こんにちは。コクヨマーケティング霞が関オフィス総務のE.Mです。
今回は、「フリーアドレスのオフィスにおすすめの文具消耗品管理方法」をテーマに、霞が関ライブオフィスでの実践例をご紹介します。
フリーアドレスの時に意外と困る「文具消耗品」の運用
現在、霞が関オフィスには、約460名の社員が在籍していて、うち96％の人がフリーアドレスで働いています。
フリーアドレスの場合、固定席と異なりデスク上に、ステープラーやのり、ハサミなどの文具消耗品を置くスペースがありません。
かと言って、個人ロッカーで社員が個々に文具消耗品を保管するというのもスペース面から考えるととても非効率です。また、フリーアドレスの場合、必ずしも自分のロッカーの近くに座るとは限らないので、都度ロッカーに取りに行くとなると、とても面倒ですよね。
そこで、霞が関ライブオフィスでは、文具消耗品を一括で管理する「サプライドック」というものを設置しています。
サプライドックでは、ステープラーやのり、クリヤーホルダーやボールペンなどオフィスで使う文具消耗品をストックしています。
必要な時に各自がこの「サプライドック」に取りに行くという運用にしていますので、個々で文具消耗品を管理する必要はありません。
サプライドックの運用を維持する工夫
こちらのサプライドック、「設置しただけ」では、運用はうまく回っていきません。運用を維持するために様々な工夫をしています。今回はそのうちの2つをご紹介します。
工夫① 美観を維持する仕掛けを考える
サプライドックで管理している文具消耗品は、霞が関ライブオフィスで働く社員全員の共有物です。
共有化すると問題となるのが「いつの間にか乱雑になっている」ことです。
そこで、美観を維持するために、サプライドックの上段に「サプライピット」というものを設置しています。
この「サプライピット」は、型抜きシートになっています。ここが重要なポイントです。
型抜きシートで物の定位置を決めることで、所在が明確になるため使う時に取り出しやすく、また「知育玩具の型はめパズル」のような感覚で「使用後は自然と元の場所に戻したくなる」といった効果が期待できます。
実際、この型抜きシートで管理を始めてから狙い通り整理整頓されている状態を保つことができています。
工夫② 在庫管理のしくみをつくる
運用を維持するには、在庫管理のしくみをつくることも大切です。「サプライドックにボールペンを取りに行ったけど、在庫が無かった・・・」ということが頻発すればサプライドックの利便性は低下し、設置している意味も無くなってしまいます。
とはいえ、総務が逐一サプライドックの在庫状況をチェックし、補充するのも現実的ではありません。
そのため、在庫管理は社員にも協力してもらっています。
サプライドックで管理している文具消耗品には、商品ごとにこのようなQRコード付きのカードを設置しています。
在庫が少なくなると、社員が、QRコードをスマホで読み込み補充申請することで、総務に発注依頼がかかります。総務はその通知を受取り、要不要を判断した上で商品を発注するという運用です。このような運用により、総務は、サプライドックへ在庫を確認しに行く手間がなくなりました。また、在宅勤務の時でも手配ができるため、非常に助かっています。
※発注した商品をサプライドックに補充する作業は総務が行っています
▲補充依頼の手順を示したパネルをサプライドックに設置しています
サプライドック設置台数
霞が関ライブオフィスでは、ワンフロアに2台のサプライドックを設置しています。
既存の収納庫をサプライドックとして使用しているものが1台とコクヨの「Welca(ウェルカ)」というワゴンタイプの什器に設置しているものが1台あります。
既存収納庫タイプのサプライドック
こちらは、もともとオフィスにあった収納庫をサプライドックとして転用しています。
紙袋やファイルボックスなどサイズが大きい文具は、引き出しに収納し、中サイズの文具は、ファイルボックスに収納、ボールペンなどの小物はアクリル製の収納ケース(引き出し式)に入れています。
Welcaタイプのサプライドック
こちらは、コクヨから発売している「Welca(ウェルカ)」というツールワゴンを使用しているタイプです。
こちらのツールワゴンは、ついつい立ち寄りたくなる遊び心のあるデザインで、オフィス内のマグネットスペースとしても機能しています。キャスター付きなので移設もらくらくです。
また、メール室やコーポレートエリア（人事・総務・経理のメンバーが働いているエリア）
など、サプライドックから少し離れた場所には「サプライピット」のみを設置し、サプライドックに取りに行かなくても必要最低限の文具が使えるようにしています。
「サプライドックを設置するスペースは無いけど、必要最低限の文具は揃えておきたい」といった場合には、このサプライピットがおすすめです。
今回ご紹介したサプライドックは、コクヨマーケティングのライブオフィスで現物をご覧いただくことも可能です。
※Welcaタイプのサプライドックは、一部のオフィスのみ導入(詳しくはお問合せください)
ライブオフィスでは、コクヨ社員が実際に働いているオフィスをご見学いただけます。フリーアドレスやオフィス改善の実例、オフィス運用、働き方のノウハウをご紹介しています。
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