こんにちは。コクヨマーケティング霞が関オフィス総務のE.M.です。
本日は、読者の皆様から多くのリクエストをいただきました 「コクヨマーケティング霞が関オフィスの防災備蓄」についてお話します。
東日本大震災から今年で10年経ち、オフィスに備蓄している防災用品の見直しを検討されている方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。また、新型コロナウィルス感染拡大を機にテレワークを導入し、ワークスタイルの変化に併せて防災備蓄方法の変更をお考えの方もおられると思います。
今回は、霞が関オフィスの防災対策について、備蓄品のライナップから、備蓄方法、社内に周知するための工夫までご紹介します。ぜひ、参考にしていただければ幸いです。
ビル管理が所有している防災用品と併せて３日分を用意
まず前提として、防災用品は、３日間オフィスで過ごすことを想定し、必要な数、品目を備蓄するよう計画しています。
霞が関オフィスは、テナントビルに入居しており、2日分の防災用品はオフィス内で備蓄、1日分は、ビル管理会社で所有している防災用品を使用するという計画で設計しています。
霞が関オフィスの防災用品備蓄について
霞が関オフィスでは、「どのような防災用品」を「どのように保管しているのか」をご紹介します。
オフィス内のデッドスペースを防災用品の収納に活用
ヘルメット・懐中電灯・軍手・救護用品・タオル・レインコート・ビスケットは、オフィス内に設置している収納庫の一番上のランマ部分に収納しています。ランマは、高い場所にあり、背の低い人にとっては手が届きにくく、利用頻度の高い書類や備品の収納には向いていないため、有事の時にしか使用しない防災用品はあえてこの場所で保管しています。
パッと見て防災用品が保管してあるということが分かるように、扉に目印となるシールを貼っています。
これだけ目立てば、どんな鈍感な社員（失礼！）でも気づくはずです。
なお、発災2～3日後に必要な防災用品はフロア内の防災倉庫に保管しています。
一人一日分の水・食料・トイレは一つのボックスでまとめる
収納庫の一番下には、このボックス型の防災用品を収納しています。 なんと、このボックス１個で、一人一日分の水、食料、簡易トイレ、アルミブランケットといった必要最低限の防災用品を備蓄することができるのです。棚卸しの手間もかかりません。
収納効率を考えて設計してあるので、収納庫にもピッタリ無駄なく収まります。手前味噌ですが、開発者は良い商品を作ったなぁと思います。褒めておきましょう（笑）
オフィスの壁面に設置してある40台の収納庫の最下段全てに、このボックスに入った防災用品が保管してあります。
また、発災時にすぐに使用する救助用の工具類は、総務の席から近く、また総務以外の社員でもすぐに取り出せるようオフィス内のメイン通路に面した収納庫に入れています。
ちなみに、いずれの収納庫も、常時開錠しており、災害発生時に誰でもすぐに取り出せるようにしています。
社員に周知するための工夫
色々と計画して防災用品を備えても、それを社員に知ってもらわなければ意味がありませんよね。
コクヨマーケティングでは、私たち総務もテレワークを導入しており、毎日オフィスに出社するというワークスタイルではないため、発災時に総務の防災担当者が不在なケースも想定した上で、防災用品の備蓄方法を検討しています。
例えば、発生時に直ちに必要な防災用品は、社員が日常的に目にする場所に備蓄することで、いざという時でも、社員自身で必要なものを取り出して使用することができるよう工夫をしています。
霞が関オフィスでは、社員が「書類保管」や「個人のパソコンや仕事道具を保管」するのに使用している収納庫の最下段と最上段にメインの防災用品を保管しています。
コクヨ品川オフィスでは、あえて扉の無いオープンな収納庫に防災用品を置いています。
発災時は、社員自らが防災用品を取りにいくこともできるので、総務が配布する手間も省けます。
社内に防災備蓄マップを掲示
また、霞が関オフィスでは、周知するための工夫として、防災用品の備蓄場所や避難経路を示した地図を作成し、オフィスのいたるところに貼っています。
社員が日常的に目にするところに貼っておくことで、いざという時でも焦らずに対応することがでるのではないかと思います。
また、社員にどこに防災用品が設置されているかを知らせると同時に、会社備蓄の限界も併せて伝えることも必要だと思っています。水・食料・簡易トイレ・毛布などは、自治体や会社のガイドラインに沿って、会社として備えておくべき防災用品を選定していますが、すべての防災用品を揃えることは難しいのが現状です。
例えば、スニーカーなどは会社での備蓄は難しいので、必要に応じて個人で用意してもらっています。
名古屋オフィスでは「机上防災訓練」を実施！
名古屋オフィスでは、社員の防災意識を高めることを目的に、発災時に取るべき行動やオフィスの避難経路、防災備蓄状況などに関する説明会を行いました。
在宅勤務の社員もいるため「机上防災訓練」と銘打って、リモートで実施しました。
このような機会を定期的にもつことで、いざという時に困らない体制を作っていきたいと思っています。
今回は、霞が関オフィス(一部、名古屋も)の防災備蓄と周知の工夫についてご紹介しました。
保管場所や周知の方法等、参考にしていただければ幸いです。
