こんにちは。霞が関オフィス総務のE・Mです。
今回は、コクヨ霞が関オフィスリニューアルのご紹介ブログ第2弾として、リニューアルに際して総務が対応したことや、総務担当者ならではの苦労話などを、３つのエピソードに分けてお伝えできればと思います。
ますは、エピソード0として、オフィスリニューアルの経緯や、私たちが目指す働き方の検討、オフィスコンセプトを決めたときのお話です。リニューアルを検討されている総務ご担当者の方へ、お役立ちいただける情報が提供できれば幸いです！
リニューアル計画浮上。新しい働き方に対応するオフィスへ
リニューアルの計画が浮上したのは、2021年1月頃。そこからすべてが動き始めました。
振り返ると2020年6月ごろ、最初の緊急事態宣言を受け閉鎖していたオフィスを再開するにあたり、短期視点での「オフィス運営の回復」として、最低限の感染対策を実施いたしました。
総務担当のオフィスの新型コロナウィルス対策日誌パート１・パート２・パート3
一方、新型コロナウィルス感染防止対策によるテレワーク推進によって、全社員が在宅勤務を経験するなど働き方が大きく変化し、テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリットな働き方への移行が進む中、オフィスの不具合も徐々に明るみになってきました。
働き方の変化にあわせてオフィスに求める機能もアップデートが必要なのではないか、という問題に直面した私たちは、霞が関オフィスのリニューアルを実施することになりました。
まず、自分たちの働き方とオフィスがいまどこのフェーズなのか整理することから始めました。
「オフィス運営の回復をSTEP1」、「オフィスによる成長戦略をSTEP2」というのは既にご紹介の通りですが（総務担当のオフィスの新型コロナウィルス対策日誌パート１）、現在は『ハイブリッドワークを始めたばかりでSTEP2のオフィスを描く前の試行錯誤の時期』だと置き、現在地をSTEP1.5の「オフィス機能の強化」というフェーズを設定、ターゲットに置きました。
霞が関オフィスでは、オフィスや働き方を深化させるために、「オフィスを快適な状態に保つことを目的としたカイゼン委員会」「オフィスの運用ルールを検討する運用タスク」「ICTを活用し新しい働き方を検討するICTタスク」「お客様への伝え方を検討するアテンドタスク」など、有志でメンバーが集まりそれぞれタスク活動を行っていますが、今回のリニューアルにおいては、それぞれのタスクリーダーが中心となり、設計部門や各種関係者と連携しながら、オフィスリニューアルの検討を進めていきました。
霞が関オフィスのタスク体制
総務もその議論には参加しましたが、やはり、コクヨはオフィスづくりのプロの会社です。オフィス構築営業や、設計、施工管理部門など、各種いろいろなメンバーがそろっていますので、色々な視点からオフィスを検討し、現在のオフィスや働き方の課題の抽出、それを解決するツールの導入、社員が目指す働き方やオフィスコンセプトなど、リニューアルの方向性が次々に決まっていきました。
霞が関オフィスリニューアル前の問題点・解決の方向性
コクヨでは、オフィスにおいて必要とする行動（アクティビティ）を以下の７つに分類していますが、私たち目指す新しい働き方が実現できるオフィスにするためには、「チームビルディング」「チームシンキング」「特殊・専門ワーク」「高集中ワーク」のアクティビティを重点的に、オフィスをアップデートことが必要だと考えました。
リニューアルオフィスのコンセプト
リニューアルの方向性に合わせ、霞が関オフィスのコンセプトも決まりました。「STEP」です。
「私たちは霞が関オフィスで新しい働き方に挑戦し、STEPアップをしていく」という思いが込められています。
私が、このフェーズで最も印象深かったのは、社員が目指す働き方やオフィスコンセプト決めた時の議論です。
「これからどのような働き方をしたいか？」「オフィスに求める機能は？」といったテーマで各タスクメンバーが意見を出し合い、それを元にタスクリーダーや設計含む関係者で、課題の抽出を行いました。その後は、それを解決する空間やツールをワークシーンやアクテビティ毎にあてはめていき、私たちがオフィスに求める機能が、次々に明らかになってきました。
以下写真は、まさに、そのコンセプト決め時のタスクリーダー会議の様子です。連日深い議論が交わされました。
密に見えますが、エアトリーブを稼働しているので安心安全です。
▼エアトリーブON、ドアは常時オープン、利用は90分迄のルールを守り、リーダー達が熱く議論しています！
このような議論の中で、総務としては、自分たちがやるべきことをイメージしながら、その後の工事や各種業者の手配をスムーズに進めていけるようタスクを整理していきました。
