早いもので、今年も残すところわずか1か月余りとなりました。今回は、霞が関オフィス総務とコンシェルジュチーム、社員有志メンバーで取り組んでいるオフィスカイゼン委員会の活動について振り返ってみたいと思います。
「オフィスカイゼン委員会」とは？
「シュレッダー周辺の紙ゴミ」や「在庫切れのまま放置された販促チラシ」など、日常的にオフィス内で発生する小さな問題。これらを総務担当者だけで対応するのは困難です。しかし、放置すれば環境悪化を招き、従業員のモチベーションや生産性低下につながる恐れがあります。
そこで私たちは、オフィス環境維持のため「オフィスカイゼン委員会」という社員参加型の組織を立ち上げて活動しています。「オフィスカイゼン委員会」は、総務部門を事務局とし、オフィスに駐在しているコンシェルジュメンバーと有志の社員を含む10名で構成しています。
コクヨ霞が関ライブオフィスのオフィスコンシェルジュについては、こちらの記事で詳しくご紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。
カイゼン提案は社員から募集
「自分たちのオフィスは自分たちの手でより良くしていこう」という考えのもと、カイゼン提案を全社員から幅広く募集しています。
提案方法はとてもシンプル。気づいたカイゼン要望を付箋に書き、オフィス内に設置された「カイゼンボード」に貼るだけです。この手軽さが、社員の積極的な参加を促しています。
寄せられた提案はカイゼン委員会のメンバーで慎重に検討し、実現可能な案から順次実施に移します。各提案の進捗状況は「検討中」「実行中」「完了」などとカイゼンボードに表示され、提案者も含めた全社員が進捗を確認できるようになっています。
今年のカイゼン策10選
今年は、大小含めて約90個のオフィスカイゼンを実施しました(2024年11月時点)。その中から、カイゼン策10選をご紹介します。
WEB会議中に声をかけられる(かける)のを避けたい
＜カイゼン前の問題＞
- 執務エリア内でWEB会議をしている時に、周囲の人からWEB会議中とわからず声をかけられることがある
- WEB会議中と気づかずにうっかり声をかけてしまったことがある
＜カイゼン策＞
「会議中」のポップを作成
＜カイゼンポイント＞
- ノートパソコンのベゼル部分に取り付けられるようにクリップ付きに
- 「立てて収納できる」コクヨのペンケースネオクリッツに入れて管理し、使用時に取り出しやすく乱雑にならないよう工夫
空き段ボールの正しい廃棄場所を周知したい
＜カイゼン前の問題＞
- 複合機付近に放置された段ボールがオフィスの美観を損ねている
- 発生都度、総務やコンシェルジュが正しい廃棄場所に移動しているため手間がかかっている
- 社員に段ボールの正しい廃棄場所を周知したい
＜カイゼン策＞
段ボールの廃棄場所を示したPOPを複合機エリアに掲示
＜カイゼンポイント＞
- 正しい段ボールの廃棄場所を目立つ場所に掲示
ゴミ箱のフタを直接触れたくない
＜カイゼン前の問題＞
- リフレッシュスペースに設置してある大型の蓋付きのゴミ箱は、主にお弁当の容器を捨てるため、汚れやすくフタを直接手で触れるのに抵抗感がある
※足踏みペダルでフタの開閉ができないタイプ
＜カイゼン策＞
- 取っ手をゴミ箱のフタ上部に設置し、ゴミ箱のフタを直接手で触れなくても開閉できる状態に
＜カイゼンポイント＞
- 後付け可能な取っ手をゴミ箱のフタに設置することで、ゴミ箱を買い替えることなくバージョンアップ
HDMIケーブルが乱雑になっている
＜カイゼン前の問題＞
HDMIケーブルが常に出たままになっていて美観を損ねている
＜カイゼン策＞
ケーブルにマジックバンドを設置
＜カイゼンポイント＞
- 不使用時は、マジックバンドでケーブルをまとめることで美観を維持
モニターの電源の場所が分かりづらい
＜カイゼン前の状態＞
モニター電源の場所が分かりづらく、コンシェルジュに頻繁に問合せが入っている
＜カイゼン策＞
電源位置に赤タックシールを貼る
＜カイゼンポイント＞
シールをモニター正面と側面の2か所に貼り、ぱっと見て電源の場所が分かるように工夫
ウォーターサーバーの紙コップ置き場がわかりにくい
＜カイゼン前の問題＞
- ウォーターサーバーを移動したことにより、紙コップの場所が分かりにくくなってしまった
- スペースの都合上、ウォーターサーバー付近に紙コップをおくことが困難な状況
＜カイゼン策＞
ウォーターサーバー本体にPOPを設置
＜カイゼンポイント＞
- 視認性の高いデザインのPOPを作成し、紙コップの位置を明確に示す
- ウォーターサーバー本体と紙コップ置き場の両方にPOPを設置し、利用者の動線を考慮
カウンター席に荷物置きがない
＜カイゼン前の状態＞
適切な荷物置き場がないため、かばんやジャケットなどが机の上に散乱し、作業スペースの圧迫や美観を損ねるなどの問題が発生している
＜カイゼン策＞
荷物置き用のカゴを設置
＜カイゼンポイント＞
足元に荷物置き用のカゴを設置、折り畳み式なので不使用時はコンパクトに
ランチタイム中もリフレッシュスペースで仕事をしている人がいる
＜カイゼン前の状態＞
- リフレッシュスペースは「ランチタイム中、昼食利用者専用」としているが、ルールが守られていないケースがある
- 昼食利用者が当該エリアを使いたくても使えない時がある
＜カイゼン策＞
「ランチタイム中は仕事禁止」のPOPをリフレッシュスペースのデスクに設置
＜カイゼンポイント＞
オフィス運用ルールを熟知していないタッチダウン利用者もぱっと見てルールがわかるようデスク上に席の利用ルールを掲示
貸出IDカード申請サイトの案内に手間がかかっている
＜カイゼン前の状態＞
- 入室時に必要なIDカードを自宅に忘れてしまった社員に対し「貸出用のIDカード」を用意している
- 貸出時に利用者による申請(インターネット経由)が必要だが、「申請が必要なことを知らない人」や「申請の方法がわからない人」が多数
- その都度、申請サイトを案内するのに手間がかかっている
＜カイゼン策＞
コンシェルジュ席に「貸出IDカード申請サイト用のQRコード」を設置
＜カイゼンポイント＞
ＱＲコードを設置し、スマホでも申請できる状態に
※「QRコード」は株式会社デンソーウェーブの登録商標です
共有備品のヘッドホン・スピーカーが管理しづらい
＜カイゼン前の状態＞
- 社内の共有備品としてWEB会議用のヘッドホンやスピーカーの貸出を行っている
- 必要な時に各自が備品置き場から持ち出して使用後に所定の場所に返却している
- ヘッドホンとスピーカーをファイルボックスに入れて管理しているが、利用者が中身だけを持ち出すケースが多発している。その結果、空のボックスが残され、管理者側が機器の返却状況を把握しづらくなっている。
実は中身が空といったことも・・・
＜カイゼン策＞
蓋付きのファイルボックスに変更
＜カイゼンポイント＞
「ボックスごとお持ちください」と表示し、利用者にはボックスごと持ち出すよう案内。効率的な管理が可能に。
まとめ
いかかでしたでしょうか？ひとつひとつは小さな取り組みでも、根気よく継続することで働きやすいオフィス環境を保つことができます。
コクヨでは、オフィスは「畑の土」と捉えています。畑の土が悪いと、どんなに良い種を蒔いてもうまく育つことはありません。
オフィスも同じで、働く環境が悪ければ、社員のパフォーマンスが上がらず満足のいく成果を得ることはできません。
オフィス環境は畑の土と同じように「日々耕すこと＝運営維持をすること」で、社員がイキイキと働ける環境となり、求める成果を得ることにつながります。
コクヨグループのオフィスカイゼン委員会の活動やカイゼンレシピをこちらのサイトでご紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。
オフィスカイゼン事例をご紹介＜コクヨのライブオフィス見学＞
コクヨのライブオフィス見学では、コクヨ社員の実際の働く環境を直接体験できます。この見学では、本記事で紹介したオフィスカイゼン策に加え、さらに多様な取り組みをご覧いただけます。
ライブオフィス見学は法人のお客様限定、事前予約制です。働き方、働く場をよりよくするためのヒントが満載です。ぜひご来場をお待ちしております。
