「このエリアは飲食禁止」「このエリアはミーティング専用」など、オフィス内の利用ルールを決めても、それを社員に周知し、全員に守ってもらうというのは難しいですよね。
そこで、本日は、霞が関ライブオフィスで実践している「オフィス運用ルールを定着させるための工夫」についてご紹介します。
霞が関ライブオフィスの取り組み概要
霞が関ライブオフィスでは、オフィスや働き方を深化させるため、「オフィスカイゼン委員会」や「テレワークの研究」、「ICTを活用した新しい働き方の検討」など6つのチームに分かれタスク活動を行っています。
各タスクには、内務スタッフ、営業、企画部のメンバーなど、職種や役職を問わず、幅広く有志を募り、自ら手を挙げたメンバーが参加しています。
今回は、その中のひとつ、オフィス運用タスクの活動をお届けします。
霞が関ライブオフィスでは、3つの事業会社がワンフロアで働いています。
オフィス運用タスクは、各事業会社が協業しながら新しい価値を生み出すためのオフィス運用(使い方)をタスクメンバーで決め、決めた運用ルールを社員に浸透させるといった役割を担っています。
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レイアウト変更を機に運用ルールを見直し
2020年7月、霞が関ライブオフィスのレイアウト変更・家具の入替えを実施しました。
今までは、コミュニケーションの取りやすさを目的にオープンな空間をメインに構成していましたが、コロナ禍で働き方が大きく変わり、WEBミーティングに対応するための専用ブース席やディスタンスを確保するための個人ブース席を増設しました。
霞が関ライブオフィス内には、10か所以上のブース席が設けられており、それぞれに「WEBミーティング専用」「集中作業専用(WEBミーティング・電話NG)」など、運用ルールを定めています。
このルールは、オフィス運用タスクのメンバーで議論を重ね決定しました。
「運用ルール」決めたはいいが、守られない・・・
今までも、色々と試行錯誤しながら、運用ルールの見直しを図り、その度に「社員説明会」や「運用マニュアル」を作成し、公開するなど、運用ルールを浸透させるために、様々な手を打ってきました。
しかしながら、霞が関ライブオフィスは、駅前にあるため、アクセスの良さから、他オフィスの社員もタッチダウンとして利用することが多いこと、また、総勢500名弱がワンフロアで働いているといった人数の多さ等の理由から、新しいルールを作ってもそれが定着せず、いつの間にか形骸化してしまう・・・というのが悩みの種でした。
そうだ！各ブース席に「サイン」を表示しよう！
そこで、今回は、運用ルールを利用者に分かりやすく示すために、各エリア(各ブース席)に運用ルールを明記した「サイン」を作成し、取り付けました。
「ぱっと見てルールが分かる」ように、利用方法をこんな感じでアイコンで表示しました。↓
これで、タッチダウンでたまにオフィスに立ち寄る社員や、在宅勤務中心の社員がオフィスに出社した際も、「おっ、ここは集中ブースだから、webミーティングや電話は駄目なんだな」といった具合で運用方法がひと目で伝わり、ルールを守ってくれるようになるのではないかと思います。
また、外からでもブース内の利用状況が分かるように、「使用中/空席」を示すプレートを設置しました。
入退室時に利用者がプレートをひっくり返すという運用にしています。
ちょっとした工夫ですが、こうすることで、ブース内を覗かなくても状況を確認することができるようになりました。
時間ごとに運用ルールが異なるエリアには「立て看板」を設置
オフィス内には、「ランチタイム中は、“昼食利用者専用”でその他の時間は、ソロワークやタッチダウンで利用」としているエリアがあります。
時間ごとに運用ルールが変わるため、ランチタイム中でもソロワークで利用している社員がいるなど、ルールを定着させるのが特に難しいエリアでした。その対策として、運用ルールを明示した、高さ160cm横45cmの立て看板を設置しました。
この大型の立て看板は、オフィス内でも存在感を発揮しており、運用ルールの周知に一役買っています。
オフィス運用ルールは、働き方の変化に合わせて、アップデートしていくことが大切です。
霞が関ライブオフィスでは、オフィスや働き方の課題を解決するために、試行錯誤しながら様々な実験をしています。
またこのブログを通して、日々の取組みを皆様にご紹介していきたいと思います。
【運用ルール表示サイン】本ブログでご紹介した「運用ルール表示サイン」はこちらから無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。
※パワーポイントで作成していますので、自由に編集・加工いただけます。
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