コクヨマーケティング本社総務のE・Mです。
霞が関オフィスリニューアルご紹介ブログエピソード0に続いて、エピソード１では、総務の業務始動フェーズより、お伝えしていきます！
霞が関オフィスリニューアル<総務の対応編 エピソード0>はこちら
総務も、リニューアル業務を始動
リニューアル計画が定まってくるとと当時に並行して対応したことは、予算管理です。新設する家具や利用を継続する家具やツールなど明確にし、リニューアルでかかる各種費用を算出後、稟議を起案し、決裁後にはすぐに実業務を進めていきました。
特に、大変だったことは、Ｂ工事（借り主側の要望によりオーナーの権限で行う建物全体に関わる部分の工事）C工事（テナント内部の工事など、借り主側が発注して行う工事）を含む複数業者とのスケジュール調整です。
総務部でも、在宅勤務を取り入れていますので、出社が必要な業務と在宅勤務でも対応できる業務を棲み分け、進めていきましたが、特に業者とのやりとりは、実物をみて対応しなければならないことが多いので、スケジュール調整にはかなり苦労しました。
また、コロナの感染状況拡大による不安定な時期でもありましたので、各種対応にかかる日数を通常より多く見積もりながら、リニューアル工事日程から逆算してスケジュールを立て、対応にヌケモレがないように進めていきました。
リニューアル状況をこまめに社員へ発信 <総務の拘りポイント１>
また、今回のリニューアルで最も拘りをもって取り組んだことは、リニューアル情報をこまめに社員へ発信した点です。オフィスリニューアルは何度か経験していますが、その都度社員からの問い合わせ対応に時間がとられ、大変でしたので、今回はこの問題点をクリアにしたいと考えました。
そこで思いついたことが、リニューアル情報の集約と社員へのこまめな発信です。
リニューアル情報集約に関しては、無料Googleサイト（「KASUMiDO」という名称です♪）を活用し、こちらに決まった情報や連絡事項など順次掲載していきました。社員は、不明点があるとまずはこの「KASUMiDO」サイトを確認しますので、社員からの問い合わせはこれで随分減りました。
また、リニューアルの進捗状況に関しては、社員に新しいオフィスに興味をもってもらえるよう、インスタ風に写真を掲載し、こちらもこまめに発信していきました。せっかくオフィスをリニューアルするのだから、社員にもワクワクした気持ちを持ってもらいたい！という思いからです。
▼リニューアル工事の写真や思いついたことを掲載。社員から好評でした！ 「KASUMiDO」より
リニューアル工事に伴い、カーペットの清掃、ドアの天井に固定しているビス弛みの修理、ドアのペンキ塗り直しなども行い、BeforeとAfterの写真を掲載しました。これにより、オフィスを丁寧に使ってもらえるよう、社員に意識付け出来るのではないかと考えたからです。
受発注部門、フリーアドレス運用で、新しい働き方にチャレンジ！
弊社では、ほとんどの社員がフリーアドレスの運用をしていますが、今回のリニューアルでは、受発注部門の一部を固定席からフリーアドレス運用へと変更し、新たな働き方にチャレンジすることになりました。
それに伴い、個人ロッカーの新設と既存ロッカーの入替作業が発生しましたが、これは普段から、個人ロッカーの管理（鍵の管理含む）をしっかりできていたことが役立ち、対象者に効率よく連絡することができました。
もちろんこのロッカー対応に関しても、サイトを活用し情報公開していきました。
▼新設した受発注部門の個人ロッカー。既存のロッカーは白ですが、今回は黒をチョイス♪
リニューアル工事中の対応と感染対策
オフィスリニューアルは、工事が平日にかかってしまう場合、社員が働くスペースを確保しながら、工事を進めていく必要があります。
弊社のオフィス面積は約800坪あり、工事は3工程に分けて進めることになりました。社員には、工事の都度、ワークできるエリアや利用できるミーティングエリアを連絡したり、テレワーク勤務を促しながら、進めていきました。
また、工事は、社員がオフィスで仕事をしない週末や夜間に実施することが多かったので、これらの立ち合いには毎回のことながらやはり苦労しました。
またこの時期、色々な業者の方が出入りしますので、感染対策にも十分気をつかいました。自身も含め、業者さんへの毎回の検温依頼やこまめな手指消毒を促す等です。
タスクリーダーチャットの活用
また、限られた期間内で、オフィスリニューアルを行うためには、即日判断が必要だったり、何かを進めるためにちょっとした相談をしたい時が多々あります。
以前は、そういった場合、決定者の席まで出向き直接話したり、時にはその場で数名集めてミーティングを行うこともありましたが、リニューアルに関わっている多くのワーカーはテレワークをしており、以前にように簡単にはいきません。
そこで、今回役立ったのは「タスクリーダーチャット」です。
弊社では、Googleチャットを利用しており、総務部のグループだったり、タスクメンバーだったり、グループを組んで活用しています。この「タスクリーダーチャット」は、タスクリーダーや設計部門など、リニューアルの関わる担当者が所属しているため、判断に迷う時や、ちょっとした相談ごとなどがある場合など、これをよく活用しました。何かあると、ここに投げかければ、すぐさま誰かが反応して、スピーディーに対応することができます。時には、ここで決断が下されたり、議論が行われたりしました。
