働き方の変化を求められる中で、社内コミュニケーションを課題と感じていらっしゃる方は多いのではないでしょうか。そんなときはコミュニケーションツールの導入を検討してみましょう。ただし、導入の際、コミュニケーションツールが自社の業務にあうかどうかをよく検討することが大切です。
この記事では、コミュニケーションツールのメリットと注意点を紹介しておりますので、ツールを導入する際にぜひ、参考にしてください。
社内コミュニケーションツールとは
社内コミュニケーションツールとは、会社で使う情報・意思伝達のツールのことです。以前は社内コミュニケーションツールといえばメールや電話でしたが、現在はビジネスチャットツールや社内SNSなどが代表的なツールとなっています。また業務における連絡や通達などに用いられるだけではなく、ノウハウの共有などにも活用されています。
社内コミュニケーションツールの必要性が高まる背景
今回は、オンラインで活用する社内コミュニケーションツールを導入するメリットについて解説します。
社員同士のコミュニケーションが不足している
テレワークや時短勤務などの働き方が多様化すると社員同士のコミュニケーションが不足しがちです。コミュニケーションが希薄になると、同僚や上司、部下などの間で情報を知っている方と知らない方の情報格差が生じる可能性があります。さらに自部門だけでなく、他部署とのコミュニケーションが不足すると、業務に支障が生じたり、生産性が下がったりすることもあります。
社内コミュニケーションツールを導入するメリット
社内コミュニケーションツールの導入は、大きなメリットをもたらします。ここではツールを導入するメリットを解説します。
業務効率化につながる
社内コミュニケーションツールは連絡手段を統一できるため、効率よく情報や意思の伝達ができます。ビジネスメールのような形式ある文章だけではなく、ざっくばらんな文章も書くことで組織のコミュニケーションの活性化につながるでしょう。また、文章として情報が残ることにより、社員同士の聞き直しや確認などの手間が少なくなり、無駄な情報のやり取りを減らせるでしょう。
企業全体で情報を共有しやすくなる
コミュニケーションツールは、部署や役職を越えて企業全体で情報の共有ができます。情報の一元管理だけでなく、蓄積したノウハウや情報を公開することで、業務の属人化を避けられるでしょう。
社員のモチベーションが上がる
社内コミュニケーションツールを導入すると気軽に会話ができるため、社員のモチベーションが上がりやすくなります。オンラインのやり取りによってわざわざ出社する時間や移動の負担を軽減できるメリットもあります。何気ないやり取りから同僚の意外な一面がわかったり、ちょっとした会話から新しいアイデアが生まれたりするなど様々なメリットが期待できます。
社内コミュニケーションツールのおすすめ機能7選
社内コミュニケーションツールで使えるおすすめ機能を7つご紹介します。
スマホとパソコンの連携
コミュニケーションはオンラインで繋げられるため、スマホとパソコンを連携できます。ツールで情報を共有することで、外出先の社員とも連絡が取りやすくなるでしょう。
そして、共有した情報をいつでも確認できるため、連絡の抜け漏れなどのミスが減り、対応がよりスムーズになります。そして、共有した情報をいつでも確認できるため、連絡の抜け漏れなどのミスが減り、対応がよりスムーズになります。
部署ごとのグループ管理
コミュニケーションツールのグループ管理の機能で部署限定のグループをつくると密なコミュニケーションも構築できます。グループ間の情報管理や業務の進捗の把握がしやすくなるでしょう。
ビデオ会議
コミュニケーションツールはテキストのやり取りだけではなく、ビデオ会議にも対応しているツールがあります。ツールによっては大人数でも参加できるため、社員数の多い企業の会議でも対応可能です。また対面などの個人面談や少人数の会議にも活用できるため、本音を話しやすい環境も作れるでしょう。
タスク管理
ビジネスに特化したコミュニケーションツールには、タスク管理機能で業務の進捗も把握できます。表情が見えないコミュニケーションツールでも、社員の活動量などを分析して最適なタスク管理が可能になるでしょう。
業務で使うツールとの連携
コミュニケーションツールが自社の業務で使うアプリと連携している場合、ファイルの共有や編集の機能を使える可能性があります。社内のコミュニケーションに加えて業務まで円滑にできるため、ツールの提供元を統一するのがおすすめです。使い慣れたアプリとコミュニケーションツールのインターフェースが似ていると、導入後の運用もスムーズになります。
スタンプ機能
コミュニケーションツールは、テキストだけではなく、スタンプ機能が備わっています。業務連絡や報告に加えて、テキストだけで伝わりにくいニュアンスを表現できるでしょう。
通話機能
コミュニケーションツールには、音声通話を使えるものがあります。携帯会社と契約せずに通話できるため、業務上の簡易な報告の際に便利です。また、画像やPDFなどを画面で共有ができると、テキストで伝わりにくい部分を補えるでしょう。
社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点
社内コミュニケーションツールを導入する際は、いくつか注意点があります。以下を参考に検討を進めるようにしましょう。
利用目的を会社全体で共有する
コミュニケーションツールを導入する前に、社員にアンケートやヒアリングを実施し、利用する目的を社員全員と共有することが大切です。目的を明確し導入後の運用イメージを共有することで、定着しやすくなります。
使用上のルールを明確にする
コミュニケーションツールは勤務時間外に使わない、プライベートの質問や話をしないなど、ルールを明確にしましょう。社員がツールの使用にストレスを感じると、利用に消極的になり、一部の人のみが利用する状況になりやすいため注意が必要です。
社内コミュニケーションツールのみに頼らない
コミュニケーションツールは便利ですが、ツールのみのやり取りに頼らないことが大切です。オンラインだけの繋がりは社員のモチベーション低下や、会社の帰属意識を失うきっかけになります。特にオフラインは、実際に会うからこそ伝わる情報があるため、オンラインとオフラインのバランスを大切にしましょう。
まとめ
社内コミュニケーションツールは、企業内のコミュニケーションを改善するための有効なツールです。オンライン・オフラインの使い方を工夫することで、業績や社員のモチベーションの向上に繋げられるでしょう。
コミュニケーションをさらに活性化させるためには、社内のレイアウト変更も有効です。コクヨマーケティングは、年間25,000件以上の豊富な実績から、企業の働き方に合わせて最適な空間を提案しています。実際にコクヨ社員の働き方を体験できる「オフィス見学会」も実施していますので、コミュニケーションツールの導入を検討する際に、ぜひお問合せください。
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