こんにちは。福岡オフィス総務のK.K.です。
昨年、コクヨマーケティングでは、産業廃棄物処理を外部委託する際に発行する「マニフェスト」の電子化に踏み切りました。
長年、紙のマニフェストで対応してきたので、非常に工数がかかっていたのですが、電子化することにより、大幅に工数を削減することに成功したのです！
今回は、電子マニフェスト導入に向けた当社の取り組みについてご紹介します。
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産業廃棄物処理とマニフェスト
総務のお仕事に携わる方でしたらご存知だと思いますが、事業所内で排出した産業廃棄物を外部委託により処分する際には、排出事業者責任の明確化と、不法投棄の未然防止を目的としてマニフェストの提出が義務付けられています。
マニフェストの提出には期限があり、また、数も膨大(コクヨマーケティング首都圏エリアで約500件/年、全国で1,200件)であることから、紙でマニフェストを発行していた時は、データ作成や資料の保管等に非常に工数がかかっていました。
「電子マニフェスト制度」の存在は知ってはいたものの、マニフェストの運営部門と、行政報告部門（総務）が異なり、業務の簡素化・法令順守したい総務と、業務フローを変える事に抵抗がある運営部門との間で、調整が難航したことから、導入に踏み切ることができず、長年、紙マニフェストで対応をしてきたのです。
しかし、昨年、紙マニフェストの運営部門を変更することになり、それをきっかけにマニフェストの発行方法やデータの管理方法を総務部主幹で見直すことに。
そこで、業務の効率化や紙マニフェスト紛失などのリスクヘッジを目的に、電子マニフェスト導入を決定しました。
ちなみに、「電子マニフェストとはどういうものなのか」簡単に概要を解説します。
『マニフェスト情報を電子化して、排出事業者、収集運搬業者、処分業者の3者が情報処理センターを介したネットワークでやり取りする仕組みです。
法第13条の2の規定に基づき、公益財団法人日本産業廃棄物処理振興センターが全国で1つの「情報処理センター」として指定され、電子マニフェストの運営を行っています。
電子マニフェストを利用する場合には、排出事業者と委託先の収集運搬業者、処分業者の3者の加入が必要ですが、関係者間における情報管理の合理化によって、「事務処理の効率化」、「データの透明性」の確保、「法令の遵守」の徹底等を図ることができます。』
電子マニフェストの導入プロセス
当社は、自社オフィスから排出される産業廃棄物以外にも、オフィス移転やレイアウト変更などを行ったお客様先(元請け工事の施工現場)から排出される産業廃棄物に対してもマニフェスト発行義務が課されています。
ただ、施工現場から排出される産業廃棄物は、日時・場所・排出内容が流動的であり、全ての案件を一斉に電子化するのは難しいと考え、情報が事前に確定している自社オフィス排出分から電子化することに。
このように、できることろから順次、マニフェストの電子化を進め、現在も電子化への取り組みを継続中です。
電子化で業務効率向上・ペーパーレス化が進む
全て電子化が完了すれば、５年間のマニフェストの保管・行政報告の業務にかかる工数が０になり、簡単な登録だけで完了するので、総務の業務負担が大きく軽減します。
また、紙マニフェストで対応していた際には、文書の保管に3fm※ほどのスペースを割いていました。
しかし、電子化により紙の資料がなくなったので、保管スペースを確保する必要がなくなったことも利点のひとつだと感じています。
※fmとは、書類を積み上げた高さをメートル単位で測ったものです。(1m＝1㎙)
そのため、現在、「2022年中に、施工現場で排出される産業廃棄物を含め、100％電子マニフェスト化すること」を目標に取り組みを進めています。
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