インターネット環境の発展や、パソコンやスマホ、タブレットといったデバイスの普及、および働き方改革や感染症対策などにより、オンライン会議（Web会議）を導入する企業が増加傾向にあります。この記事では、企業の経営者や総務ファシリティ責任者、担当者の方に向けて、オンライン会議の特徴やテレビ会議との違いなどについて解説します。また、オンライン会議システムの選び方なども解説しているため、ぜひ参考にしてください。
オンライン会議（Web会議）システムは3つに分けられる
オンライン会議（Web会議）とは、インターネット環境とパソコンやスマートフォンといったデバイスを利用して遠隔地の拠点とつなぎ、両者がリアルタイムで会議や打ち合わせなどを行える仕組みのことです。以下では、3つのオンライン会議システムの特徴について解説します。
クラウド型
クラウド型とは、システム提供会社のサーバーを経由してオンライン会議を行えるシステムのことです。会議システムを契約すればすぐに使用開始できる点や、自社でサーバーの用意や管理の必要がないため、管理に人員を割いたり専任者を新たに雇用したりする手間を省けます。クラウド型を代表するオンライン会議システムには、ZoomやSkypeなどがあります。
ブラウザ型
ブラウザ型とは、アプリやソフトなどのインストールをせずに利用できるオンライン会議システムです。普段使っているGoogle ChromeやSafariなどのWebブラウザで、Web会議を実施します。システム提供会社のWebサイト上で利用する、もしくはオンライン会議室の共有URLを発行し、対象者だけがアクセスできる仕組みです。たとえば、Google MeetやBIZMEEなどがあります。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、社内ネットワーク内でのみ利用できるオンライン会議システムで、自社で用意したサーバーを経由して通信が行われる仕組みです。サーバー構築を行うため利用までに時間がかかる場合があるほか、サーバーの管理をしなければならないといった手間が発生します。しかし利用を社内ネットワークに限定できるため、セキュリティ環境の高い中でオンライン会議を行えます。また、社内だけでなく、取引先の担当者などの社外の人を招待できます。
●オンライン会議（Web会議）システムには有料と無料のものがある
オンライン会議システムを利用する目的によっては、無料プランだけで業務に活かせます。たとえば、1 on 1や採用面接など少人数で利用する場合は、無料プランがあるシステムがおすすめです。一方で、大人数での会議や、顧客・取引先など社外の人相手に利用する場合は、機能が充実している有料プランを活用しましょう。
オンライン会議（Web会議）システムとテレビ会議システムとの違い
オンライン会議システムのほかに、テレビ会議システムというものがあります。以下では、それぞれの違いについて解説します。
オンライン会議（Web会議）システムは利用者がもっているデバイスを使用するシステム
オンライン会議システムの特徴は、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、利用者が所有しているデバイスを利用できることです。システムにアクセスする際は、Wi-Fiやモバイル回線などを使用します。デバイスはオフィスだけでなく社外に持ち運べるため、自宅やカフェ、サテライトオフィスなど、インターネット環境が安定している場所であれば、どこからでも会議に参加できます。
テレビ会議は会議室などの設置済みのモニター・カメラ・マイクを使用するシステム
テレビ会議システムとは、回線を通して、相手側のシステムと直接つないで会議などを行うシステムのことです。システムを利用する際は、会議室などの特定の場所にモニターやカメラ、スピーカーフォンなどの専用機器を設置する必要があります。オンライン会議システムよりも、高画質・高音質のものが多いのが特徴です。
ただし、専用機材の設置が必要なため、複数の拠点に導入する場合は膨大なコストがかかります。また、専用機材は容易に持ち運べないため、オンライン会議システムのように会議に参加する場所を自由に選べません。
オンライン会議（Web会議）導入のメリット
続いて、オンライン会議システムを導入した場合のメリットについて解説します。
ICTを駆使して、対面時と同じように会話ができる
オンライン会議システムでは、電話やメールに比べて、画面越しで遠隔地にいる人の表情を確認しながらコミュニケーションをとれるため、意思の疎通が図りやすくなります。また、情報通信技術（ICT）を積極的に導入することで、働き方改革やテレワークなどの推進にもつながります。
リモートワーク、緊急時に情報共有や連絡を迅速に行える
インターネット回線につながる環境下であれば、自宅や出張先などリモートワークをしていても会議に参加できるため、自社のワークスタイルの変革や働き方改革の推進も可能です。また、緊急時の情報共有や伝達を迅速に行いたい場合にも有効です。
意思決定者が遠隔地にいる場合でも迅速な判断・決定が可能
遠隔地にいる人とリアルタイムでの会話が可能なため、社外からでも意思決定者は迅速な意思決定や判断が下せます。また、多忙な意思決定者が社内にいる時間にあわせて会議を開く必要がなくなるため、スケジュール調整の手間を省けます。
経費削減にもつながる
専用機器などの設置が必要なテレビ会議システムに比べ、クラウド型など初期費用無料のものも多く、導入コストを安く抑えられます。また、取引先や顧客との打ち合わせに活用できれば相手先に足を運ぶ必要がなく、宿泊費や交通費などがかからないため、経費削減につなげられます。
時間の削減につながる
削減可能なものは経費だけではありません。たとえば、オフィスへ出社する際の通勤時間や打ち合わせ先を訪れる際の移動時間も削減できます。そのほか、会議を開催するための準備、会議室を探して予約する時間や、座席をセッティングしてお茶を準備する時間も不要になります。オンライン会議システムの導入によって、浮いた時間は他の業務に活かせます。
業務を効率化できる
オンライン会議システムの中には、会議に必要な資料やデータなどをクラウド上に保管・管理できる機能がついているシステムもあります。さらに、通信中に画面共有できる機能を搭載するシステムが多いため、パソコンなどデスクトップ上にあらかじめ資料データを準備しておき、説明の際に画面共有すれば、資料を印刷したり配布したりするなどの手間がかかりません。また、録画機能があるシステムを利用すれば、議事録の作成もスムーズに行えます。
社内の情報共有がスムーズになり、社内コミュニケーションも活性化する
オンライン会議システムは、安定したインターネット環境と時間を確保できれば、会議が必要になったときに迅速に開始できます。また、オフィス内外の利用場所に関係なく密なコミュニケーションをとれる環境を整備する際に有効です。ほかにも、他部署やリモートワークなどで普段顔を合わせる機会が少ない社員とのコミュニケーションの活性化にもつなげられます。有料になる場合はありますが、大人数で利用できるのも魅力の一つで、全体朝礼に活用するケースも増えてきています。
オンライン会議（Web会議）システムを導入する際の注意点
オンライン会議システムは、インターネット回線の接続環境によって通信状況が左右され、Wi-Fiなどの接続環境によっては、通信が途切れる、不安定になるなどの不安要素もあります。とくに、少人数よりも大人数で利用する場合に、通信障害が発生しやすくなる傾向が高いです。有効な対策として、家庭用回線ではなくビジネス用の回線を準備すると安心でしょう。また、大人数でも利用できるシステムを選ぶこともおすすめします。
オンライン会議（Web会議）システムの選び方
オンライン会議システムを導入する際のポイントを解説します。自社にあったシステムを選びましょう。
操作性が高く、誰でも気軽に利用できる
オンライン会議システムは、誰が利用しても簡単に操作できることが重要です。とくに、操作画面がシンプルな設計で、誰でも直感的な操作が可能なシステムがおすすめです。多機能なシステムでも、設定が複雑だったり操作しづらかったりすれば、積極的に活用してもらえません。また、自社に必要な機能を搭載しているシステムかどうかの確認も必要です。
複数の拠点からリアルタイムでの発言が可能
オンライン会議システムで複数の拠点を結ぶ場合は、同時接続できる拠点数の上限などを確認しておきましょう。また、複数の拠点の参加者が同時に発言しても、それぞれの音声が鮮明に聞き取れる音質を確保できるシステムかどうかの確認も重要です。なかには、話者を自動で判断して画面に拡大表示する機能を搭載するシステムもあります。
映像や音声の品質が高い
通信障害などによって映像や音声が乱れれば、会議を中断せざるを得なくなります。また、通信が途切れなくても、映像や音声にノイズが入る、見づらい聞きづらい状況が続けば、会議を円滑に進められません。そのため、どのような環境下でも安定した通信が行えることを確認したうえで、適切なシステムを選びましょう。
セキュリティ対策が充実している
クラウド型やブラウザ型はシステム提供会社のセキュリティ環境によってセキュリティレベルが左右されてしまいます。セキュリティレベルの高いシステムを選ぶためには、暗号化通信やIPアドレス指定によるアクセス制限などのセキュリティ機能を搭載しているものを選びましょう。セキュリティをより重視したい場合、設備にかけるコストに余裕がある場合は、よりセキュアな環境を整備できるオンプレミス型がおすすめです。
トライアル期間がある
オンライン会議システムが自社にあっているかどうかは、実際に使用してみなければわからない部分が多いです。そのため、無料のトライアル期間があるシステムを選ぶことをおすすめします。トライアル期間は、自社が必要とする機能があるか、システムに投資した場合に費用対効果は得られるのかなどを判断する際に有効です。
オンライン会議（Web会議）の開催に必要な機材を準備しよう
オンライン会議システムを利用する際は、参加者すべてのパソコンやスマートフォンなどのデバイスに、Webカメラ、マイク、スピーカーなどの機能が必要です。会議室などの広い場所で複数人が発言する環境下で使用する場合は、複数人で活用するための、専用のカメラやマイクが必要です。
たとえば、エコーキャンセリング機能やノイズキャンセリング機能のあるマイクやスピーカーなどです。これらの機能が搭載されていれば、数人が同時に発言してもノイズなどを抑えられるため、発言内容が聞き取りやすくなります。また、複数の拠点に必要な機材を揃える際は、専門業者に相談・依頼する方法もあります。
コクヨマーケティング 霞が関オフィスでの使用例
そのほか、オフィス内でオンライン会議を実施する場合、自席で行うと周囲への音漏れなどが気になるものです。この場合、Web会議ブースなどを設置すると、快適にオンライン会議をすることができます。
まとめ
オンライン会議システムを導入すれば、場所を選ばずに会議が行えるようになります。自社にあったオンライン会議を推進することで、働き方改革にうまく活用するようにしましょう。
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