時間が足りない！そう感じる日々を送っている方、多いのではないでしょうか。私も総務の仕事をしていて、突発的な仕事や急な依頼に追われる毎日です。
そんな状況を改善しようと、いろいろな時間管理法を試してきました。今回ご紹介するのは、基本的なテクニックばかりです。でも、忙しさに追われていると、こういった基本こそ見落としがちですよね。私が実践してみて効果を感じた方法をお伝えします。
総務に限らず、どんな部署の方にも参考になると思います。一緒に基本に立ち返り、より効率的な働き方を見つけていただけたら嬉しいです！
優先順位をつけて、時間を味方につける
集中して取り組みたい業務がある時にかぎって急な来客やコピー機の故障、社員からの問い合わせ。思い通りに進まずイライラしたことはありませんか？そんな時でも、効率よく仕事を進めるコツがあります。それは、優先順位をしっかりつけること。今日やるべきことをリストアップし、緊急度と重要度で分類しましょう。緊急かつ重要なものを最優先に、重要だけど緊急ではないものは計画的に取り組みます。これだけでも、かなり効率アップしますよ。「あれもこれも」と焦らずに、一つずつ着実にこなしていけば、意外とスムーズに進むものです。
集中タイムを確保して、作業効率アップ
声をかけられることが多くて、自分の仕事が進まない...そんな経験ありませんか？そんな時は、「集中タイム」を設けてみましょう。
集中タイムは、例えば午前中の2時間など、自分が最も集中できる時間帯に設定します。この時間帯は、Googleカレンダーなどのスケジュール管理ツールに「集中作業」として登録し、会議や打ち合わせを入れないようにしましょう。また、Slackなどのコミュニケーションツールは、メッセージが来ると気になってついつい確認してしまうので、思い切って通知をオフにするのもおすすめです。中断されずに作業に集中できます。
緊急の用件以外の電話や来客対応は、可能な限り同僚に任せるなど、事前に協力を依頼しておくと良いでしょう。
また、最近では、多くのオフィスに集中ブースが設置されているかと思いますので、そのようなスペースを活用するものおすすめです。私は、重要な作業がある時は、集中ブースにこもって作業しています。視覚的に「いまは集中して作業したいんだな」と周囲に伝えることもできますし、環境を変えることで、集中力が高まりますよ。
このように集中して作業できる時間や場所を確保すると、驚くほど効率が上がります。自分に合った集中タイムの作り方を見つけて、実践してみてください。
効果的なTo doリストの作成と活用
To doリストは単なる作業の羅列ではありません。効果的に活用するためのポイントをいくつかご紹介します。まず、タスクを具体的に数値化しましょう。「報告書を作成する」ではなく、「報告書の下書きを50%完成させる」というように、明確な目標を設定します。次に、大きな仕事は小さなステップに分割します。これにより、進捗が見えやすくなり、達成感も得られやすくなります。また、1日の始めには比較的簡単なタスクから着手するのがおすすめです。小さな成功体験が、その後の仕事のモチベーションにつながります。
柔軟性を持たせた時間管理
柔軟性のある時間配分を心がけましょう。例えば、1日のスケジュールの中に「バッファタイム」を設けるのがおすすめです。具体的には、業務時間の2～3割程度を予定を入れない時間として確保します。これにより、急な依頼や想定外の事態にも余裕を持って対応できます。さらに、予定通りに進んだ場合は、この時間を使って翌日以降の準備を進めることもできるでしょう。
また、1日の中で最も集中力が高い時間帯を把握し、重要な会議や難しいタスクをその時間に設定するのも効果的です。多くの人にとって、それは午前中、特に10時から12時の間だと言われています。午後に重要な予定を入れると、その予定を意識するあまり、午前中の作業に集中できないことがあります。自分のリズムに合わせて、1日の時間配分を最適化してみてください。
今回は私が実践しているタイムマネジメントについてお話ししました。一つでも皆さんの業務に役立つものがあれば嬉しいです。頑張りすぎず、でも着実に。そんな風に仕事を進められたら素敵ですよね。
