チームの業務量が増えて、みんなの顔が疲れ気味になっていませんか？そんなとき、業務効率を上げる秘訣は意外なところにあるかもしれません。それは、職場のコミュニケーション改革です。
例えば、「5分話せば済むんだけど直接会ったことないし、ミーティングセットして...」と思っているうちに2週間が経ってしまった経験はありませんか？
これは単なる人間関係の問題ではありません。情報共有の遅れや誤解が生じ、業務の進行に大きな影響を与えてしまうのです。結果として、チーム全体の業務効率が低下してしまいます。では、どうすればいいのでしょうか？
ここからは、簡単に試せるコミュニケーション改革についていくつかのアイデアをご紹介します。どれも気軽に始められるものばかりです。みなさんの職場でほんの少しでも役立つものがあれば嬉しいです。
15分ミーティングの導入
毎朝15分間のミーティングを実施します。各チームメンバーが簡潔に今日の予定と課題を共有します。リアルミーティングがより効果的ですが、オンラインでも十分な効果が得られます。リアルの場合は、スタンディングミーティングがお勧めです。スタンディングミーティングは、参加者全員が立った状態で行うため、自然と会議時間が短くなり、集中力も高まります。また、立っていることで身体が活性化され、朝の眠気覚ましにも効果的です。さらに、フォーマルな雰囲気が軽減され、より自由な意見交換が促進されるという利点もあります。
スタンディングミーティングに適した場のつくり方はこちらのコラムでご紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。
カフェエリアの設置
オフィスの一角に、リラックスして対話できるカフェエリアを設けます。「コミュニケーションタイム」として、1日2回15分など利用推奨の頻度や時間を設定するとさらに利用しやすくなるでしょう。これにより、部門を越えた自然な情報交換の増加や、アイデアの創出が期待できます。
コクヨ福岡オフィス実施しているカフェコーナーを活用したコミュニケーション施策をこちらのブログでご紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。
ランチ会の実施
定期的にランチ会を開催し、異なる部門のメンバーが一緒に食事をする機会を設けます。これにより、普段接点の少ない部署間での情報交換や新たな視点の獲得が可能になります。
コクヨマーケティング名古屋オフィスでは、部署横断型のランチミーティングを実施しています。会社から一部昼食購入費用の補助を受け、一緒に外出して食事を購入、オフィス内のリフレッシュスペースでリラックスした雰囲気の中、コミュニケーションを図りながら昼食をとります。実際に普段接点のない社員同士の交流が生まれていて、社内ネットワークの構築や新たな業務上の関わりへと発展する兆しが見えつつあります。
長期的な視点で考える
これらの取り組みは、一見「効率化」とは無関係に見えるかもしれません。でも、続けることで変化が出てきます！部門間の壁が低くなることで、情報共有が速く正確になりさらに、チームの一体感も高まり、全体の生産性が向上するんです。すぐには結果が見えなくても、長期的には業務効率が自然と上がることが期待できます。ここでご紹介したアイデアが、皆さんの日々の業務を少しでも楽にし、職場環境をよくするヒントになれば幸いです。
