多様な働き方が選べる時代。私の働いているコクヨマーケティングでも、コロナ禍以降リモートワークが普及し、全国のメンバーと仕事を進めていく機会も増えました。一方で、オフィスですぐに顔を合わせられるわけではないので大変な部分もあります。今回は、拠点の離れているメンバーと効率的に仕事を進めていくためのヒントをご紹介します。
コミュニケーションツールの活用
コクヨマーケティングでは、SlackやTeamsといったビジネスチャットツールを活用しています。チャットツールの大きなメリットはなんといっても「報連相」の迅速さ。私は新任の管理職として業務に携わっているため、部下のマネジメントはもちろん、上司への確認や相談も毎日のように発生します。 電話や対面での会話が主だった頃は上司が会議中だったり、部下が席を外していたりするとタイミングを逃してしまうこともありましたが、チャットだとメールよりスピーディーで電話よりも気軽に連絡を取り合うことができ、日々の業務をスムーズに進められています。1対1のメッセージだけでなくチームのチャンネルも作成できるため、やり取り中に他のメンバーが会話に参加してきたり、スタンプでリアルタイムな反応を得られるのも、チームで仕事を進める上でささやかながら大きなポイントですよね。拠点の離れたメンバー同士の一体感を向上させるためにも必要不可欠なツールです。チャットツールを活用することでちょっとした確認や相談のハードルが下がり、コミュニケーションも以前より活発になったと感じています。
業務に合わせたツールの使い分け
とはいえ、文章だと伝わりづらいニュアンスもありますよね。チャットツールと合わせて必須になっているのがウェブ会議です。先週、同じチームで別拠点に在籍しているAさんが担当した企画書の出来が非常に良かったため、ウェブ会議で直接伝えました。笑顔で直接言葉を伝えることで、Aさんの表情が明るく変わっていくのが印象的でした。Aさんはその後、他のタスクや会議でも積極的な提案をしてくれることが増えました。チャットのスタンプや「お疲れさま」のメッセージでも伝えていたつもりでしたが、声のトーンや表情を伴った称賛は文字だけでは伝えきれない励みになったようです。
このようにウェブ会議では表情やしぐさから相手のニュアンスも掴めますし、問いかけに対し即座にフィードバックを行えることは大きなメリットです。会議内容もしっかり残せるから、後から確認したり共有したりするのも簡単。私のチームでは、より深い意思疎通や重要な決定の場合はウェブ会議を開催することが多いです。
リモートワークが当たり前の今、チャットツールとウェブ会議を使い分けるスキルはとても大切。たとえば、日々の進捗確認はチャットで行い、週に１回程度ウェブ会議を開いてプロジェクトの全体像を共有するといった具合にツールを使い分けることで、より効率的でスムーズな連携が取れるのではないでしょうか。
アジェンダの共有
ツールを活用しても、情報共有にラグがあったり、人によっては発言のタイミングを伺ってしまうことも・・・そういった問題はつきものだからこそ、事前にメンバーの認識をできる限りすり合わせておくことも重要です。拠点の離れたメンバー同士では一回一回の会議が重要になるため、事前にアジェンダを共有し、メンバー各自が自発的に発言できる習慣づくりに取り組んでいます。今から行う会議の議題を的確に把握できていれば、誰の抱えている課題なのかもわかりやすく、当事者もメンバーも相談やアドバイスをしやすいですよね。
アジェンダでは「現在、誰が何をしているのか」「何を目指していて、そのためにいつまでに何を終わらせる必要があるか」を共有し、チーム全体のロードマップを作成しています。離れた場所にいるからこそ、メンバー全員が同じ方向を向いて仕事を進められるための指針固めはとても大切だと感じています。
このように、コミュニケーションツールの活用やその使い方を工夫することで、離れた拠点のメンバーとも連携を取りながら効率的に仕事を進めることができるようになってきました。もちろん、チームの状況に合わせてそのやり方もリアルタイムなブラッシュアップが必要です。どこにいても円滑に業務を進められることが、より自由な働き方の実現にもつながるのではないかと思っています。
