社内コミュニケーションを活性化できれば、企業にとってさまざまなメリットがあります。しかし、社内コミュニケーションについて、何らかの課題を感じている企業も多いのではないでしょうか。
この記事では、社内コミュニケーションの活性化を目指す企業の担当者の方に向けて、コミュニケーションの重要性や具体的なアイデア、企業の取り組み事例について解説します。ぜひご参考ください。
社内コミュニケーションを活性化させるアイデアはさまざま
社内コミュニケーションの課題は企業によってさまざまであり、それぞれ最適な施策は異なります。課題を考慮したうえで施策を選び、社内コミュニケーションの活性化をスムーズに進めましょう。具体的なアイデアについては後述するため、そちらも参考にしてください。
そもそも社内コミュニケーションとは
社内コミュニケーションとは、社員同士の情報交換や情報共有などを表しています。部門内や組織を横断した業務中のやり取りだけでなく、業務外で発生する日々のコミュニケーションや上司と部下の信頼関係も社内コミュニケーションに含まれると考えられています。社内コミュニケーションの活性化に成功すれば、業務も円滑に進めやすくなるでしょう。
社内コミュニケーションが重要な理由
社内コミュニケーションが重要な理由は、仕事は1人で完結するものではなく、さまざま部門のメンバーと連携するなど、情報をスムーズにやり取りする必要があるからです。コミュニケーションが円滑になれば、業務効率化や生産性向上にもつながります。さらに、良い関係性が構築できれば、社員にとっての働きやすさや満足度も向上する可能性があります。
社内コミュニケーションに悩む企業は多い
社内コミュニケーションの活性化は簡単ではなく、悩んでいる企業も多い状況です。もともとコミュニケーションが希薄な社風の企業も存在します。また、感染症の流行や働き方改革の推進により労働環境が変化しているなかでは、どのようにコミュニケーションをとればいいか悩む場面も増えています。ITツールの導入も進み、テレワークが浸透した結果、直接対面してやり取りする機会が減っている企業も少なくありません。
社内コミュニケーションを活性化させるメリット
社内コミュニケーションを活性化させると、どのようなメリットがあるのでしょうか。具体的に解説します。
社員のモチベーションの向上
社内コミュニケーションが活発であれば、社員が自分の意見を積極的に話せる企業風土につながります。それにより、能動的に業務に取り組みやすくなり、仕事に対するやりがいやモチベーションがアップする可能性が高くなります。コミュニケーションが取れると、社員の性格や特徴も把握しやすく、社員の希望や長所にあわせた人員配置も実現しやすくなるでしょう。
生産性向上
社員のモチベーションが高まると、生産性の向上にもつながります。また、常にコミュニケーションがとれる状態になっていると、情報共有もスムーズになります。業務分担もしやすくなり、社員にとって効率的な働き方が実現可能です。また、社内コミュニケーションが活発になると、たとえばリフレッシュ中の何気ない会話から新しいアイデアが生み出される可能性も高まります。
離職率の低下
社内コミュニケーションが活性化した場合、良好な人間関係も築きやすくなります。
厚生労働省の調査「平成30年若年者雇用実態調査の概況」によると、初めて勤務した会社をやめた主な理由では「労働時間・休日・休暇の条件がよくなかった」の 30.3％に次いで、「人間関係がよくなかった」が 26.9％となっています。普段から社員同士がしっかりコミュニケーションをとれる状況であれば、人間関係の悩みも少なくなるため、離職率の低下を期待できます。
参照：平成30年若年者雇用実態調査の概況｜厚生労働省（外部リンク）
社内コミュニケーションを活性化させるアイデア
社内コミュニケーションを活性化させるためのアイデアとしては、さまざまなものがあります。具体的なアイデアを紹介します。
フリーアドレス制
フリーアドレス制とは、フリーアドレス制とは、社員の席を固定せず、好きな席に座って作業できるようにするワークスタイルのことです。偶発的にさまざまな人と関わる機会が生まれるため、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。業務上での関わりが少ない相手と話すきっかけにもなります。役職や部門の垣根を超えて社内コミュニケーションを活性化させたい企業におすすめです。
フリーアドレスの導入手順や成功のポイントについてはこちらの記事で詳しくご紹介しています。
リフレッシュスペースの確保
社内にリフレッシュスペースを設ければ、リラックスした状態での社員同士のコミュニケーションを促進できます。食事をしたりコーヒーを飲んだりしながら会話できるため、自然にさまざまな会話が生まれるでしょう。なかには、お酒を飲めるスペースを設けている企業もあります。所属先にこだわらずフラットなコミュニケーションを促し、社員の一体感を強めたい場合に適しています。
オフィスのカフェスペースについてはこちらのページで詳しくご紹介しています。
【事例】カフェスペースを活用したコミュニケーション促進施策
福岡オフィスでは、気軽なコミュニケーションの場として活用できるカフェカウンターにコーヒーメーカーを設置しています。
また更なるコミュニケーション促進施策として「〇〇部長のおごりCOFFEE」という企画を実施しています。その名の通り部長達のおごりコーヒー豆を挽いて社員に飲んでもらうシステムです。
ただし、1人で飲むのは禁止。会社にいるメンバー同士で誘い合って、社員２人が揃い、「おごられリスト表」に名前等を記載することで、無料でコーヒーが飲めるしくみです。
〇〇部長のおごりCOFFEEについては、こちらのブログで詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。
ミーティングスペースの確保
会議室だけでなく、気軽なミーティングに活用できるスペースも設けると、社員同士の交流も活発になります。執務スペースの近くに設置すれば、立ち話の延長のような感覚で短時間の意見交換ができます。ブレーンストーミングや簡易的な会議で社内コミュニケーションを促進したい企業は、ミーティングスペースを確保しましょう。
コミュニケーションツールの活用
拠点が複数にわかれている企業や、在宅勤務をはじめとする多様な働き方を導入している企業は、コミュニケーションツールも有効活用しましょう。たとえば、チャットツールや社内SNSなどを導入すると、電話やメールに比べて気軽にコミュニケーションをとれるようになります。特に社内SNSは双方向のコミュニケーションがとりやすいため、おすすめです。
社内イベント
社内コミュニケーションを活性化するためには、社内イベントを開催するのもひとつの方法です。社員同士が直接触れ合う機会ができるため、親睦を深める効果を期待できます。目的を決め、それにあわせて社内イベントを企画するとより効果的です。社内イベントの目的としては、たとえば、ビジョンの共有やモチベーションの向上などがあげられます。
社内サークル・部活
社内サークルや部活は、同じ趣味や特技をもつ社員同士が集まって取り組む活動です。役職や部署の垣根を超えて集まるため、普段はなかなか交流できない相手ともコミュニケーションをとれます。フラットな社風を目指している場合や社員満足度を向上させたい場合などに効果的です。
社内コミュニケーション活性化に取り組む企業事例
株式会社バンダイナムコエンターテインメント様
株式会社バンダイナムコエンターテインメント様は、部署の垣根を超えたコミュニケーションに課題をもっていました。ラウンジや多目的スペースを設け、「共創空間」としてさまざまな社員が気軽に交流できる環境を構築しています。ドリンクスペースもあるため自然に人が集まり、交流につながっています。
株式会社トータテハウジング様
株式会社トータテハウジング様は、他部署の社員同士のコミュニケーションを促進するため、空間のつながりを意識した執務スペースを構築しました。フリーアドレス制も導入し、社内のさまざまな人と気軽にコミュニケーションがとれる環境を整備しています。着実に交流が増えており、業務効率化にもつながっています。
モランボン株式会社様
モランボン株式会社様は、企画、営業、開発の各部門のコミュニケーションを活発にする目的でオフィスをリニューアルしています。執務スペースがある2階と3階を吹き抜けでつなぎ、気軽にやり取りしやすい雰囲気を作りました。フリーアドレス制も導入し、部門を超えたコミュニケーションが増えています。
まとめ
社内コミュニケーションを活性化すると、さまざまなメリットを得られます。課題にあわせたアイデアを実践し、社内コミュニケーションの促進を目指しましょう。
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