テレワークを実施する際、大きな課題の１つとして「コミュニケーション」があります。
『テレワーク』は生産性向上、業務効率化などの多くのメリットがある一方、上司と部下間でのコミュニケーション、マネージメントに関して、まだまだ大きな課題が残っています。
そのような中、我々人事部として、テレワークによってどのようなコミュニケーション課題が発生しているのか、自社の現状を知り、解消するための対策を早めに取り入れることが重要だと考えました。
そこで、今回は、人事部での『コミュニケーション課題』に対する取り組みについてご紹介します。
テレワークを実施する際、大きな課題の１つとして「コミュニケーション」があります。
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部長・グループマネージャーにアンケート実施
まずは、現状の調査と、多様な視点での各部門の取り組みなどを共有できればと思い、2020年秋に、部長、グループマネージャーを対象に「リモート環境下における上司・部下のコミュニケーション」に関するアンケートを実施しました。
各人で実施しているコミュニケーションの工夫をアイデア集として纏め公開することで、課題解決のきっかけの一つとなるのではないかと考えたためです。このアイデア集は、2021年1月に公開しましたが、今回はこの内容について、ご紹介していきます。
アンケート概要
◇実施期間：2020年10月7日〜11月11日
◇対象：部長・グループマネージャー（コクヨマーケティング株式会社社員）
部下とコミュニケーションの課題トップ３は？
まずは、上司と部下とのコミュニケーションの変化についてのアンケート結果を見ていきます。
半数以上が「対面コミュニケーションは減少した」と回答していますが、一方で半数位以上が、「コミュニケーションの質は確保できている」と回答している結果となりました。
そして、以前と比べて難しさを感じる部下とのコミュニケーションシーントップ３は以下となりました。
- 日常の行動観察(勤務状態、健康状態等)
- 雑談
- 会議
「日常の行動観察（勤務状態、健康状態等）」「雑談」に関しては9割の人が難しさを感じているようです。加えて、「会議」に関しては、「問題解決」や「検討」することが難しいと感じていることが分かりました。
また、以下は、コミュニケーション課題トップ３における具体例です。
お悩みNo1.『日常の行動観察（勤務状態、健康状態等）』の工夫
次に、課題トップ３において、各部門や個人で工夫している内容をみていきます。
まずは、トップ１の「日常の行動観察（勤務状態、健康状態）」です。
上司は、部下の、活動予定、勤務、アウトプット等の定期的なチェックと、Meetでの会議や電話時の部下の様子 声の調子や表情などで状態を把握し、気になる場合は注意して様子を見たり、声がけ（電話、チャット、 Meet時）などの方法をとっている方が多いようです。
心身の状態は本人からの発信がないと分からない部分も多いので、他メンバーより情報を入手している方も多くいました。
アイディア集
お悩みNo2.『雑談』の工夫
具体例
お悩みNo3.『会議』の工夫
次に「会議」です。
「会議」においては、今まで以上に事前準備を増やしている方が多いようです。また、会議の内容や頻度を見直し、よりよい会議に変化させている部門もありました。
Googleドライブを活用して、情報共有や意見交換・ブレストなど行っている方が多く見られました。オンライン会議の浸透は、効率化と質向上の両面から、会議の意味・効果を改めて考える機会になりそうです
具体例
その他〜中途入社社員のフォロー・育成の工夫〜
司や周りの方との関係性がまだできていない中途入社の方が、安心感をもって業務に取り組めるよう環境整備に力を入れている様子がうかがえました。互いに教え合う・話し合うなどの機会をもつことはオンラインで効率的になってきている面もあるので、チューター以外のメンバーも巻き込むやり方も考えられそうです。それによりメンバー同士の関係性を深めることにもつながるかもしれません。
入社1年目のフォローやチューターのサポートについてはまだまだ課題が多く、現在検討中です
アイディア集
さいごに
テレワークの浸透により、リアルコミュニケーションが減少する中で、部下の悩みや不安に向き合うことはこれまで以上に重要となってきます。なぜならば、社員の一人ひとりの自律、さらには自律した個人の連携は組織力向上、強いては、企業の成長に繋がるからです。
我々も、上司部下間含め、中途社員、新入社員等の様々なコミュニケーション課題に対して、現在、検討しているところです。テレワーク下における『コミュニケーション』課題は企業共通のお悩みかと思います。
皆様の会社の取り組みにおきましても、効果的な施策などございましたら、是非教えていただけましたら幸いです。
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