皆さん、こんにちは。職場で、「オフィス運用ルールがなかなか浸透しない」「同じ質問が何度もきて困っている」などの悩みはありませんか？今日は、そんなお悩みを解決へ導いたコクヨマーケティングの取り組みをご紹介します！
デジタルツールを味方につける
まずは、デジタルツールの活用です。「そんな難しいこと無理かも...」なんて思った方、ご安心ください。皆さんが日頃使っているツールで十分なんです。コクヨマーケティングでは、Googleドライブを使って社内ポータルサイトを作成しています。ここに総務や経理、人事、情報システム系の窓口一覧などを集約しているんです。社員の誰もが、いつでもどこでもアクセスできるので、すぐに確認できます。また、社内コミュニケーションツールのSlackに運用マニュアルを掲載しています。Slackが一番よく使うツールなので、自然とルールが目に入ります。もし、GoogleドライブもSlackも活用していない場合でも、Microsoft365などでも便利な機能が備わっているようです。
今のツールをさらに活用して、運用ルールを載せてみるだけで効果が出るかもしれません。
目で見て分かる工夫をする
次は、視覚に訴える方法です。これ、意外と効果的です。
コクヨマーケティングでは、オフィス内の各所にサインを表示しています。例えば、会議室の使い方や、ゴミの分別方法などです。「百聞は一見にしかず」というように、目で見て分かるものって記憶に残りやすいんです。
さらに、ICTツールの使い方を1分動画にまとめて、ツールの近くにQRコードを貼っています。スマホでQRコードをかざすと、使い方動画が流れるんです。
皆さんの会社でも、よく質問が来る内容を中心に、目で見て分かるサインなどをつくってみてはいかがでしょうか？
社員を巻き込む
最後は、社員を巻き込む方法です。これが実は一番の方法かもしれません。
コクヨマーケティングでは、働き方やオフィスの課題に合わせてタスク活動を行っています。オフィスカイゼン委員会、オフィス運用タスクなどありますが、タスクメンバーは、拠点によって手上げ式や全員参加など、様々な部署のメンバーで構成されています。
先ほどお話しした、サインやICTツールの動画作成は、タスクのメンバーが行いました。タスク活動には、もちろん総務メンバーも参加していて、一緒に検討したり、企画したりしています。
また、新しいルールを導入するときは、オフィス運用タスクのメンバーが中心となり、その他社員からの意見も積極的に取り入れています。「自分たちで決めたルール」だと、守る意識も高まりますからね。
以上、いかがでしょうか？
社内で使っているコミュニケーションツールに運用ルールをまとめたページを作るだけでも、大きな一歩になります。
きっと数か月後には、「あれ？最近、問合せ減ったぞ」「みんなが自主的にルールを守るようになった！」なんて声が聞こえてくるかもしれません。
