近年ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）という働き方を取り入れている企業が増えてきています。コクヨマーケティングでは、かねてよりABWを取り入れていますが、自分のオフィスにいざ導入するとなると、いろいろ不安な点もありますよね。お客様からもよく「こういう場合はどうしているの？」といったご質問をいただいています。今回はお客様からよくいただくご質問に回答しながら、業務効率や生産性向上といった視点を交えながら、ABWという働き方についてご紹介していきたいと思います。
周囲にいろんな人がいて、集中できる？
毎日座る席が違ったり、周囲に座っている人が違うと「集中して業務ができなくなるのではないか」という不安の声をよく耳にします。ABWの最大の特徴は、社員が自ら働く環境を選べることです。窓際のカウンター席や半個室の執務スペースなど、様々なバリエーションの空間から、その日の業務内容や集中度に応じて最適な場所を選択できます。
例えば、私は雑談好きなので、隣で楽しく話しているメンバーを見つけると、参加したくてウズウズ・・結局会話に参加し、やりたい業務がやりきれなかった（泣）なんてことがしばしばあるのですが、「今日は絶対やりきる」と強く決意をした日は、自分を律するために、あえて半個室の執務スペースを選んで業務を行うようにしています。メンバーと積極的にコミュニケーションをとる日、個人で集中して業務を行う日、などメリハリをつけて働けるようになったことで、従来の固定席では得られなかった業務効率の向上が実現できています。
チームでのコミュニケーションが取りづらくない？
チームコミュニケーションの課題に関しては、グループアドレスの導入で解決が可能です。部署やチームごとに大まかなエリアを決めた上で、自分の席を自由に選択する働き方のことで、隣に座る社員が固定されないため、多様なコミュニケーションが生まれます。また、グループごとのエリアを定期的にシャッフルすることで、他部署との交流の活性化も期待できます。実際、私がお話を伺ったお客様でも、導入当初は「グループアドレスから始めました」という方も多く、導入障壁を下げる効果が期待できるようです。
新人育成などやりにくいのでは？
毎日座る席がバラバラだと、入社歴の浅い社員と教育係の先輩社員の席が離れてしまって、必要なコミュニケーションが取れないということが起こりえますよね。コクヨマーケティングでは、新人育成における課題に、専用エリアを設けることで対応しています。例えば「OJT(On the Job Training)専用席」をオフィスの一角に設けたり、執務エリアに隣接する形でコーチングスペースを確保したりして、指導や相談がスムーズに行える環境を整備しています。この結果、「仕事のちょっとした疑問がスピーディーに解決できる」「お互いの仕事の状況がすぐに把握できる」といったよい効果が生まれており、現在も運用を継続しています。
マネジメントが難しくならない？
ABW導入により、メンバーの所在が見えにくくなることで、業務進捗状況の確認や部下とのコミュニケーションなど、今まで通りできるのか不安になりますよね。しかし、これらは適切な運用とツールの活用によってカバーでき、むしろコミュニケーションの質を高めることが可能です。実際コクヨマーケティングが行っているのが「1on1ミーティング」です。これは、上司と部下が1対1で面談を行うもので、定期的に実施することで、対話の時間をしっかりと確保できています。また、1on1ミーティング実施前に、話したいテーマや上司に対してどのような姿勢で臨んでほしいかなどを事前に伝えているので、より有意義な時間となっています。
さらに、コクヨマーケティングでは、チャットツールも積極的に活用しています。メールとは異なり、チャットでは質問や情報共有をクイックにやり取りできるため、以前にも増してコミュニケーションが取りやすくなり、業務もスムーズに進めやすくなっています。リアクションスタンプを活用してメッセージに即時に反応することもできるため、スピーディーなコミュニケーションが実現できています。
いかがですか？「ABWを導入してもやっていけそうかも」という気がしてきませんか？
このようにABWは、適切な運用を取り入れたり、ツールを活用することで、業務効率と生産性の向上に大きく貢献する可能性を秘めています。まずは自社の状況に合わせて、できるところから段階的に導入を検討してみてはいかがでしょうか。新たな働き方に一緒にチャレンジしましょう！
