近年、多くの企業がWeb会議を活用するようになりました。
Web会議とは、遠方の相手と行う会議を指します。ここでは企業の経営者や総務の担当者に向けて、Web会議の準備ややり方について具体的に解説します。Web会議を快適に行うポイントや、Web会議をするメリット・デメリットも紹介しますので参考にしてください。
Web会議とは？
Web会議とは、ネットワークを通じ遠方の相手と行う会議です。対面の会議のようにメンバーが一同に会する必要がないため、自宅や出張先などあらゆる場所から会議に参加できるのが大きな特徴です。働き方改革の推進や新型コロナ感染症対策を受け、多くの企業がWeb会議を導入するようになりました。
Web会議とテレビ会議の違い
テレビ会議とは、Web会議と同様に遠隔地の相手と回線を通して話せるシステムです。ただし音声や品質のレベル、準備する設備の種類や数などが異なります。
テレビ会議のメリットは、専用機ならではのハイレベルな画質と音質です。また、プロジェクター投影や大型ディスプレイの機材を設置することで、1つの機器で大勢参加できます。ただし、主催者側と参加者側双方が会議専用のデバイスや回線の準備をしなければいけません。
対してWeb会議は、ネットワーク環境とパソコンがあれば開催でき、大掛かりな準備は不要です。
以上から品質を重視するならテレビ会議、手軽さを求めるならWeb会議が適していると言えます。
Web会議の事前準備
Web会議を開催するための事前準備を解説します。Web会議に適したオフィス環境の整備から、機材の種類や設置方法まで確認しましょう。
オフィス環境を整備する
まず「音」への対策が必要です。たとえば執務室内でWeb会議を行うと、会議中の会話が耳に入ってしまい、ほかの社員が働きにくくなるかもしれません。また、周囲の雑音が会議に紛れると、相手側が会議内容を聞き取りにくくなり、ストレスを感じます。
加えて「場所」への対策も重要です。個室会議室でWeb会議の開催を考えても、感染症対策で利用人数が制限されていれば、利用が難しい可能性があるので事前に確認しなければいけません。
音と場所にかかわる問題を解消するには、オフィス内にWeb会議専用の遮音性の高い個室ブースを設置する、執務室と離れた場所にWeb会議専用スペースを設けるなどの方法があります。
Web会議のシステムを導入する
Web会議のシステムを導入するパソコンは、会議に参加する人数分必要です。すべてのパソコンに、共通のシステムを導入してください。
また、相手も同様のシステムを使わないと、Web会議は開催できません。取引先にも提案しやすいように、金銭面の負担が少なく、使い勝手のよいシステムを選びましょう。
必要な機材を揃える
Web会議のシステムを導入したパソコンのほかにも、外部接続するカメラやマイク、マイクスピーカー、ヘッドセットなどを用意します。外部接続機器はパソコンに付属された機能でも代用できますが、品質を求めるならば別途用意すると安心です。また、主催者側、参加者側ともにネットワーク環境も必要です。当日にトラブルが起きるリスクを抑えるべく、事前に動作確認を済ませましょう
機材の設置場所を決める
マイクとスピーカーを設置する際は、ハウリングに注意してください。ハウリングとは、スピーカーから出た音がマイクに入り込み、ふたたびスピーカーから発せられる現象です。耳障りなハウリングは、マイクとスピーカーの位置を遠ざける、ヘッドセットを導入するなどで対策できます。また、カメラは撮影の範囲を確認し、機密性の高い書類や部外者の映り込みが無い場所に設置してください。機材を設置したあとは試験的に起動し、問題がないか確認します。
資料共有の準備を行う
共有の必要性がある資料は、事前にフォルダにまとめデスクトップに置きましょう。会議の流れによっては、予定になかった資料を使いたくなるかもしれません。事前に資料をまとめておくと、スムーズに公開できます。アプリを使って資料を共有する場合は、Web会議が開催する前に開いて準備しておきましょう。
Web会議のやり方
Web会議のシステムは数多くありますが、ここではZoomを例に挙げ、会議のやり方を紹介します。
主催者のやり方
Zoomを使って会議を始める場合は、ツールを立ち上げて「新規ミーティング」と「スケジュール」のいずれかを選択します。
参加者の準備ができており、すぐに会議を始める際は「新規ミーティング」を使いましょう。参加者を招待するには、ホーム画面から新規ミーティングを選択し、「招待」をクリックします。ミーティングのURLは画面下部の「URLをコピー」から取得し、メッセージツールで送信してください。
すぐに会議を開催するのではなく、日時を指定し会議を開催する場合はZoomのホーム画面に表示されている「スケジュール」をクリックしましょう。「ミーティングをスケジュール」という設定画面が立ち上がるため、ミーティングIDとパスワードを入力し、音声にかかわる機器を選びます。
いずれの方法でも、Zoomを介したWeb会議が終わったら主催者はミーティングを終了させます。具体的には、画面下の「ミーティングの終了」または「ミーティングから退室」をクリックするだけWeb会議が終了する仕組みなので覚えておきましょう。
参加者のやり方
ZoomのWeb会議に参加する場合は、主催者から共有されたURLをクリックして参加します。
この他にも、Zoomのホーム画面の「参加」をクリックすることでWeb会議に加われる場合もあります。ミーティングIDと名前、パスコードを入力し、主催者によって入室許可が行われるとZoomの会議に参加できる仕組みです。
画面共有・チャットの使い方
主催者・参加者とも画面を共有が可能です。「画面共有」をクリックすると、全画面で開いているアプリが複数表示されます。必要なものを選択し、共有しましょう。
・画面共有
主催者・参加者とも画面を共有が可能です。「画面共有」をクリックすると、全画面で開いているアプリが複数表示されます。必要なものを選択し、共有しましょう。
・チャット
会議中にメッセージをやり取りしたり、ファイルやURLを送ったりするにはチャットが便利です。Zoomでは、チャットはビデオの横に表示されます。
Web会議を快適に行うためのポイント
Web会議を快適に行うには、イヤホンマイクやヘッドセットを導入するのがおすすめです。パソコンの内蔵マイクでもWeb会議に参加できますが、ノイズを拾いやすいため発言内容がわかりにくくなる恐れがあります。
ヘッドセットを装着すると会議の内容が周囲に聞こえないため、セキュリティ対策としても有効です。
ミュートの使用もポイントです。発言者以外はマイクをミュートすれば、ノイズの防止になります。たとえ自分が発言せずに黙っていたとしても、室内の雑音がマイクに拾われるケースがあるため、ミュート機能の利用は必須と言えます。
会議を成功させるには、聞き手のリアクションにも工夫が必要です。カメラは基本的にオンにし、お互いの表情を見せあいましょう。さらにチャットで質問を送ったり、スタンプを活用したりすると、臨場感がわき会議が盛り上がります。
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Web会議のメリット
Web会議のメリットを紹介します。順番に3つのメリットの内容を確認しましょう。
移動時間や手間を削減できる
これまで会議を開催するまでに要していた手間を、Web会議では大いに削減できます。
たとえばネットワーク環境と機材がそろえばいつでも会議が開催できるため、スケジュール調整が容易です。また、従来の会議では、参加人数や内容にあわせ会議室を選び、予約していましたがWeb会議では、会議室がらみの手間も不要となります。
削減できた時間は、他の業務の作業時間に回すことができ、Web会議導入で業務の効率化もできるでしょう。
必要時にすぐ会議を開催できる
Web会議は必要なときにすぐ開催できるため、ビジネスの進行が速まります。場所を選ばず会議を開催できるため、別の業務に時間を取られている人や出社する頻度が少ない人とも頻繁にやり取りでき、密な情報共有が可能です。
また、Web会議の導入によって忙しい責任者が会議に出席できれば、その場で次の行動にかかわる意思決定を下せます。対面の会議と違って、責任者への確認を別日に行わなくて済むので効率よく仕事が進みます。
低コストで運用できる
会議のたびに集合する必要がないため、交通費や宿泊費を節約できます。前述したテレビ会議も遠方の相手との会議に利用できますが、導入するためには専用の機器が必要です。会社の拠点が増えればその分、コストがかさむため簡単にテレビ会議の利用に踏み切れないというケースもめずらしくありません。
一方、Zoomなどのクラウド型Web会議システムは、初期費用は不要なものが多いです。低コストで運用できると分かっていれば、会社としての意思決定もスピーディに完了するでしょう。
Web会議のデメリット
Web会議のデメリットを紹介します。あらかじめ注意しておけば、トラブルの発生を防止できるのでぜひ参考にしてください。
インターネット環境に依存する
Web会議はインターネット環境に依存します。主催者側・参加者側いずれかの環境の問題で、音声が乱れる、映像がフリーズするなどの可能性があります。インターネット環境への対策としては、ビジネス用回線を検討しましょう。ビジネス用回線を使えば、家庭用回線が混雑している時間帯でも、通信が安定します。ただし、ビジネス用回線は、家庭用回線よりも契約料金が割高な点を理解しておかなければいけません。
会議の雰囲気を読み取りにくい
Web会議では直接顔をみて話せません。反対意見をもつ人がわかりにくい、意見を言いたい人をすぐ見つけられないなどの問題が発生すると、スムーズに会議が進まない可能性があります。
会議の雰囲気をつかむには便利なツールを活用しましょう。前述しましたチャットツールで「挙手」を意味するアイコンがあります。意見がある場合には挙手のアイコンを使うように、参加者へ呼びかけるのも1つの解決策です。
また手軽に実施できることで、電話やメールで済むような内容までweb会議を実施するケースも考えられます。相手側の時間も拘束しますので本当にWEB会議すべき内容なのかも検討すべきでしょう。
まとめ
Web会議を導入するにはオフィス環境の整備から始め、Web会議システムの導入、機器の設置や資料共有を行います。時間やコストの削減につながるので、Web会議を賢く活用することが大切です。
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