こんにちは。霞が関オフィス総務のE.Mです。今日は、「販促物の管理」についてお話しします。
私たちのオフィスには50種類以上のチラシがあり、その整理に頭を悩ませていました。そこで最近、より使いやすく効果的な収納方法を見直してみたところ、予想以上の改善が見られたのです。
この記事では、私たちが行った販促物チラシの管理方法の改善策と、その結果得られたメリットをご紹介します。皆さまのオフィス改善のヒントになれば幸いです。
コクヨマーケティングが実践する「見せる収納」
現在、霞が関オフィスでは販促チラシやパンフレットをこのような「オープンシェルフ」で管理しています。
▲現在の販促チラシの収納方法(オープンシェルフ型)コクヨ霞が関ライブオフィス
下段のチラシはホコリをかぶりやすいので、収納ボックスに入れています。収納ボックスに入れて管理することで、取り出しやすいだけでなく、面が揃うため扉が無くても綺麗に見えます。
また、収納ボックスの中に何のチラシが入っているのか一目でわかるように、ラベルを貼って管理しています。
▼こちらの収納ボックスを使用しています(シンプルなデザインで使いやすい)
以前は、このような引き出しに入れて管理していましたが、オフィスレイアウトを変更する際に、販促物の収納方法やオフィス動線の見直しを行い「オープンシェルフ型」を採用しました。
▲以前の収納方法(引き出し収納)
以前の収納方法は、こちらのブログでご紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。※補充カードを利用した在庫管理方法もご紹介しています
「見せる収納」に変更したことによるメリット
「販促物をこんなむき出しの状態で置いて大丈夫？」と思われる方もいるかもしれません。ただ、実際にやってみると色々とメリットもありましたので、ここでシェアしたいと思います。
アクセス性の向上
オープンシェルフにすることで、従来の引き出し式収納と比べて、「チラシなどの販促物を手に取りやすくなった」というのが最大のメリットだと思います。また、今回、販促物コーナーを人通りの多いメイン動線に隣接した場所に設置したので、社員の目に留まりやすくなり、「新しいチラシが入荷している！」といった気づきも増えました。その結果、自然と手に取られる機会も増えたように感じます。
また、引き出し収納は特定のチラシを探す際には便利でしたが、アイデアを練る時など、様々な資料を一度に見たい場合は、オープンシェルフの方がはるかに使いやすいことがわかりました。
さらに、管理者の立場では、引き出しを開ける手間がなくなったことで、在庫補充がスムーズになったことも利点のひとつです。これは業務効率の向上にもつながっています。
整理整頓の促進
オープンシェルフは、一見すると乱雑になりやすいと思われがちです。しかし、実際にはむしろ整理整頓を促進する効果があると感じています。
その理由は、収納物が常に目に見える状態にあるため、整理整頓を維持しようという意識が自然と高まるからです。
例えば、
廃番商品のチラシなど、古い販促物が目につきやすくなり、こまめな処分につながります。
また、定期的な整理が習慣化しやすくなります。目に見える場所にあるため、整理の必要性を感じる機会が増え、通りすがりに「ちょっと整理しよう」といったことも。
社員全員による定期清掃(お掃除タイム)も実施しています！
オフィスの雰囲気改善
引き出し式の収納と比べると、オープンシェルフは空間に抜け感が出て、より開放的な印象がでました。また、単なる保管場所としてだけでなく、収納物をディスプレイの一部として活用することで、オフィスインテリアのアクセントとしての役割も果たしています。
日々、試行錯誤しながらオフィス運営しています
販促物の収納方法についてご紹介しました。今回は「オープンシェルフ」のメリットをお伝えしましたが「引出し収納」にも、もちろん良い点はあります。こちらのブログも参考にしていただきながら、管理する販促物の種類や利用者のニーズなどに応じてベストな方法を見つけていただければと思います。
コクヨマーケティングのライブオフィスでは、今回ご紹介した販促物チラシの収納方法をはじめ、様々な働き方やオフィスの使い方をご紹介しています。「いまのオフィスをもっと働きやすいレイアウトに変えたい！」「他社のオフィスを参考に良い点を自社に取り入れたい」といった場合はコクヨのライブオフィス見学がおすすめです。コクヨ社員がトライアンドエラーしながら働く場をぜひご覧ください。※ご見学は事前予約制、法人のお客様限定です
