こんにちは。コクヨマーケティング本社総務のE.Mです。早いもので霞が関オフィスをリニューアルしてから1年が経ちました。ニューノーマルな働き方に挑戦している霞が関オフィスのコンセプトは「STEP」。今回は新たなSTEP UPを目指して、オフィスをリニューアルした様子をお伝えします。
STEP1 今の霞が関オフィスに足りないものは？
オフィスはリニューアルして終わりでなく、定期的な見直しが必要です。なぜならオフィス環境が悪いと生産性や創造性が下がってしまうこと、人材が育たないこと、などの課題が発生してしまうからです。私自身もオフィスの定期的な見直しには注力しています。リニューアルして半年後に霞が関在籍者向けにサーベイを実施しました。そのサーベイの結果から、「個人や部門間のつながりの希薄化」「若手社員へのサポート不足」「出張者にとって使いづらいオフィス」など今の霞が関オフィスに足りないところが見えてきました。
STEP2 コンセプトの見直し
では足りないところを補うにはどうすればよいのか、オフィスでのコミュニケーションを活性化するにはどうすればよいのか、など週1回定例会を開き検討を重ねました。そこで、「誰もが来たくなるオフィス」をコンセプトに、オフィスをリニューアルすることにしました。
STEP3 スペースの有効活用をしよう！
コンセプトを基にレイアウトの検討をしました。コミュニケーションを活性化するために、気軽に集まれる場所を作ろう、情報が集まる場所には人も集まるのでは、などさまざまなアイデアが出ました。しかし新たなスペースを作るには、今あるスペースの見直しが必要です。そこでまずは書類整理に取り掛かることにしました。アンケートを実施し現状を把握しました。その上で対象部門と削減目標を決定しました。総務としてこだわった点は社員への負担を減らしながらも、確実に書類削減をすること。そのために、前もって各部門に書類の管理状況をヒアリングしたうえで書類廃棄の日程と削減目標数を伝えました。それによってトラブルなく実行できました。
STEP4 いよいよレイアウト変更！誰もが来たくなるオフィスへ
オフィスへ出社する目的のひとつに「情報収集」があるのでは、と考えてカタログ閲覧コーナーを新たに設置しました。出社することで新しい情報が集まる。そこに人も集まって新たなアイデアが生まれる。そんな場所になるとよいですね！
「若手社員へのサポート不足」「個人や部門間のつながりの希薄化」の課題に対しては打ち合わせスペースを増やしました。話しやすい雰囲気を作り出すために、カラフルな明るい家具をチョイス。わいわいがやがや使っている姿を見ることができたら嬉しいです。
「出張者にとって使いづらいオフィス」を解消するためにフリー席を大幅に増やしました。オフィスでのルールがわからないためにルール違反を起こしてしまうという課題を解決するために、フリー席や特別なルールが必要な席にはサインを設置しています。このように明示することで、誰にとっても気持ちよく使えるオフィスになったらと思っています。
最後に
霞が関オフィスのリニューアルの様子をお伝えしましたが、いかがでしょうか。総務としてこだわったポイントは「コンセプト実現に向けて安全かつスムーズにリニューアルすること」そして「誰もが気持ちよく使えるように運用面でのサポートをすること」。働く社員のこだわりがたくさん詰まってSTEP UPした霞が関オフィスです。ご興味のある方はぜひ一度ご見学にお越しください。
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