日々の業務に追われ、息つく暇もない中、仕事が多すぎて手が回らない・・そんな悩みを抱えていませんか？ 今回は、総務ブログということで総務の方向けにDXを活用して業務効率化を図れる方法をご紹介します。総務以外の方も使える仕事術もありますので、ぜひご覧ください。
データ活用で業務を効率化
総務の仕事って、本当に多岐にわたりますよね。人事、経理、施設管理、そして日々の雑務まで・・。でも、そんな中でも効率化できる部分はたくさんあるんです。その鍵となるのが、データの活用です。
例えば、日々の荷物の受け取りや配布。実は意外と時間がかかります。でも、データベースを使って管理すれば、驚くほど効率アップできるんです。実際、コクヨマーケティングでは、荷物の受け取りから案内、仕分けまでをデータベースで一元管理しています。その結果、1荷物あたりの処理時間を3分の1に短縮できたんです。これって年間で考えると、かなりの時間節約になりますよね。
全員で取り組むDX
でも、「DXって難しそう・・」って思っていませんか？ 大丈夫です。全員で取り組めるよう、誰でもできるレベルに落とし込めばいいんです。コクヨマーケティングでは、スマホで簡単に操作できるデータベースを使っています。受け取った人が写真を撮って投稿するだけで、自動的に受取人にメールが送信される仕組みです。これなら、総務だけでなく、会社の全員で協力して取り組めます。こういった小さな工夫の積み重ねが、大きな効率化につながるんです。みんなで協力して、少しずつDXを進めていけば、きっと業務の負担は軽くなっていきます。
効率化によって生み出した時間の使い方
さて、ここまで効率化の話をしてきましたが、単に仕事を楽にするためだけではないんです。もっと大事なのは、効率化して生み出したこの時間をどう使うかということ。
例えば、社員の満足度向上のための新しい施策を考えたり、コスト削減のアイデアを練ったり・・今まで手が回らなかった「やりたかったけどできなかった」ことに時間を使えるようになるんです。DXによって生まれた時間を、会社全体をより良くするための活動に使う。そうすることで、総務の仕事がより戦略的で、会社にとって欠かせない存在になっていくでしょう。
小さな一歩から始めよう
「でも、うちの会社では・・」って思った方もいるかもしれません。大丈夫、まずは小さな一歩から始めましょう。ここだけの話、しんどいなと思っている作業や、だるい、めんどくさいと思っている業務はありませんか？ それを少しずつ改善していけばいいんです。大切なのは、「変えられる」という意識を持つこと。そして、周りの人を巻き込んでいくこと。みんなで知恵を出し合えば、きっと素晴らしいアイデアが生まれるはずです。
DXは小さな工夫から始まり、その積み重ねが大きな変化を生み出します。みなさんの業務が少しでも楽になるヒントになれば嬉しいです。一緒に効率アップ、頑張りましょう！
