こんにちは。コクヨマーケティング霞が関オフィス総務のM.E.です。
桜の季節になりましたね。今回は、新入社員を迎えるにあたり座席の用意やオフィス運用を検討されている方に向けて、ぜひ参考にしていただきたい取組みをご紹介します。
「抽選で席を決める」ことによる困りごとが発生
霞が関オフィスでは、大半の社員が固定席をもたず、仕事の内容や目的に応じて自由に働く場を選択するABW（ActivityBasedWorking/アクティビティベースドワーキング)という働き方を実践しています。
また、デスクエリアの大半はフリーアドレス制で運用しています。
座席は「事前予約制(一部、free席あり)」で、「固定席化の防止」や「多様なメンバーと隣り合うことによる部門の垣根を超えたコミュニケーションの促進」を目的に「座席抽選システム」により決めています。
システムによる抽選で無作為に座席が決まるため「今日は、どの席に座るのかなー♪」といったワクワク感がある一方、入社歴が浅いメンバーからは「先輩社員と席が離れてしまうので仕事の相談がしにくい」といった悩みの声がちらほら聞こえてきました。
そこで、霞が関オフィスの使い方(運用)を検討している「オフィス運用タスク※」と連携し、座席運用を見直すことに。
※オフィス運用タスク：霞が関オフィスでは、3つの事業会社がワンフロアで働いています。その中でオフィス運用タスクは、各事業会社が協業しながら新しい価値を生み出すためのオフィス運用(使い方)をタスクメンバーで決め、決めた運用ルールを社員に浸透させるといった役割を担っています。
若手社員発案！OJT専用席を設置
「オフィス運用タスク」の若手メンバー発案の元「OJT(On the Job Training)専用席」というものをオフィスの一角に設けることにしました。
この席は、自動抽選対象外として運用し、OJT実施中の社員が事前予約なしで自由に使用できる席にしました。
OJT専用席設置後は、入社歴の浅い社員と教育係の先輩社員が隣り合って座ることが可能となったため「仕事のちょっとした疑問がスピーディーに解決できる」「お互いの仕事の状況がすぐに把握できる」といった効果が生まれています。
▲OJT専用席(キャスター付きのデスク・チェアにより人数に応じてレイアウト変更可能)
▲「OJT専用席」のサインを設置
さいごに
オフィス運用を考える上で、「社員が安心して働くことができる環境をつくる」というのも大切な視点ですね。これから新入社員を迎える企業の方の参考になれば幸いです。
今回ご紹介しました霞が関ライブオフィスは、事前予約にてご見学が可能です。様々な新しい働き方にチャレンジしている私たちのオフィスに是非いらしてください。皆様のお越しをお待ちしております。
