法人が引っ越しに伴い住所を変更する場合、個人の引っ越しとは異なる手続きが必要です。初めてオフィスを移転するという場合は、事前に必要な手続きなどについて確認しておきましょう。
この記事では、これからオフィスや事務所の引っ越しを考えている経営者や担当者の方に向けて、法人の引っ越しや住所変更の手続きについて詳しく解説します。

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本情報は、一般的な事務手続きの概要を解説したものであり、個別の法的助言を行うものではありません。 実際の申請にあたっては、法改正や自治体独自のルールが適用される場合があるため、必ず管轄の行政窓口、または司法書士・税理士・社会保険労務士等の専門家にご確認ください。

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法人の引っ越しは準備に時間がかかる

オフィスや事務所の引っ越しは、事前に検討しておくべき項目がたくさんあります。新しいオフィスのレイアウトや配線の設計、インターネット環境の整備、取引先への移転案内など、個人の引っ越しよりも多くの準備が必要です。また、役所への各種手続きも必要となってきます。
引っ越しのために会社を長期間休業するわけにはいかないほか、法人の引っ越しには、約8か月程度の準備期間が必要ですので、限られた期間でスムーズに進められるように事前に綿密な準備をしましょう。

オフィス移転の進め方や成功のポイントを詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

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法人が引っ越し前にすること

ここでは、法人が引っ越しする際に、事前に対応しておくべきことについて解説します。

1. 解約通知
2. 物件探し
3. 新しいオフィスのレイアウトを決める
4. 引っ越し業者の選定
5. 取引先への連絡
6. 荷造り

1.解約通知

賃貸人（オーナー）と普通借家契約を結んでいる場合、1 年前から 6 か月前までの間に、相手方に対して更新をしない旨の通知（解約通知）をしましょう。6か月以内に解約する場合は、解約料が発生するケースもありますので、事前に現在入居中のオフィスの賃貸契約条件を確認しておくことをおすすめします。定期借家契約の場合は、予め賃貸人（オーナー）と入居時に契約した期間の満了をもって契約が終了します。

2.物件探し

新しいオフィスとなる物件探しを行います。駅からのアクセスや従業員数に合った広さなど、従業員が通いやすく、働きやすい環境を実現できるような物件を探しましょう。賃料などのコストや利用できる交通機関、周辺環境なども確認が必要です。引っ越しにより、賃料単価が下がったとしても、交通費がアップする場合は賃料の削減効果が得られない場合もあります。また、顧客、社外パートナーなど来客が多い場合は、駅から何分も歩かなければならないような場所は避けたほうがよいでしょう。

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3.新しいオフィスのレイアウトを決める

物件が決まったら、新しいオフィスのレイアウトを決めます。オフィスのレイアウトは、社員満足度や業務効率を左右する重要なポイントです。一人当たりのオフィス面積、部署ごとのエリアの広さや会議室の位置など、働き方に合わせてレイアウトを設計しましょう。
どんなオフィスにするかイメージが固まっていない場合は、事前に従業員に対しオフィスサーベイを実施して、新オフィスに必要なエリアや機能を検討する方法もあります。専門業者に依頼するとスムーズです。

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コクヨマーケティング株式会社では、物件探しから引っ越しまで、丸ごとサポートします。面倒な引っ越し準備を任せられるだけでなく、最適なレイアウトやオフィス家具の提案、現状調査まで対応します。

オフィスレイアウトやデザインについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

【オフィスデザイン事例10選】おしゃれなオフィス事例を写真付きで詳しく紹介 | コラム | オフィス移転・レイアウト・デザイン | コクヨマーケティング

4.引っ越し業者の選定

オフィスの移転を任せられる業者を選定します。個人の引っ越しと同じように、複数の業者に見積を依頼して費用やサービス内容を比較して選びましょう。移転に伴って廃棄したいものがある場合は、不用品の引取サービスを行っている業者に依頼してください。
引っ越しの検討からオフィス構築まで、数か月～１年以上かかる長期プロジェクトになりますので、オフィスづくりを一緒に進めるパートナー選びは、継続的なお付き合いができるかどうか 、自社が理想とするオフィスを実現できるのかなど、 費用だけではなく、複数の視点から比較・検討し 、慎重に進める ことが大切 です。

5.取引先への連絡

引っ越し先や引っ越しの日程が決まったら、取引先に新しい住所を報告しなければなりません。引っ越し作業で休業期間が発生する場合はその期間も知らせする必要があります。電話番号やFAX番号が変わる場合は、新住所とあわせて新しい番号も記載してください。
また、会社のサイトや名刺、社用封筒に記載されている住所や電話番号も変更が必要です。

6.荷造り

引っ越し業者や日程が決まったら、いよいよ荷造りをして準備を進めます。備品や機材などを丁寧にまとめ、破損がないようしっかりと梱包しましょう。

この際、事前に各部署の必要な段ボール数を把握し、手配しておくと、当日の作業をよりスムーズに進められます。

ダンボールには、中身だけでなく、部署名や新オフィスでの設置場所がすぐにわかるよう、見やすい位置にラベルを貼ることが重要です。

また、この引っ越しのタイミングは、不要なものを処分する絶好の機会です。必要なものだけを新オフィスに持ち込めるように、不用品の廃棄も計画的に進めておきましょう。

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法人が引っ越し後に行うこと

次に、法人が引っ越し後に行うことについて解説します。

1. 旧オフィスの原状回復工事
2. 梱包開封
3. 電話やインターネット環境の整備
4. 各種手続き

1.旧オフィスの原状回復工事

オフィスを退去するにあたり、 壁や天井、床等を 入居時の 状態 に戻して返却するのが一般的ですので、工事の範囲や期間、期限、指定業者の有無を貸主へ確認するようにしましょう。原状回復工事については、貸主指定の工事業者に発注するよう定められていることが比較的多いです。工事を実施してくれる業者は事前に手配しておきましょう。どこまでの原状回復が必要になるのかは、管理会社やビルオーナーに確認が必要です。解約手続きを進める際に、原状回復についても確認しておいてください。

2.梱包開封

引っ越し後は荷物が梱包されたままの状態のため、荷解きをしなければなりません。早く日常業務に戻れるように速やかに荷解きをして、新オフィスの環境を整えます。
法人の引っ越しは大量の梱包資材を使うため、開封後の処理についても考えておかなければなりません。ダンボールや緩衝材などの資材をどのように処理するのか、事前に調べておきましょう。
また、旧オフィスで書類削減が課題になっている場合は、引越し作業で書類の廃棄や整理も必ず行いますので、そのタイミングでファイリングを見直すことをおすすめします。

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3.電話やインターネット環境の整備

新オフィスで業務を開始するには、まず電話やインターネット環境を整備する必要があります。引っ越し日から電話やインターネットが使えるように、契約や業者の手配をしておきましょう。引っ越し後に従業員が電話の設置やパソコンの設定などに迷わないように、事前にマニュアルを作って配布しておくという方法もあります。

4.各種手続き

法人の住所が変わると、さまざまなところへ手続きしなければなりません。手続きに漏れがあるとトラブルに発展する恐れもあるため、あらかじめどのような手続きが必要になるのか把握しておきましょう。
具体的にどんな手続が必要なのか、次章で詳しく解説します。

法人が引っ越し後に必要な手続き

ここでは、法人が移転した後に必要となる主な手続きについて解説します。
記載内容は主要なものに限定されており、すべてを網羅しているわけではありません。また、法令改正等により内容が変更される場合もありますので、詳細については必ず各関係官庁へお問い合わせください。

法務局

法人の住所（本店・支店）が変わると、管轄の法務局に登記の変更を申請しなければなりません。移転日から2週間以内に変更登記申請書を提出しましょう。
申請には、移転を決定した際の株主総会議事録や取締役会議事録などが必要になります。

税務署

移転登記の完了後、速やかに管轄の税務署へ必要書類を提出します。具体的には「法人設立等届出書（異動届出書）」や「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」などの提出が必要です。

自治体（都道府県税事務所・市区町村役場）

国税（税務署）とは別に、地方税に関する届出も必要です。都道府県税事務所および市区町村役場へ、移転から10日以内を目安に「法人住所変更届」を提出します。地方税については、移転前と移転後の両方の自治体への報告が必要なケースが多いため、事前に各自治体の規定を確認しましょう。

労働基準監督署・公共職業安定所（ハローワーク）

従業員を雇用している場合、労働基準監督署には「労働保険名称・所在地等変更届」などを移転の翌日から10日以内に提出します。
また、公共職業安定所（ハローワーク）にも、移転から10日以内に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出してください。登記事項証明書など、変更内容を確認できる書類の添付が必要となります。

年金事務所

健康保険・厚生年金保険の適用事業所所在地変更届を、事実発生から5日以内に提出します。管轄外へ移転する場合も含め、現在の実務では原則として「移転後（新所在地）を管轄する年金事務所」が提出先となります。

警察署・運輸支局

社用車を保有している場合は、まず移転先の管轄警察署に「自動車保管場所証明申請書（車庫証明）」を提出します。その後、住所変更から15日以内に、運輸支局等で車検証の変更登録を行わなければなりません。

郵便局

旧住所宛ての郵便物を新オフィスへ転送するため、郵便局に転居届を提出しましょう。転送期間は届出から1年間です。この手続きはインターネット（e転居）からも可能で、引っ越し前から申し込むことができるため、早めに済ませておくと安心です。

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必要書類一覧 

主な必要書類と提出先の一覧です。記載内容につきましては、全ての内容ではないこと、調査時点から変更している場合もあります。提出書類や提出期限などの詳細につきましては、関係官庁にお問い合わせのうえ、ご確認ください。

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• 本表は一般的な行政手続きの概要を示すものです。実際の手続きや提出期限は、企業の形態、地域、移転の規模などによって異なる場合があります。
• 記載されている情報は作成時点のものであり、法令改正等により変更される可能性があります。最新の正確な情報については、各管轄機関にお問い合わせください。
• 一部の手続きでは、オンライン申請が可能な場合があります。詳細は各機関のウェブサイトをご確認ください。
• この表に記載されていない追加の手続きが必要となる場合もあります。特に、業種特有の許認可や届出が必要な場合は、関連する行政機関にご確認ください。
• 手続きの遅延や漏れは、事業運営に支障をきたす可能性があります。余裕を持ったスケジュール管理をお勧めします。
• 専門的なアドバイスが必要な場合は、税理士、社会保険労務士、行政書士などの専門家にご相談ください。

本表は情報提供を目的としており、法的助言を構成するものではありません。具体的な手続きについては、必ず関係機関にお問い合わせの上、ご対応ください。

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まとめ

法人の引っ越しは、個人の引っ越しよりも規模が大きく、たくさんの手続きが必要です。スムーズに移転して業務を再開できるように、事前に必要な手続きや作業について把握し、しっかり準備を進めましょう。

コクヨマーケティング株式会社では、オフィスの移転や改装をサポートしています。移転自体のお手伝いはもちろん、移転後のオフィス維持や運用まで、ワンストップで対応します。コクヨ社員が実際に働くオフィスが見られる「オフィス見学会」も実施していますので、お気軽にお問い合わせください。

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本コラムでは、法人の引っ越しに伴う住所変更等の手続きについてご紹介しています。なお、本情報は一般的解説を目的としており、個別の法的助言ではありません。実際の手続きや提出期限は、企業の形態、地域、移転の規模などによって異なる場合があります。
記載されている情報は作成時点のものであり、法令改正等により変更される可能性があります。最新の正確な情報については、各管轄機関にお問い合わせください。当社は本情報利用による損害について責任を負いかねます。具体的な法的判断・行動は、必ず適切な専門家にご相談ください。

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法人の引っ越しに関するよくある質問