります。問題を防ぐためにも、事前に無料トライアルを検討するとよいでしょう。一般的に、無料トライアルは2週間から1か月程度利用できます。
レイアウトが反映できるか
座席管理システムでは、レイアウト図面をシステムに登録する必要があります。手持ちの図面が登録できるか確認するとよいでしょう。但また、レイアウト変更が多い企業の場合は、システムへの登録が負担にならないか、あわせて検討する必要があります。
出社状況を把握できるか
出社状況を把握するためには、「チェックイン・チェックアウト機能」が必要です。またそれ以外にも在席中、離席中など社員のステータス機能付きや勤怠管理ができるシステムもあります。 但し、システムによっては勤怠管理と連携ができないこともあります。予算と把握したい内容にあわせてシステムを選ぶとよいでしょう。
サポート体制の充実
思いがけないシステムトラブルが起こることや導入にあたり不安に思うこともあるでしょう。ベンダーからの手厚いサポートがあることで、困りごとやトラブルを早く解決できるでしょう。事前にメール、チャット、電話などコミュニケーション手段を確認しましょう。
おすすめ座席管理システム4選
おすすめの座席管理システムを以下で詳しく紹介します。
Acall (Acall株式会社)
座席予約だけでなく、オフィスへの入退室、受付対応、会議室管理、IoT 連携など幅広く使うことができる多機能型のワークスタイルプラットフォームです。オフィス内のログやチェックインデータなどを収集し分析できるため、利用状況を可視化することができます。また、勤務開始時に働いている場所や状況を共有することができるため、リモートワークでも心理的安全性を確保しやすい特徴があります。
EXOffice (株式会社WHERE)
オフィスでの社員の位置情報の把握、会議室の予約ができる多機能型の座席管理システムです。拡張機能を使うことで、Outlook連携やトイレの満空表示ができます。会議室ごとの利用状況を表示し、「予約しているのに利用されていない」「広い会議室を少人数で利用している」 など空間の有効利用に向けたオフィスの利用実態の見える化ができる特徴があります。
とれ太くん (パソナ・パナソニックビジネスサービス株式会社)
座席予約だけでなく、会議室とさらに備品まで予約ができる多機能型の座席管理システムです。 簡単操作でチェックイン、予約時間を一定期間経過して利用しない場合は自動キャンセルできます。管理用PCだけで座席管理システムの導入ができるため、低コストであることが特徴です。
らくーざ (NJCネットコミュニケーションズ株式会社)
座席予約に特化した座席管理特化型のシステムです。座席予約をする時は、システムがランダムで選択するため、フリーアドレスの固定席化を防ぐことができます。また、グループ抽選機能もあるため、複数人で研修する時には隣同士で着席することができます。
座席管理システム導入時に見直しをしておくとよいこと
座席の運用ルールやオフィスのレイアウトを事前に見直すことで、座席管理システムをスムーズに導入できるでしょう。以下で詳しく解説します。
座席の運用ルール
社員が気持ちよく使えるオフィスにするためには、座席の運用ルールを決めることが大切です。例えば、長時間利用を防ぐために利用時間に制限を設ける、飲食の可否、web会議のルールなどがあります。特にweb会議での音漏れは周囲の社員も気になってしまい、集中できないかもしれません。事前に運用ルールを決めるとよいでしょう。また、目に付くところに運用ルールを掲示することで、周知できるでしょう。
オフィスレイアウトの見直し
座席管理システムを導入する時にレイアウトの見直しをするとよいでしょう。特に、よく使われている席は予約が難しくなってしまい、かえって使いづらいオフィスになるかもしれません。事前に座席を増やすなど対応を検討するとよいでしょう。例えば、システムによって、執務室やコミュニケーションスペースなどエリアから選択して、座りたい座席を選択することもできます。 あわせて、わかりやすいエリア名も検討するとよいでしょう。
まとめ
座席管理システムを導入することで、座席予約だけでなく、スムーズなコミュニケーションやオフィスの利用状況の把握など、さまざまな効果が期待できます。
今回は、おすすめの座席管理システム4選をご紹介しました。
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