業務効率化

雑務に埋もれない！業務改善の第一歩

KM霞が関総務M.E 2024.12.23

オフィスワーカーの仕事って意外に幅が広いですよね。「名もなき仕事」と呼ばれる雑務も、実はたくさんあったりして・・皆さんもご経験があるのではないでしょうか。そのような中で、最近、自分の業務を少し整理しました。そうしたら、思いがけず効率化できそうなところが見つかりました。まだ試行錯誤の段階ですが、もしかしたら皆さんのお役に立てるかもしれないと思い、今日はその経験をお話ししたいと思います。

業務の可視化から始めよう

まずは、自分たちの業務を「見える化（=可視化）」してみましょう。難しく考える必要はありません。業務項目、かかる時間、難易度、どのくらいの頻度でやるのか、誰が担当しているのかを、Excelなどに書き出すだけです。全体像が見やすくなります。一番大事なのはリスト化して見た時に誰もがどんな業務なのか一目でわかるようにすることです。そうしないとジョブローテーションをする際に困ってしまいます。それから、「やりたいけどできていない仕事」も忘れずに書き出してくださいね。

可視化すること、「あれ？この仕事、思ったより時間かかってるな」とか「この仕事、いつも同じ人がやってるな」といった気づきがあるはずです。この先には業務ごとのマニュアルがあれば最高です。マニュアルがあれば業務プロセスの改善を定期的にすることで効率化にも繋がります。

業務マニュアル

その仕事、本当にあなたがやらなきゃダメ？

また、リスト化した業務を一つずつ見直してみると「この仕事、本当に自分がやる必要があるのかな？」と思う業務もあるかもしれません。

働いていると、気づかないうちに「なんでも屋さん」になっていて、誰がやるべきかわからない仕事や、どの部署にも属さない業務を、気づけば全部引き受けていた...皆さんも同じような経験をしたことはありませんか？でも、そんな風に何でもかんでも引き受けていては、私たち本来の大切な業務に集中できなくなってしまいますよね。

私たちがやらなくても業務が回るように、仕組みづくりや体制づくりを考えてみることも大切なことだと思います。例えば、オフィスの荷受け業務。社員の方々自身が荷物を受け取れるような簡単なルールを作ってみるのはどうでしょう。そうすれば、私たちの手間も少し減って、他の大切な仕事にもっと時間を使えるかもしれません。

当社で実施している荷受け業務の効率化のしくみについては、こちらのブログでご紹介していますので、併せてご覧ください。

忙しすぎるあなたへ・・DXを活用した業務効率化のヒント｜コクヨマーケティング

また、社内の備品管理や消耗品の発注も、デジタルツールを活用することで効率化できるかもしれません。在庫管理システムを導入して、各部署で必要な物品を直接注文できるようにすれば、私たちの手を離れても円滑に回る仕組みが作れるはずです。

当社が導入している消耗品管理システムについては、こちらでご紹介していますので、併せてご覧ください。

大切なのは、「受け身」の姿勢から一歩踏み出すこと。「この仕事、本当に私でなければダメですか？」と、勇気を出して問いかけてみることです。そうすることで、あなたが本来の重要な業務により集中でき、クリエイティブな仕事をする時間も増えるはずです。

外部委託も視野に

それでもどうしても効率化できない業務は、業務は外部に任せるという選択肢もあります。例えば、コクヨマーケティング霞が関オフィスでは、「オフィスコンシェルジュサービス」を導入しています。これは、コクヨ＆パートナーズ株式会社が提供するBPOサービスで、総務の代わりに社内ワーカーからの様々な問い合わせや要望にワンストップで対応してくれます。

「IDカード忘れちゃった」、「コピー機が故障した」、「倉庫の鍵はどこ？」といった日常的な問い合わせから、備品貸出や消耗品の補充まで、幅広く対応可能です。

この導入により、私たちは突発的な対応に振り回されることなく、本来のコア業務に集中できるようになりました。さらにテレワークの推進にもつながり、働き方の柔軟性も向上しています。

もちろん、すぐに外部委託を始めるのは難しいかもしれません。でも、将来の選択肢として頭の片隅に置いておくのもおすすめです。また、他社の取り組みをセミナーや業界誌でチェックするなど情報収集も忘れずに。ちなみに、こちらのブログでもコクヨマーケティングの取り組みや業務効率などの事例をご紹介していますので、ご覧いただけると嬉しいです。

オフィスコンシェルジュについては、こちらのブログでご紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。